Материал помещен в архив

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ЕЕ ВИДЫ

Четкая и научно обоснованная классификация документов в делопроизводстве позволяет правильно группировать документы в дела, что облегчает их поиск. Для этого в организации разрабатываются схемы группировки документов в первичные комплексы (дела) по наиболее существенным признакам их сходства или различия.

Такие классификационные справочники в практике делопроизводства получили название номенклатур дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации или группе однородных организаций, с указанием сроков хранения дел, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел, раскрывая содержание и характер деятельности организации, ее структурных подразделений, обеспечивает порядок формирования и учета дел в делопроизводстве и в архиве организации.

В делопроизводстве номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Составляются номенклатуры дел трех видов: индивидуальная, типовая, примерная.

Индивидуальная номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, предусмотренных для заведения (продолжения) в делопроизводстве данной организации в делопроизводственном (календарном) году.

Индивидуальная номенклатура дел составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел. Индивидуальные номенклатуры дел составляются как на дела всей организации (сводная номенклатура дел, или номенклатура дел организации), так и для каждого структурного подразделения (номенклатура дел структурного подразделения) или общественной организации (например, профсоюзного комитета).

В индивидуальную номенклатуру дел включаются дела, намеченные к заведению в делопроизводстве одной организации в календарном году. Она составляется и утверждается ежегодно.

Типовая и примерная номенклатуры дел - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов определенной категории организаций с однотипным характером деятельности и сходным составом документов.

Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер. Типовая номенклатура дел предусматривает один и тот же обязательный состав заводимых дел для всех организаций данной группы, по охвату дел она близка к индивидуальной, и в нее включаются все дела, заводимые в организациях.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются при составлении индивидуальных номенклатур дел.

При наличии типовой или примерной номенклатуры дел из нее в индивидуальную номенклатуру дел переносятся заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Спецификой примерной номенклатуры дел является то, что по одному заголовку дела примерной номенклатуры дел может быть предусмотрено несколько заголовков дел в индивидуальной, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые республиканскими органами государственного управления, иными организациями, подчиненными Правительству РБ, утверждаются их руководителями после согласования с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом управления по архивам и делопроизводству.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела