Материал помещен в архив

ВОПРОС: На время отсутствия руководителя организации временное исполнение обязанностей руководителя возложили на первого заместителя директора, заместителя директора по научной работе (оформлено приказом).

Как должны подписываться документы: с указанием своей должности или как «И.о. директора»?

ОТВЕТ: Прямого ответа на указанный вопрос нормативные правовые акты Республики Беларусь не содержат.

Вместе с тем согласно Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13 (далее - Примерная инструкция по делопроизводству), проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу исходя из его компетенции (п.2.3.10).

Право подписи официальных документов определяется уставными и иными локальными нормативными правовыми актами организации. Если в этих документах (например, в Уставе) предусмотрено, что на период отсутствия руководителя его обязанности исполняет заместитель (первый заместитель), то он автоматически будет исполнять обязанности директора; в таком случае издавать приказ о временном возложении исполнения обязанностей директора не имеет смысла, документы будет подписывать заместитель (первый заместитель) с указанием своей должности (соответствующему должностному лицу предоставлено право подписи официальных документов).

Сложнее решается вопрос в случае, если локальными нормативными правовыми актами организации не определено, кто исполняет обязанности руководителя на период его временного отсутствия, либо если руководитель возложил исполнение обязанностей на иное лицо, чем это определено локальными нормативными правовыми актами (например, на главного инженера организации). В данном случае издание соответствующего приказа необходимо. Подписывать официальные документы организации лицо, назначенное исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя, будет по должности руководителя (как исполняющий обязанности), так как по своей должности оно подписывать такие документы не имеет права. Примерная инструкция по делопроизводству допускает при оформлении подписи использование аббревиатуры «И.о.» (п.2.3.10).

Необходимость использования слов «исполняющий обязанности» при оформлении подписи возникает и в иных аналогичных ситуациях. Например, законодательством установлено, что право подписания (утверждения, согласования) нормативных правовых актов Республики Беларусь имеют только руководители уполномоченных государственных органов (министерств, госкомитетов). Поэтому в случае отсутствия руководителя государственного органа при оформлении подписи (утверждения, согласования) в нормативном правовом акте указывается «исполняющий обязанности», а не фактическая должность соответствующего лица (использование аббревиатуры «И.о.» при этом не допускается).

При решении данного вопроса следует учитывать также нормы Гражданского кодекса РБ, согласно которым право представлять интересы организации может любое лицо, действующее на основании доверенности, оформленной в установленном порядке. Как правило, доверенности выдаются на право заключения и подписания договоров, соглашений и т.п. В доверенности отражается фактическая должность лица (заместитель директора, главный инженер и др.), которому выдана доверенность, поэтому подписывать соответствующие документы необходимо с указанием этой должности (независимо от решения вопроса об исполнении обязанностей временно отсутствующего руководителя). Доверенность может быть выдана работнику на право представлять интересы организации и в том случае, если руководитель находится на рабочем месте и сам исполняет свои непосредственные обязанности.

15.08.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: В Гражданский кодекс РБ от 07.12.1998 № 218-З на основании законов РБ от 20.06.2008 № 347-З, от 08.07.2008 № 366-З, от 28.12.2009 № 96-З (с 15 февраля 2010 г.), от 28.12.2009 № 97-З (с 15 июля 2010 г.), от 16.07.2010 № 172-З (с 1 января 2011 г.), от 10.01.2011 № 241-З (с 31 января 2011 г.), от 15.07.2010 № 167-З (с 3 февраля 2011 г.) и от 03.07.2011 № 285-З (с 23 июля 2011 г.) внесены изменения и дополнения.

С 28 февраля 2009 г. приказ Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении примерной Инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утратил силу.