Материал помещен в архив

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Порядок включения в номенклатуру дел, содержащих документы в электронном виде

Порядок составления, оформления и ведения номенклатуры дел во всех организациях Республики Беларусь определен Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству). В Инструкции по делопроизводству также закреплен ряд норм, регламентирующих работу с документами в электронном виде в делопроизводстве организаций.

Порядок работы с электронными документами, представляющими собой разновидность документов в электронном виде, подлинность которых удостоверяется при помощи сертифицированных в Республике Беларусь средств электронной цифровой подписи, регламентируется Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

Согласно названному Закону и Инструкции по делопроизводству документы в электронном виде, в том числе электронные документы, могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде. Такие документы, образующиеся в деятельности организаций, должны помещаться в соответствующие дела, которые, в свою очередь, - включаться в номенклатуру дел организации.

При включении в номенклатуру дел, содержащих документы в электронном виде, в графе 5 «Примечание» номенклатуры нужно делать соответствующие отметки. При этом в Инструкции по делопроизводству не приведены разъяснения или примеры о порядке оформления таких отметок (подп.165.5 п.165 Инструкции по делопроизводству).

На примере дел с документами индивидуального (персонифицированного) учета, образующихся в деятельности большинства организаций Республики Беларусь, рассмотрим примеры того, каким образом подобные отметки могут быть оформлены (в зависимости от выбранного способа хранения дел).

Вариант 1. При хранении документов в виде отдельных файлов на специально выбранном компьютере (в отделе кадров, бухгалтерии и др.) или сервере организации в графе «Примечание» номенклатуры дел можно указать:

Из указанного примера следует, что электронное дело с индексом 7-12 по номенклатуре, содержащее электронные документы персонифицированного учета, хранится на сетевом диске, который обозначается в локальной сети как «\\Z:» в соответствующей папке (директории).

Следует отметить, что подобный вариант хранения дел с документами в электронном виде допускается п.236 Инструкции по делопроизводству.

Вариант 2. При хранении документов в системе электронного документооборота (СЭД) в графе «Примечание» номенклатуры дел можно указать:

В графе «Примечание» можно также указать должность и (или) фамилию и инициалы работника, ответственного за формирование и обеспечение сохранности дела.

Место хранения электронных дел и отдельных документов в электронном виде до их передачи в архив или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно и закрепляется в локальном правовом акте, утверждаемом руководителем организации (п.238 Инструкции по делопроизводству).

В связи с этим указание в графе «Примечание» номенклатуры дел места хранения электронных дел (отдельных документов в электронном виде) можно рассматривать в качестве варианта правового закрепления места хранения таких дел (документов) в организации.

Сроки хранения электронных документов

Одна из важнейших функций номенклатуры дел - фиксация сроков хранения для соответствующих дел (документов). При определении сроков хранения для дел, содержащих документы в электронном виде, необходимо руководствоваться теми же нормами, что и при определении сроков хранения аналогичных документов на бумажных носителях. Подобная норма определена в п.236 Инструкции по делопроизводству.

Вместе с тем ценность документов в электронном виде в силу их физических свойств может отличаться от аналогичных документов на бумаге. Так, при определении сроков хранения таких документов необходимо учитывать нормы Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 февраля 2019 г. действует новая Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19.

В случае если документы в электронном виде не являются аналогами бумажных документов и для них в законодательстве или на ведомственном уровне не установлены сроки хранения, необходимо руководствоваться общими нормами законодательства по делопроизводству, устанавливающими порядок определения сроков хранения документов в организации. В частности, решение о сроках хранения таких документов должна принимать экспертная комиссия организации с учетом норм вышеуказанной Инструкции.

Номенклатура дел в электронном виде

Поскольку номенклатура дел организации - это документ, в ряде организаций возникает вопрос о возможности и целесообразности вести номенклатуру дел в электронном виде, в том числе в виде официального электронного документа, удостоверенного при помощи ЭЦП.

Создание номенклатуры дел в виде электронного документа, аналогичного по своему содержанию и форме бумажной номенклатуре дел, технически не представляет сложностей. В случае замены при помощи ЭЦП собственноручных подписей всех должностных лиц, которые участвуют в согласовании, подписании и утверждении номенклатуры дел, такой документ будет иметь ту же юридическую силу, что и аналогичный документ на бумаге. Однако в дальнейшем использование номенклатуры дел в виде электронного документа может вызвать сложности.

Согласно нормам Инструкции по делопроизводству в течение делопроизводственного года, а также по его завершении номенклатура дел может уточняться и дополняться без повторного ее согласования и утверждения. Например, исходя из подп.165.1 п.165 Инструкции по делопроизводству под резервными индексами в номенклатуру дел могут вноситься новые дела, а согласно подп.165.5 п.165 в графе «Примечание» в процессе ведения номенклатуры дел могут проставляться различные отметки: о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел и др.

Таким образом, в процессе ведения номенклатуры дел нередко ее содержание дополняется и уточняется без необходимости повторного подписания, согласования и утверждения этого документа. Эта особенность номенклатуры дел не позволяет создавать ее в виде электронного документа, заверенного при помощи ЭЦП, которая препятствует внесению каких-либо уточнений или исправлений в документы без утраты ими юридической силы.

Вместе с тем использование номенклатуры дел в электронном виде возможно:

• в форме электронной копии;

• в форме справочно-информационного массива в системе электронного документооборота.

В первом случае электронная копия номенклатуры дел может быть размещена в локальной сети для централизованного доступа и использования работниками организации, ответственными за формирование и ведение соответствующих дел, ведение делопроизводства в подразделениях и т. п.

Во втором случае информация из «эталонной» бумажной номенклатуры дел является основой для заполнения соответствующего справочника (справочников) в системе электронного документооборота, при помощи которых задаются корректные заголовки для электронных дел, осуществляется автоматическое отслеживание сроков их хранения и т. д.

_________________

* Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

18.10.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года