


Материал помещен в архив
ВОПРОС: Многие работники обращаются в отдел кадров, чтобы заверить подписью и печатью ксерокопии личных документов (паспорта, свидетельства о рождении, различных удостоверений и т.д.) для представления в другие организации (налоговую инспекцию, банки, жилищно-эксплуатационную службу и др.).
Вправе ли отдел кадров удостоверять копии этих документов или это функция нотариальной конторы?
ОТВЕТ: Нет, не вправе.
Организация может удостоверить копии только тех документов, которые созданы в самой организации (п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4). Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам допускается только с разрешения этих организаций.
![]() |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 февраля 2013 г. п.64 Инструкции № 4 на основании постановления Минюста РБ от 15.01.2013 № 9 изложен в новой редакции. |
В порядке исключения разрешается изготавливать и заверять копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, при формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).
В частности, организация вправе изготовить и заверить копию диплома об образовании для включения в личное дело работника, копии свидетельства о рождении ребенка и свидетельства о праве на льготы для представления в бухгалтерию в целях учета при исчислении подоходного налога, копию трудовой книжки, хранящейся у нанимателя, для представления в иную организацию в целях подтверждения трудового стажа работника и т.п.
Заверять по месту работы копии личных документов, за исключением тех, которые указаны выше, для представления в налоговые органы, банки, жилищно-эксплуатационную службу и иные организации не допускается.
06.06.2012 г.
Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела