Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Номенклатура дел на следующий год утверждается, как правило, в конце предшествующего года.

Как быть в случае, если потом появилась необходимость завести новые дела? Как внести изменения в номенклатуру дел?

ОТВЕТ: Зависит от объема вносимых изменений.

Новые дела вносятся в номенклатуру дел в конце соответствующего раздела, как в выписку из номенклатуры дел, так и в сводную номенклатуру дел после рассмотрения на заседании экспертной комиссии (далее - ЭК) (центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК)) организации.

В зависимости от объема иных вносимых изменений возможны два способа их внесения в номенклатуру дел.

1. При незначительных изменениях номенклатуры дел:

- экспертная комиссия организации рассматривает предлагаемые службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) или работниками структурных подразделений изменения на своем заседании и согласовывает их, выносит решение об их внесении в номенклатуру дел;

- служба ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ) вносит в номенклатуру дел изменения в соответствии с решением заседания ЭК;

- служба ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ) оформляет выписки из номенклатуры дел и направляет их в структурные подразделения.

2. При значительных изменениях номенклатуры дел:

а) служба ДОУ составляет новую сводную номенклатуру дел по согласованию со структурными подразделениями;

б) сводная номенклатура дел согласовывается на заседании ЭК организации;

в) сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации;

г) служба ДОУ оформляет выписки из номенклатуры дел для структурных подразделений.

Справочно Если в течение календарного года изменяются сроки хранения документов, то решение о внесении изменений в номенклатуру дел принимается на заседании ЦЭК (ЭК) организации и отражается в протоколе заседания ЦЭК (ЭК), подлежащем утверждению руководителем организации. Изменения в номенклатуру дел организации и выписки из нее вносятся путем зачеркивания старой записи и указания рядом нового срока хранения и номера пункта (статьи) по перечню (подп.2.8.4 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

15.01.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела