Материал помещен в архив

ВОПРОС (ОАО «А»): Можно ли при составлении номенклатуры дел (определении сроков хранения дел) в случае отсутствия сроков хранения в Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень, постановление № 140), ссылаться на ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения?

ОТВЕТ: В соответствии с подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), и подп.39.4 п.39 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов организаций), при определении сроков хранения дел в номенклатуре дел организации основанием может быть как перечень типовых документов Национального архивного фонда (т.е. Перечень), так и ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения.

Ведомственные перечни разрабатываются на основании ст.4 Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». Подобные перечни отражают состав документов, образующихся в деятельности государственных органов, иных организаций и подчиненных им (входящих в состав (систему)) органов, организаций.

В случае если организация подчиняется какому-либо государственному органу (входит в состав (систему) подчиненных ему организаций), то при определении сроков хранения образующихся в ее деятельности документов она также должна руководствоваться нормами ведомственного перечня документов. Например, если организация входит в состав Белорусского государственного концерна по нефти и химии (далее - концерн «Белнефтехим») (согласно его Уставу, утвержденному постановлением Совета Министров РБ от 26.06.1997 № 788), то она должна руководствоваться утвержденным им ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения. Вместе с тем, если организация официально не входит в состав концерна «Белнефтехим», но осуществляет свою деятельность в сфере производства или реализации химической продукции, то при составлении номенклатуры дел такой организации может возникнуть вопрос о допустимости использования ведомственного перечня документов концерна «Белнефтехим» с указанием сроков хранения. Это может быть особенно актуально, если в деятельности такой организации образуются документы, сроки хранения которых не закреплены ни в одном нормативном правовом акте (в т.ч. в Перечне), но при этом нашли отражение в указанном ведомственном перечне документов концерна «Белнефтехим».

В подобной ситуации следует учитывать, что при составлении номенклатуры дел правовым основанием для установления срока хранения какого-либо дела могут выступать лишь те нормативные правовые акты, сфера действия которых распространяется на организацию. Таким образом, если организация не входит в состав концерна «Белнефтехим», то в номенклатуре дел такой организации давать ссылку на ведомственный перечень документов указанного концерна будет неправомерным.

Если при составлении номенклатуры дел в организации будет принято решение установить для каких-либо документов такой же срок хранения, который закреплен в «стороннем» (т.е. не распространяющемся на данную организацию) ведомственном перечне, то правовым основанием для закрепления срока хранения в номенклатуре дел будет решение экспертной комиссии организации (далее - ЭК), зафиксированное в соответствующем протоколе (в соответствии с п.176 Инструкции по делопроизводству и пп.55 и 56 Правил работы архивов организаций). При этом в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, решение ЭК об установлении срока хранения документов (дел) должно быть согласовано с соответствующим государственным архивом, а в организациях, имеющих вышестоящую организацию, - с центральной ЭК вышестоящей организации.

Для дела, срок хранения которого определен ЭК, в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел организации необходимо дать соответствующую ссылку. Например:

В целом при применении любых ведомственных перечней следует учитывать правовой статус таких перечней (тех нормативных правовых актов, которыми они утверждены) и сферу их распространения.

В настоящее время все ведомственные перечни утверждаются нормативными правовыми актами (постановлениями или приказами), имеющими ведомственный характер, т.е. сфера действия которых ограничена рамками принявшего их государственного органа (организации) и подчиненных ему (ей) организаций (входящих в его состав (систему)). В свою очередь постановление № 140 имеет статус нормативного правового акта Республики Беларусь (т.е. носит статус межведомственного нормативного правового акта) и сфера его действия распространяется на все организации Республики Беларусь.

Таким образом, даже при наличии ведомственного перечня, сфера действия которого распространяется на организацию, приоритет имеет Перечень, особенно если сроки хранения документов, отраженные в ведомственном перечне, противоречат срокам, закрепленным в Перечне.

14.11.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»