Материал помещен в архив

ВОПРОС: Может ли кадровая служба использовать принцип децентрализованной регистрации документов?

ОТВЕТ: Может.

Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.) (подп.139.5 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Следует отметить, что правила и система регистрации документов разрабатываются в каждой организации самостоятельно и закрепляются в локальном нормативном правовом акте, например в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству.

Таким образом, документы, создаваемые кадровой службой, или какая-то их часть могут быть зарегистрированы непосредственно в самой кадровой службе. Для этого в организации должен быть разработан и утвержден перечень документов, подлежащих регистрации в кадровой службе.

24.09.2015

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года