Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
ВОПРОС: Необходимо ли составлять внутреннюю опись документов дела при оформлении дел с документами коллегиальных органов постоянного срока хранения, например протоколов заседаний профкома? Если да, то как ее оформить, когда в повестке дня рассматривалось несколько разноплановых вопросов? Какой вопрос в таком случае указывать в графе «Заголовок документа»?
ОТВЕТ: Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, документов по личному составу составляется внутренняя опись документов дела.
Внутреннюю опись рекомендуется составлять в делах, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела (в делах с так называемыми «глухими» заголовками).
Внутренняя опись документов дела оформляется на отдельном листе и помещается в начале дела. В ней указываются порядковые номера документов дела, их индексы, даты, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ.
Форма внутренней описи документов дела установлена Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13 (далее - Примерная инструкция), и закреплена в Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5 (далее - Основные правила).
|
Внутренняя опись документов дела №
| |||||
|
№ п/п |
Индекс документа |
Дата |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
<…>
Необходимо обратить внимание, что формы внутренней описи согласно указанным нормативным актам несколько отличаются: в Примерной инструкции в графе 3 указывается «Дата документа», в графе 4 - «Заголовок документа», в Основных правилах - наоборот.
В делах с протоколами составление внутренней описи имеет некоторые особенности: поскольку в одном протоколе может быть зафиксировано рассмотрение двух, трех и более вопросов, во внутренней описи все вопросы приводятся под самостоятельными номерами. Например, внутренняя опись дела с протоколами заседаний профсоюзного комитета может быть оформлена следующим образом:
<…>
|
№ п/п |
Индекс документа |
Дата |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
1 |
1 |
03.01.2006 |
О выполнении условий коллективного договора в 2006 году |
1-4 |
|
|
2 |
1 |
03.01.2006 |
Об оказании материальной помощи членам профсоюза |
1-4 |
|
|
3 |
2 |
15.02.2006 |
Об организации торжественных мероприятий по празднованию Дня защитников Отечества и Дня женщин |
5-7 |
|
|
4 |
2 |
15.02.2006 |
О согласовании плана проведения оздоровительных мероприятий для работников предприятия |
5-10 |
|
|
5 |
2 |
15.02.2006 |
О согласии на увольнение работников предприятия |
5-10 |
Аналогичный принцип составления внутренней описи применяется при оформлении дел с приказами по личному составу.
15.08.2008 г.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
От редакции: С 28 февраля 2009 г. приказ Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утратил силу.