Материал помещен в архив

ВОПРОС: Необходимо ли составлять внутреннюю опись документов дел с перепиской, должностными инструкциями, штатными расписаниями, договорами подряда, статистическими отчетами, годовыми бухгалтерскими балансами, расчетно-платежными ведомостями по заработной плате?

Необходимо ли составлять внутреннюю опись, если в деле содержится всего 2-3 документа?

ОТВЕТ: На какие-то дела необходимо, на какие-то - нет.

Внутренняя опись документов дела составляется в делах, учет которых вызван спецификой документации (особо ценные, личные дела, судебные, следственные и дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не полностью раскрывают содержание документов дела) (п.186 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 ).

С судебными, следственными и личными делами все понятно. Что же касается других дел, сформированных по видам документов (например, приказы по личному составу, приказы по основной деятельности), то здесь следует исходить из принципа необходимости. Если в деле таких документов небольшое количество, как указано в вопросе, то не имеет смысла составлять внутреннюю опись документов и раскрывать их содержание. При наличии же большого количества документов целесообразно составлять внутреннюю опись документов дел для обеспечения оперативного поиска необходимой информации.

Особенностью составления таких внутренних описей будет тот факт, что можно не повторять все время слово «приказ», а в качестве заголовка документа кратко формулировать содержание приказа «О чем?», например «Об увольнении Иванова И.И.» и т.д.

Однако в большинстве случаев составление внутренней описи документов в делах с приказами руководителя отдается на усмотрение специалиста. В любом случае эти приказы регистрировать необходимо.

По мнению автора, в делах с перепиской, штатными расписаниями, статистическими отчетами, бухгалтерскими балансами и даже расчетными ведомостями по заработной плате нет смысла составлять внутренние описи. А вот в делах с лицевыми счетами по заработной плате работников, если их формируется несколько томов, можно составить внутреннюю опись для того, чтобы ускорить поиск необходимой информации.

08.04.2013

Галина Кудрякова, архивист