


Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ВОПРОС: Учет ведется в электронном виде при помощи программы по бухгалтерскому учету. Корреспонденция счетов в основном подтверждена первичными документами на бумажных носителях. Корреспонденция счетов, которая не подтверждается первичными документами, оформляется бухгалтерскими справками, которые переносятся на бумажные носители. После окончания календарного года составляется и утверждается баланс с приложениями на бумажных носителях.
Необходимо ли данные аналитического и синтетического учета (накопительные ведомости, оборотно-сальдовые ведомости, журналы-ордера, главную книгу) переносить на бумажные носители или можно все данные хранить в электронном виде (в программе по бухгалтерскому учету), не перенося их на бумажные носители?
ОТВЕТ: Необходимость переноса указанных документов на бумажный носитель зависит от того, подписаны ли эти документы электронной цифровой подписью, обеспечивает ли программа по бухгалтерскому учету их целостность в течение установленных сроков хранения.
Если данные аналитического и синтетического учета (накопительные ведомости, оборотно-сальдовые ведомости, журналы-ордера, главная книга и т. д.) созданы в электронном виде (без подписания электронной цифровой подписью), то их необходимо хранить на бумажном носителе. Это обусловлено требованием части третьей п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).
![]() |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.3 п.236 Инструкции по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь. |
Так, для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения.
Накопительные ведомости, оборотно-сальдовые ведомости, журналы-ордера, главная книга имеют срок хранения 1 год после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.178 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140), то есть срок временный (до 10 лет) хранения. Однако данные документы не содержатся в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству, соответственно, их необходимо хранить на бумажном носителе.
![]() |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.198 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь. |
Если данные аналитического и синтетического учета (накопительные ведомости, оборотно-сальдовые ведомости, журналы-ордера, главная книга и т. д.) созданы как электронные документы (подписаны электронной цифровой подписью), то они могут храниться в информационной системе при условии, что она обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения.
Так, электронные дела временного (до 10 лет) хранения в течение всего срока остаются на оперативном хранении в рамках автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) (п.17 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).
![]() |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.17 Инструкции № 19 на основании постановления Минюста от 30.08.2022 № 117 исключен. Комментарий см. здесь. |
В настоящее время не урегулирован вопрос взаимодействия различных информационных систем в рамках организации в части организации хранения электронных документов. Остается вопрос, как в данном случае обеспечить помещение регистров бухгалтерского учета в электронные дела АС ДОУ.
Однако, если информационная система, в которой они были созданы, позволяет подтвердить их целостность, целесообразно оставить их на хранении в этой системе. Целостность электронных документов подтверждается посредством комплексного применения программно-технических средств и организационных мероприятий по защите информации, которые должны быть закреплены в локальном правовом акте организации.
24.05.2019
Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела