Материал помещен в архив

НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ: АДМИНИСТРАТИВНАЯ И УГОЛОВНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Нормативное регулирование

Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Плательщик обязан обеспечивать в течение сроков, установленных законодательством, сохранность документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения (подп.1.11 п.1 ст.22 Налогового кодекса Республики Беларусь).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. вышеназванный Кодекс на основании Закона Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З изложен в новой редакции. Следует руководствоваться  подп.1.14 п.1 ст.22 данного Кодекса в новой редакции.

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения установлен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень № 140).

Так, бухгалтерские документы в основном должны храниться в течение 3 лет после проведения налоговыми органами налоговой проверки.

При этом дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел (п.205 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. п.205 Инструкции № 4 на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 изложен в новой редакции: «Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел».

Статьей 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) установлена административная ответственность за утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений в виде штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (далее - БВ).

Понятие утраты, повреждения документов

Утрата документов представляет собой необеспечение сохранности документов до истечения установленных сроков их хранения (в частности, предусмотренных Перечнем № 140).

Уничтожение или повреждение документов представляет собой приведение их в состояние, непригодное для использования по назначению. Уничтожение документов - это необратимое разрушение, делающее невозможным их использование по назначению, либо уничтожение идеального содержания, оно означает полную ликвидацию (например, сожжение) либо невозможность их восстановления.

Повреждение документа представляет собой приведение его в негодность, при котором хотя и возможна его идентификация, но невозможно использование по прямому назначению без восстановительных действий, то есть повреждение приводит к частичной порче документов, допускающей их восстановление.

В контексте ст.23.37 КоАП повреждение должно быть непоправимо.

Ответственность за утрату или уничтожение бухгалтерских документов

Административная ответственность

Законодательством выделена и специальная (усиленная) административная ответственность за утрату или уничтожение бухгалтерских документов.

Так, частью 2 ст.12.1 КоАП предусмотрена административная ответственность за уничтожение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие в виде штрафа в размере от 10 до 100 БВ.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 29 октября 2018 г. размер штрафа по части 2 ст.12.1 КоАП - от 50 до 100 БВ (в редакции Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 131-З).

В контексте части 2 ст.12.1 КоАП сокрытие документа - это непредставление заинтересованным лицам либо организациям указанных документов в целях использования их по прямому назначению.

Справочно Сокрытием является утаивание документов, не позволяющее адресату, владельцу, исполнителю, пользователю воспользоваться ими по назначению. Оно может выражаться в: • передаче документов другим лицам (друзьям, родственникам), организациям для временного хранения; • перемещении документов в другое место, в том числе в другой населенный пункт; • уничтожении иных материалов, позволяющих обнаружить и идентифицировать документы; • укрытии документов (в земле, сараях, малодоступных местах и т. п.) и т. д.

Частью 3 ст.12.1 КоАП предусмотрена административная ответственность за необеспечение сохранности должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату, в виде штрафа в размере от 4 до 35 БВ.

Уголовная ответственность

За уничтожение, повреждение либо сокрытие официальных документов, совершенные из корыстных или иных личных побуждений, частью первой ст.377 Уголовного кодекса Республики Беларусь предусмотрена уголовная ответственность в виде общественных работ, или штрафа, или исправительных работ на срок до 2 лет, или ареста, или ограничения свободы на срок до 2 лет, или лишения свободы на тот же срок.

Под официальным документом в контексте ст.377 названного Кодекса понимается документ, за которым государство в установленном законом или иным нормативным актом порядке признает юридическое значение.

Указанные документы оформляются, как правило, на фирменных бланках и в обязательном порядке содержат следующие реквизиты:

• наименование организации, выдавшей документ;

• оттиск гербовой печати;

• подпись;

• дату;

• регистрационный номер и т. д.

24.06.2015

Юрий Навойчик, юрист