Материал помещен в архив

ВОПРОС: Необходимо ли вести журналы кадрового делопроизводства (в частности, журналы регистрации приказов по личному составу, по основной деятельности, регистрация контрактов, трудовых договоров) или можно вести электронную регистрацию в компьютере?

ОТВЕТ: Инструкция по делопроизводству не предусматривает, но и не запрещает ведение журналов регистрации документов на бумажном носителе в электронном виде.

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.1 и 139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Справочно Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации (подп.139.3 п.139 Инструкции по делопроизводству). В него могут входить документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения; поздравительные письма и телеграммы; печатные издания (книги, журналы, газеты) и др.

Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год).

Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9 к Инструкции по делопроизводству. При необходимости журналы могут быть дополнены графами «Расписка в получении», «Вид документа», «Срок получения ответа» и др. (подп.139.9 п.139 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113 подп.139.9 п.139 Инструкции по делопроизводству дополнен предложением следующего содержания: «В графе 4 журнала регистрации исходящих документов для исходящих инициативных документов могут указываться дата получения и регистрационный индекс ответного документа;». Комментарий см. здесь.

Если количество документов определенного вида превышает 600 в год, для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК) на бумажном или электронном носителе, содержащая совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6 к Инструкции по делопроизводству (подп.139.7 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте (подп.139.10 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, также регистрируются отдельно (подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству).

Инструкция по делопроизводству не предусматривает, но и не запрещает ведение журналов регистрации документов на бумажном носителе в электронном виде.

Документы в электронном виде после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе (часть первая п.236 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением № 113 из ч.1 п.236 Инструкции по делопроизводству слова «после их подписания» исключены. Комментарий см. здесь.

Сроки хранения документов на бумажном носителе определяются в соответствии с Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов).

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе. Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ), иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения. Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (например, «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» (части вторая и третья п.236 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.2 и 3 п.236 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления № 113. Комментарии см. здесь.

Справочно Под «созданием условий для хранения электронных документов» следует понимать наличие в организации системы электронного документооборота (СЭД), на основе которой создана АС ДОУ, а также специальной информационной системы архива государственного органа, иной организации.

Приложение 20 к Инструкции по делопроизводству (далее - приложение 20) допускает хранить в электронном виде регистрационно-контрольные формы регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний:

• по административно-хозяйственным вопросам;

• о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) (п.30 приложения 20).

Также стоит отметить, что срок хранения журналов регистрации трудовых договоров, контрактов составляет 3 года (контрактов с государственными служащими - 75 лет) (п.642 Перечня типовых документов).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.677 Перечня типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

При наличии идентичных по содержанию документов в электронном виде и на бумажном носителе документы в электронном виде хранятся до минования надобности. Уничтожение документов в электронном виде постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не ранее утверждения в установленном порядке годовых разделов сводных описей дел, содержащих документы на бумажном носителе (часть четвертая п.236 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, Инструкция по делопроизводству не предусматривает, но и не запрещает ведение журналов регистрации документов на бумажном носителе в электронном виде. Соответственно, организации вправе регистрировать документы на бумажном носителе в электронном виде (например, с использованием Microsoft Excel).

Однако при организации хранения таких журналов необходимо учесть, что если в организации внедрена АС ДОУ, то регистрационно-контрольные формы документов временного (до 10 лет) хранения могут храниться в АС ДОУ и не распечатываться. Вместе с тем, если в организации не созданы условия для хранения электронных документов, регистрационно-контрольные формы (журналы) документов на бумажном носителе, которые велись в электронном виде, необходимо в конце делопроизводственного года распечатывать, заверять в установленном порядке и подшивать в соответствующее дело.

Справочно Порядок удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе регулируется Положением о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086.

24.10.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела