Материал помещен в архив

ВОПРОС: Можно ли графу 5 «Пояснение» перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), указывать в примечании номенклатуры дел не полностью?

Например, п.215 «Документы об инвентаризации основных средств, отдельных предметов в составе средств в обороте (протоколы, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)» Перечня для документов установлен срок хранения 1 год «после ликвидации основных средств, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства».

Можно ли в примечании номенклатуры дел не прописывать «после ликвидации основных средств» в случае применения этого пункта только для отдельных предметов в обороте (товарно-материальных ценностей)?

ОТВЕТ: При указании срока хранения каждого дела в номенклатуре необходимо полностью указывать как срок хранения документов (например, «3 г.», «5 лет»), так и без сокращений текст примечания. Для экономии бумаги основной текст следует печатать 14 шрифтом, а текст примечания можно печатать 12 шрифтом.

Если в заголовке дела в номенклатуре указываются только отдельные предметы в составе средств в обороте, тогда, по мнению автора, в примечании можно указать не «после ликвидации основных средств, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», а только «после ликвидации, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», предполагая, что документы об инвентаризации отдельных средств в обороте будут храниться 1 год после ликвидации этих средств и проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

В данном случае сокращение текста примечания допустимо, так как смысл примечания не теряется.

24.01.2013

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь