Материал помещен в архив

ВОПРОС

Можно ли включать в состав личного дела работника ксерокопии личных документов: паспорта, военного билета, свидетельства о рождении, свидетельства о заключении брака и др.? Как правильно включить в состав личного дела такие документы?

ОТВЕТ

Включение указанных документов в состав личного дела Инструкцией № 2 не предусмотрено, однако хранение указанных документов в составе личных дел не запрещено.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

В состав личного дела работника не включаются:

• копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

• справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

• другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (п.9 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее - Инструкция № 2).

Ксерокопии личных документов относятся к документам временного (до 10 лет) хранения.

Часто в рамках трудовых отношений нанимателю необходима информация, которая содержится в личных документах работника (паспорте, военном билете, свидетельстве о рождении, свидетельстве о заключении брака и др.).

Инструкция № 2 прямо запрещает включать в состав личного дела документы временного (до 10 лет) срока хранения. При этом хранить такие документы в составе личного дела Инструкцией № 2 не запрещено.

Так, после оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1 к Инструкции № 2.

Внутренняя опись содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов.

Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» (п.10 Инструкции № 2).

Таким образом, факт включения документа в состав личного дела работника фиксируется во внутренней описи.

Ксерокопии личных документов работников (паспорта, военного билета, свидетельства о рождении, свидетельства о заключении брака и др.) не запрещается хранить в составе личного дела в виде отдельной группы документов, например помещенных в одном файле (мультифоре) или конверте на оборотной стороне обложки личного дела. Указанные документы не отражаются во внутренней описи документов личного дела и не нумеруются. Соответственно, после увольнения работника при полном оформлении личного дела для передачи его в архив организации указанный файл (мультифора) или конверт из личного дела изымаются и уничтожаются в установленном порядке.

Обратите внимание! К информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено, относится информация о частной жизни физического лица и персональные данные (часть первая ст.17 Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»).

Уничтожение ксерокопий личных документов (паспорта, военного билета, свидетельства о рождении, свидетельства о заключении брака и др.) должно исключить возможность дальнейшего использования такой информации, поскольку в них содержатся персональные данные.

При уничтожении ксерокопий личных документов в акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, можно ссылаться на срок хранения 3 года для документов, послуживших основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедших в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.) (п.644 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.679 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

30.01.2020

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела