Материал помещен в архив

ВОПРОС: Можно ли формировать приказы об организации торгов по закупкам в дело с приказами по административно-хозяйственным вопросам, ссылаясь на п.787 перечня, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82?

ОТВЕТ: Нет, нельзя.

Приказы, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам (п.98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция)).

Сроки хранения приказов определяются согласно ст.16 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 (далее - Перечень-2001).

Конкретный видовой состав приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам нормативными правовыми актами Республики Беларусь не определен. В актах законодательства отражен только видовой состав приказов по личному составу.

При решении рассматриваемого вопроса можно руководствоваться перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (далее - Перечень-2006).

К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся приказы по:

- административно-хозяйственным вопросам;

- эксплуатации служебных зданий, помещений;

- охране организации, гражданской обороне;

- транспортному обслуживанию;

- организации внутренней связи.

Приказы, издаваемые по вопросам, не относящимся к административно-хозяйственным, и по личному составу, должны быть отнесены к приказам по основной деятельности.

Пункт 787 «Документы о проведении торгов (тендеров) по закупке материалов (сырья), оборудования, продукции для организаций (заявки, приказы, протоколы, счета-фактуры, пакет тендерных документов, справки, переписка и др.» в Перечне-2006 включен в главу 26 «Снабженческая деятельность» и отнесен к разделу «Материально-техническое снабжение». Следовательно, приказы об организации торгов по закупкам не могут быть отнесены к приказам по административно-хозяйственным вопросам.

Для документов, включенных в п.787 Перечня-2006, установлен срок хранения 3 года после проведения комплексной налоговой проверки и при условии завершения ревизии.

Для приказов по основной деятельности установлен срок хранения «постоянно» или 10 лет, а для приказов по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет после проведения комплексной налоговой проверки (ст.16 Перечня-2001).

Кроме того, приказы по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам должны регистрироваться отдельно от других видов внутренних документов и формироваться в дела по видам в зависимости от сроков хранения (подп.142.3 п.142 и п.172 Инструкции).

Следовательно, в дело с документами об организации торгов (тендеров) при необходимости могут включаться только копии соответствующих приказов.

С учетом изложенного подлинники (первые экземпляры) приказов об организации торгов по закупкам должны быть отнесены к приказам по основной деятельности и формироваться в соответствующее дело.

15.06.2011 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: С 22 января 2012 г. в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденную постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, на основании постановления Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 внесены изменения и дополнения.

С 10 августа 2012 г. постановления Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» и Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановления Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 утратили силу.