Материал помещен в архив

ВОПРОС: Можно ли в книге приказов под одной датой указывать перечень работников (под определенными номерами), которые увольняются (принимаются, переводятся), или на каждого работника приказ нужно оформлять индивидуально?

ОТВЕТ: Прежде всего следует обратить внимание, что согласно требованиям нормативных правовых актов по делопроизводству ведение так называемой книги приказов не допускается. В п.19 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция), установлено, что документы должны оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Лишь отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.), но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов. Согласно п.24 Инструкции при разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 или А5.

Следовательно, прием, перевод, увольнение работников, а также другие действия, связанные с фиксацией трудовых отношений, следует отражать в приказах, оформляемых на бланках в соответствии с установленными требованиями.

В п.99 Инструкции предусмотрена возможность издания сложных приказов, т.е. состоящих более чем из одного пункта. При этом пункты распорядительной части приказа должны располагаться в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т.д.

Таким образом, одним приказом можно оформить прием, перевод и увольнение нескольких работников. Предельное количество пунктов одного приказа нормативными документами не ограничено, поэтому организация вправе самостоятельно определить, какой вариант для нее наиболее оптимален. При этом следует учитывать, что в одном приказе по личному составу допускается объединять действия, для которых в случае оформления в отдельных приказах установлен единый срок хранения. Например, в одном приказе можно объединить прием, перевод, увольнение, премирование работников, так как для каждого из таких приказов в отдельности установлен срок хранения 75 лет. Добавлять в такой приказ пункты, к примеру, о предоставлении отпуска и наложении взысканий, недопустимо, так как соответствующие приказы должны храниться в течение 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

06.06.2012 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела