Материал помещен в архив

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ: ОФОРМЛЕНИЕ ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ О КАТЕГОРИЯХ И КОЛИЧЕСТВЕ ЗАВЕДЕННЫХ ДЕЛ

По окончании делопроизводственного года службой документационного обеспечения управления организации (ДОУ) в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (см. приложение к материалу).

Итоговая запись содержит сведения, необходимые для будущего комплектования архива, а также в ней производится учет количества переходящих дел, которые будут включены в номенклатуру будущего года.

В итоговой записи отражаются сведения о количестве дел, заведенных в организации в делопроизводственном году по следующим категориям:

- постоянного хранения;

- временного (свыше 10 лет) хранения;

- временного (до 10 лет включительно) хранения.

Отдельно по категориям заведенных дел учитываются переходящие дела и дела с отметкой «ЭПК» (примечание).

Итоговая запись подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за делопроизводство).

Пример

Из приведенного примера оформления итоговой записи номенклатуры дел следует, что 15 дел постоянного хранения в 2008 г. будут оформляться в структурных подразделениях для передачи в архив организации по описям дел, подготовленным этими структурными подразделениями. Кроме того, 20 дел временного (свыше 10 лет) срока хранения будут оформляться как и дела постоянного хранения и по отдельной описи также передаваться в архив организации. К этой категории дел относятся и дела по личному составу. В акт об уничтожении за тот хронологический период времени, за который подготовлены описи дел постоянного и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, будут включены 50 дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Срок хранения дел, завершенных делопроизводством, исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. Так, например, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2007 г., начисляется с 1 января 2008 г.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архиву организации. В итоговой записи номенклатуры дел после подписи руководителя службы ДОУ делается отметка о передаче итоговых сведений в архив организации с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

Примечание. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и подлежать постоянному (государственному) хранению.

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела