Материал помещен в архив

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ФОРМИРОВАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛ С ЛИЦЕВЫМИ СЧЕТАМИ ПО ЗАРПЛАТЕ РАБОТНИКОВ

Лицевые счета по зарплате работников

Лицевые счета по зарплате работников являются одними из наиболее важных документов по личному составу. Срок их хранения - 75 лет. Лицевые счета используются при наведении справок социально-правового характера, в частности, служат единственным основанием для выдачи справок о зарплате работников для начисления пенсии. В связи с этим большое значение приобретает правильное формирование дел с лицевыми счетами, оформление дел в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РБ.

Формируем лицевые счета в дела

Лицевые счета по зарплате работников формируются в дела за один календарный год по алфавитному принципу. Нельзя формировать лицевые счета в дела за несколько лет. Исключается также формирование лицевых счетов по структурным подразделениям.

Корешок одного дела не должен превышать 4 см. В одном деле должно быть 250-300 листов. В одном томе могут быть расположены лицевые счета на одну или несколько букв алфавита, например, «Лицевые счета по зарплате работников за 2008 г. на букву «А» или «Лицевые счета по зарплате работников за 2008 г. на буквы «Э, Ю, Я».

В конце каждого тома с лицевыми счетами должен размещаться лист-заверитель следующей формы.

Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись                  Подпись                     Расшифровка подписи

Дата

Внутренняя опись документов дела

В начале каждого тома с лицевыми счетами должен находиться лист(ы) внутренней описи документов дела установленной нормативными документами формы.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № ________

Наименование должности лица,

составившего опись документов дела                  Подпись                     Расшифровка подписи

Дата

Нумерация листов тома с лицевыми счетами

Все листы каждого сформированного тома с лицевыми счетами должны быть пронумерованы. Нумеровать необходимо черным графитным карандашом арабскими цифрами. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Лист-заверитель не нумеруется. Номер ставится в правом верхнем углу листа. Если расчетный листок приклеен к лицевому счету одним краем (верхним, левым и т.д.), нумеровать нужно каждый расчетный листок отдельно в правом верхнем углу. Нумерация валовая по принципу книги с первого и до последнего листа тома, например, 1, 2, 3, и так до конца тома. Каждый новый том начинается с листа № 1, но ни в коем случае не продолжает нумерацию предыдущего тома. Например, том с лицевыми счетами на букву «А» закончился номером 252, следующий том с лицевыми счетами на букву «Б» начнется не с номера 253, а с номера 1.

Сначала нумеруется лист лицевого счета, на котором указаны фамилия, имя, отчество, наименование должности и другие сведения о работнике, а далее по валовому принципу расчетные листки по зарплате работника.

Если при нумерации листов дела произошла ошибка, например, пропущен лист или несколько листов, то пропущенному листу присваивается литерный номер: 2а, 6а, 16а, 16б. Если пропущен номер, например, пронумерованы листы 1, 2, 4, 5 и т.д., то эта ситуация отражается в дальнейшем в листе-заверителе, указывается, что пропущен номер 3. В случае если ошибок при нумерации допущено много, следует заново пронумеровать дело. При этом необязательно стирать предыдущую нумерацию, достаточно прежний номер перечеркнуть карандашом слева направо снизу вверх и ниже или рядом поставить правильный номер.

Заполняем лист-заверитель дела

После нумерации тома заполняется лист-заверитель дела.

Номер дела - это индекс дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Например, лицевые счета имеют индекс в соответствии со сводной номенклатурой дел - 05-21. Следовательно, в листе-заверителе указывается «Дело № 05-21» и далее номер тома - 1, 2 и т.д. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью фактическое количество листов, например, 225 (двести двадцать пять) листов.

Если в деле имеются литерные номера, например, 11а, 13а, 13б, а последний пронумерованный лист имел номер 250, в таком случае количество листов суммируется и в листе-заверителе указывается, что в деле подшито и пронумеровано 253 (двести пятьдесят три) листа, а в строке «в том числе: литерные номера:» перечисляются номера литерных листов - «в том числе литерные номера: 11а, 13а, 13б».

В случае если был пропущен не лист, а номер, необходимо поступить следующим образом. В листе-заверителе в графе «В деле подшито и пронумеровано листов» указывается не то количество, которое зафиксировано на последнем листе дела, а за вычетом пропущенного номера или номеров. Например, последний лист дела при нумерации имел номер 234, но были пропущены номера 32 и 45, следовательно, для определения количества пронумерованных листов из 234 необходимо вычесть 2. В этом случае итоговая запись в листе-заверителе будет выглядеть так: «В деле подшито и пронумеровано 232 (двести тридцать два) листа, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера: 32, 45».

В листе-заверителе указывается количество листов внутренней описи цифрами и прописью. Внутренняя опись нумеруется отдельно от лицевых счетов также черным графитным карандашом в правом верхнем углу.

В листе-заверителе и внутренней описи указывается наименование должности сотрудника, составившего лист-заверитель и внутреннюю опись, а не должности руководителя структурного подразделения или заведующего архивом. При указании наименования должности не допускаются сокращения. Следует указать полное название должности, например, «главный специалист», «ведущий специалист», но ни в коем случае не «вед. специалист», или «глав. специалист», или «гл. специалист», или «главспец», или «гл. спец.», как это часто встречается на практике. Далее ставится подпись и дается расшифровка подписи. Расшифровка подписи включает инициалы и фамилию, например, нужно писать «В.С.Тесленко», но не «В.Тесленко», или «Тесленко В.С.», или «Тесленко В.».

Дата составления листа-заверителя и внутренней описи обозначается арабскими цифрами, например, «14.11.2009». Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить нули, например, «07.02.2009», но недопустимо «7.2.2009». Также недопустимо в дате ставить букву «г.» после указания года, что является распространенной ошибкой, т.е. нельзя писать «07.02.2009 г.». Буква «г.» применима только в том случае, если в дате месяц указан словом, например, «7 декабря 2009 г.». Словесное обозначение даты в обязательном порядке применимо только в обозначении даты документов республиканских органов власти и управления, например, даты законов РБ, указов Президента РБ, постановлений министерств и др.

Таким образом, лист-заверитель в окончательном варианте должен иметь следующий вид.

Ведущий специалист
финансового отдела                                         Подпись                               Л.А.Дикович

07.12.2009

Если дело пронумеровано без литерных или пропущенных листов, то в листе-заверителе эти строки указываются, но не заполняются.

Ведущий специалист
финансового отдела                                         Подпись                               Л.А.Дикович

07.12.2009

Заполняем внутреннюю опись дела

Количество листов внутренней описи дела проставляется после составления внутренней описи.

Внутренняя опись дела с лицевыми счетами составляется после нумерации листов дела. Указанная в качестве образца форма внутренней описи адаптируется применительно к лицевым счетам. Заполняются графы «№ п/п», «Заголовок документа», «Номера листов дела». Фамилия, имя, отчество работника, на которого заполнен лицевой счет, отражаются в графе «Заголовок документа». В графе «Номера листов дела» указываются листы, на которых находятся лицевой счет и расчетные листы по зарплате работника. В графе «Примечание» можно указывать, например, при необходимости табельный номер работника или другую необходимую информацию.

Поскольку лицевые счета имеют срок хранения 75 лет, необходимо составить внутреннюю опись в печатном варианте, т.е. не только бланк, но и фамилию, имя, отчество набрать на компьютере. Допустимо лишь номера листов в деле, итоговую запись о количестве документов, листов внутренней описи, наименование должности и дату указывать в рукописном варианте. Фамилию, имя, отчество работника, на которого заведен лицевой счет, нужно указывать полностью без сокращений в именительном падеже.

Таким образом, внутренняя опись дела с лицевыми счетами будет иметь следующий вид.

Итого 6 (шесть) документов

Количество листов внутренней описи 1 (один)

Главный специалист

финансового отдела                                         Подпись                               Ю.С.Черник

20.11.2009

Переплетаем сформированные тома

Сформированные тома с лицевыми счетами следует переплести. Подшиваются документы на 4 прокола таким образом, чтобы вся необходимая информация была доступна для чтения. В связи с этим надо при подклеивании расчетных листков оставлять достаточно много места (не менее 3 см) по левому краю для переплета. Перед переплетом лицевых счетов нужно изъять из дела все металлические предметы (скобы, скрепки) и черновые листы.

Оформляем обложку дел с лицевыми счетами

После переплета оформляется обложка дел с лицевыми счетами.

Оформление обложки возможно двумя способами: напечатать компьютерным способом на листе бумаги формата А4 все необходимые реквизиты по установленной форме и наклеить лист клеем ПВА на обложку дела или написать все необходимые реквизиты ручкой на обложке дела.

Независимо от способа оформления обложка должна иметь следующую форму и содержать необходимые реквизиты.

Номер дела - это индекс дела по сводной номенклатуре дел организации, заголовок дела, срок хранения дела также определяются номенклатурой дел. На обложку выносится количество листов, указанное в листе-заверителе. Реквизиты, указанные в левом нижнем углу (Ф. - фонд, Оп. - опись, Д. - дело), заполняются после передачи документов в архив работником, отвечающим за архив организации, и определяются после составления сводной описи дел по личному составу. Таким образом, обложка дела после оформления в структурном подразделении должна выглядеть следующим образом:

Оформляем сдаточную опись

При передаче лицевых счетов в архив организации на хранение составляется сдаточная опись по следующей форме.

Опись № _________

дел по личному составу

за ________________ год

В данную опись внесено _________________________________________ дел

                                                            (цифрами и прописью)

с № __________ по № ____________, в том числе:
литерные номера:

пропущенные номера:

В связи с тем что лицевые счета поступают на хранение в архив организации ежегодно, ежегодно составляется продолжение сдаточной описи, поэтому порядковый номер тома с лицевыми счетами в сдаточной описи определяется по валовому принципу. Например, в 2008 г. опись заканчивалась номером 456, следовательно, при передаче лицевых счетов в 2009 г. первым порядковым номером будет 457, а не 1. В описи повторяются такие реквизиты, как заголовок дела, количество листов в деле, вынесенные на обложку каждого тома.

Таким образом, сдаточная опись с лицевыми счетами за 2007 г. будет составлена следующим образом.

Опись № 2 (примечание)

дел по личному составу
(продолжение) за 2007 год

В данную опись внесено 56 (пятьдесят шесть) дел с № 457 по № 512, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Примечание. Номер описи определяется в организации в зависимости от того, является ли организация источником комплектования государственного архива или не является. Если организация относится к организациям Списка № 2, т.е. не является источником комплектования государственного архива, то в процессе деятельности организации не создается документов постоянного хранения, которые по истечении времени передаются в государственный архив.

Документы по личному составу, в т.ч. и лицевые счета, хранятся 75 лет. На эту категорию документов как самую значимую в учреждении составляется Опись № 1.

Организации Списка № 1 (являются источником комплектования государственных архивов), организации негосударственной формы собственности, а также индивидуальные предприниматели в процессе своей деятельности создают документы, которые имеют срок хранения по перечням типовых документов «постоянно». Для этих организаций Опись № 1 - это опись дел постоянного хранения, а опись дел по личному составу имеет номер 2 (Опись № 2).

В случае повторения в описи однотипных заголовков допустимо только при первом употреблении указать полное название заголовка дела, все последующие заголовки можно не повторять, а использовать слова «То же» с указанием других неповторяющихся сведений. Например, вместо заголовка «Лицевые счета по зарплате работников за 2007 г.» на второй строке описи можно употребить заголовок «То же на букву Б» и т.д. Однако если опись продолжается на нескольких листах, то в начале каждого нового листа описи нужно указать полное название дела.

15.02.2010 г.

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь