


Материал помещен в архив
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ: СОСТАВЛЕНИЕ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ
Формулируя заголовок (название) каждого дела в номенклатуре дел, необходимо исходить из того, что в дело необходимо включать документы одинаковой ценности или с одинаковым сроком хранения.
Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия. От того, как составлен заголовок, зависит поиск сведений, содержащихся в тех или иных делах.
Элементами заголовка дела являются:
- название рода заводимого дела (переписка, документы) или разновидностей его документов (приказы, протоколы, акты);
- автор документов - учреждение, организация или лицо, которым документы составлены (изданы);
- адресат - учреждение, организация или лицо, которому адресуются документы (если дело образуют документы взаимной переписки, то в заголовке дела вместо адресата указывается корреспондент);
- вопрос (тема, предмет) содержания дела;
- географическое название (местность) - территория, на которой находятся корреспонденты или авторы документов, или содержания которой документы касаются;
- время (число, месяц и год), когда документы были составлены, или время событий и фактов, отраженных в содержании документов.
Рассмотрим подробнее основные элементы заголовка дела:
1. Указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или вида документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.).
2. Название темы (содержание) дела.
Термин «Документы» используется в заголовке:
- при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных с последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело.
Пример
Документы ревизий и проверок контрольно-экономической работы (акты, справки, переписка и др.).
Документы о строительстве спортивного комплекса (приказы, финансовый отчет, сметы и др.);
- при объединении в одно дело документов-приложений к какому-либо документу или группе документов.
Пример
Документы к акту приема-передачи архива при смене заведующего архивом (докладные записки, справки, отчеты).
Документы к протоколам заседаний коллегии министерства за 2007 год.
Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.
Пример
Дело о рассмотрении жалобы Иванова И.И.
Термин «Дело» употребляется также в названиях личных, судебных, арбитражных дел.
Термин «Переписка» используется в заголовке при объединении в деле входящих и исходящих писем (в т.ч. передаваемых и получаемых посредством факсимильной связи и электронной почты) по одному или нескольким взаимосвязанным вопросам.
В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.
Пример
Переписка с Министерством здравоохранения, государственным предприятием «Белфармация» о поставке лекарственных препаратов.
Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.
Пример
Переписка с исполнительными комитетами областей и г.Минска о распределении молодых специалистов.
Переписка с организациями-поставщиками о поставке комплектующих изделий.
Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.
Пример
Переписка о заключении договоров на поставку материалов и комплектующих.
Переписка о ведении оперативно-бухгалтерского учета.
Название вида документа (приказы, распоряжения, акты, планы и др.) используется в заголовке только при объединении в деле документов данного вида.
Пример
Приказы генерального директора организации по основной деятельности.
В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.
Пример
Планы работы структурных подразделений организации на IV квартал 2007 года.
Квартальные отчеты о работе структурных подразделений организации в 2007 году.
Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …», «Проверка…» и т.п.).
Пример
«Документы об обеспечении организаций отрасли средствами вычислительной техники (докладные записки, акты, переписка и др.)» (вместо «Обеспечение организаций отрасли средствами вычислительной техники»).
«Акты и справки проверок финансово-хозяйственной деятельности» (вместо «Проверки финансово-хозяйственной деятельности»).
В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:
а) название автора документов. Автором называется организация, структурное подразделение или должностное лицо, в процессе деятельности которых были образованы документы. Название организации (отдела) в заголовках дел, включаемых в номенклатуру дел, указывается кратко или совсем опускается (с учетом того, что полное название организации указывается в бланке номенклатуры дел).
Пример
Приказы директора организации по основной деятельности.
Штатное расписание организации на 2008 год.
Статистические отчеты организации о финансовой деятельности;
б) адресат или корреспондент документов.
Пример
Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь о проведении юридической экспертизы нормативных правовых актов Республики Беларусь;
в) географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела.
Если содержание документов касается всех или нескольких административно-территориальных единиц (населенных пунктов), то в заголовке их названия не указываются.
Пример
Переписка с инспекциями Министерства по налогам и сборам по районам Брестской области по вопросам налогового учета.
Если содержание документов дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее название отражается в заголовке дела.
Пример
Переписка с инспекцией Министерства по налогам и сборам по городу Бресту по вопросам налогового учета;
г) дата (период), к которой относится содержание документов дела.
Пример
Отчеты государственных архивов о комплектовании документами личного происхождения в 2001-2006 годы;
д) копийность документов, включенных в дело.
Пример
Приказы директора организации по основной деятельности. Копии.
Для дел, содержащих копии документов, подлинники которых составляют самостоятельное дело, устанавливается срок хранения 3 года с указаниями тех же статей по перечню. В этом случае в графе «Примечание» делается ссылка на место хранения дела с подлинниками документов, например: «Подлинники - в бухгалтерии». Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией;
е) если заводимое дело состоит из одного документа, в заголовке указываются разновидность документа, его содержание, автор и дата.
Пример
Доклад директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь о работе государственных архивных учреждений за 2007 год.
В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.
30.05.2008 г.
Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела