Материал помещен в архив

ВОПРОС: Может ли организация, в архиве которой не созданы условия для хранения документов в электронном виде (с сохранением их целостности), создавать и хранить документы временного (до 10 лет) хранения с ограничительными отметками («ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства») в электронном виде (без создания документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке)?

ОТВЕТ: Нет, не может.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде, согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если автоматизированная система документационного обеспечения управления, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения. Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми») (часть третья п.236 вышеназванной Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.3 п.236 Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Таким образом, организация, в которой не созданы условия для хранения электронных документов с сохранением их целостности, не может создавать и хранить в электронном виде документы временного (до 10 лет) хранения с дополнительными условиями выделения к уничтожению.

Данное требование связано с тем, что наличие дополнительных условий выделения к уничтожению электронных документов может приводить к увеличению сроков их хранения. Например, отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в перечне типовых документов с указанием сроков хранения (установлен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140), в отношении сроков хранения конкретных видов документов означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться (эти документы могут подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

11.12.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела