Материал помещен в архив

ВОПРОС (ООО «К»): Необходимо ли пересоставлять (заново утверждать и согласовывать) номенклатуру дел организации в связи со вступлением в силу нового Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень)?

ОТВЕТ: Да, необходимо.

Новый Перечень вступил в силу после его официального опубликования 9 августа 2012 г. Начиная с указанной даты сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций, должны соответствовать срокам хранения, отраженным в Перечне.

Согласно п.154 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), сводная номенклатура дел подлежит пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре организации. Иные случаи необходимости пересоставления номенклатуры дел законодательством не предусмотрены. Вместе с тем вступление в силу Перечня подразумевает необходимость уточнения сроков хранения документов организации, закрепленных в номенклатуре дел. В законодательстве по делопроизводству порядок уточнения сроков хранения документов в номенклатуре дел организации напрямую не регламентирован. Исходя из общих правил составления номенклатуры дел и определения сроков хранения документов, закрепленных в Инструкции по делопроизводству, а также в Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов), можно определить следующий оптимальный порядок уточнения сроков хранения документов в номенклатуре дел организации.

Согласно п.176 Инструкции по делопроизводству и п.56 Правил работы архивов определение сроков хранения документов и дел относится к компетенции экспертной комиссии организации (далее - ЭК). В связи с утверждением нового Перечня целесообразно провести внеочередное заседание ЭК, на котором рассмотреть вопрос об уточнении сроков хранения дел организации. В протоколе ЭК (либо приложении к нему), который согласно п.177 Инструкции по делопроизводству и п.57 Правил работы архивов подлежит утверждению руководителем организации, следует отразить все изменения, вносимые в номенклатуру дел. Например, в качестве приложения к протоколу ЭК может быть оформлена следующая таблица:

В графе 3 такой таблицы следует указать сроки хранения дел согласно новому Перечню. На основе решения ЭК, закрепленного в протоколе, необходимо внести соответствующие уточнения в действующую номенклатуру дел организации (например, указать рукописным способом в графе 4 номенклатуры новый срок хранения дел, а в графе 5 «Примечание» сделать отметку о дате и номере соответствующего протокола заседания ЭК, например: «Протокол заседания ЭК предприятия от 15.10.2012»).

Соблюдение подобных формальностей позволит придать необходимую легитимность вносимым в номенклатуру дел изменениям.

13.11.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»