Пособие от 30.05.2008
Автор: Рыбаков А.

Номенклатура дел организации: составление заголовков дел


 

Материал помещен в архив

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ: СОСТАВЛЕНИЕ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ

Формулируя заголовок (название) каждого дела в номенклатуре дел, необходимо исходить из того, что в дело необходимо включать документы одинаковой ценности или с одинаковым сроком хранения.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия. От того, как составлен заголовок, зависит поиск сведений, содержащихся в тех или иных делах.

Элементами заголовка дела являются:

- название рода заводимого дела (переписка, документы) или разновидностей его документов (приказы, протоколы, акты);

- автор документов - учреждение, организация или лицо, которым документы составлены (изданы);

- адресат - учреждение, организация или лицо, которому адресуются документы (если дело образуют документы взаимной переписки, то в заголовке дела вместо адресата указывается корреспондент);

- вопрос (тема, предмет) содержания дела;

- географическое название (местность) - территория, на которой находятся корреспонденты или авторы документов, или содержания которой документы касаются;

- время (число, месяц и год), когда документы были составлены, или время событий и фактов, отраженных в содержании документов.

Рассмотрим подробнее основные элементы заголовка дела:

1. Указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или вида документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.).

2. Название темы (содержание) дела.

Термин «Документы» используется в заголовке:

- при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных с последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело.

Пример

Документы ревизий и проверок контрольно-экономической работы (акты, справки, переписка и др.).

Документы о строительстве спортивного комплекса (приказы, финансовый отчет, сметы и др.);

 

- при объединении в одно дело документов-приложений к какому-либо документу или группе документов.

Пример

Документы к акту приема-передачи архива при смене заведующего архивом (докладные записки, справки, отчеты).

Документы к протоколам заседаний коллегии министерства за 2007 год.

 

Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.

Пример

Дело о рассмотрении жалобы Иванова И.И.

 

Термин «Дело» употребляется также в названиях личных, судебных, арбитражных дел.

Термин «Переписка» используется в заголовке при объединении в деле входящих и исходящих писем (в т.ч. передаваемых и получаемых посредством факсимильной связи и электронной почты) по одному или нескольким взаимосвязанным вопросам.

В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.

Пример

Переписка с Министерством здравоохранения, государственным предприятием «Белфармация» о поставке лекарственных препаратов.

 

Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.

Пример

Переписка с исполнительными комитетами областей и г.Минска о распределении молодых специалистов.

Переписка с организациями-поставщиками о поставке комплектующих изделий.

 

Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.

Пример

Переписка о заключении договоров на поставку материалов и комплектующих.

Переписка о ведении оперативно-бухгалтерского учета.

 

Название вида документа (приказы, распоряжения, акты, планы и др.) используется в заголовке только при объединении в деле документов данного вида.

Пример

Приказы генерального директора организации по основной деятельности.

 

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.

Пример

Планы работы структурных подразделений организации на IV квартал 2007 года.

Квартальные отчеты о работе структурных подразделений организации в 2007 году.

 

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …», «Проверка…» и т.п.).

Пример

«Документы об обеспечении организаций отрасли средствами вычислительной техники (докладные записки, акты, переписка и др.)» (вместо «Обеспечение организаций отрасли средствами вычислительной техники»).

«Акты и справки проверок финансово-хозяйственной деятельности» (вместо «Проверки финансово-хозяйственной деятельности»).

 

В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:

а) название автора документов. Автором называется организация, структурное подразделение или должностное лицо, в процессе деятельности которых были образованы документы. Название организации (отдела) в заголовках дел, включаемых в номенклатуру дел, указывается кратко или совсем опускается (с учетом того, что полное название организации указывается в бланке номенклатуры дел).

Пример

Приказы директора организации по основной деятельности.

Штатное расписание организации на 2008 год.

Статистические отчеты организации о финансовой деятельности;

 

б) адресат или корреспондент документов.

Пример

Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь о проведении юридической экспертизы нормативных правовых актов Республики Беларусь;

 

в) географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела.

Если содержание документов касается всех или нескольких административно-территориальных единиц (населенных пунктов), то в заголовке их названия не указываются.

Пример

Переписка с инспекциями Министерства по налогам и сборам по районам Брестской области по вопросам налогового учета.

 

Если содержание документов дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее название отражается в заголовке дела.

Пример

Переписка с инспекцией Министерства по налогам и сборам по городу Бресту по вопросам налогового учета;

 

г) дата (период), к которой относится содержание документов дела.

Пример

Отчеты государственных архивов о комплектовании документами личного происхождения в 2001-2006 годы;

 

д) копийность документов, включенных в дело.

Пример

Приказы директора организации по основной деятельности. Копии.

 

Для дел, содержащих копии документов, подлинники которых составляют самостоятельное дело, устанавливается срок хранения 3 года с указаниями тех же статей по перечню. В этом случае в графе «Примечание» делается ссылка на место хранения дела с подлинниками документов, например: «Подлинники - в бухгалтерии». Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией;

 

е) если заводимое дело состоит из одного документа, в заголовке указываются разновидность документа, его содержание, автор и дата.

Пример

Доклад директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь о работе государственных архивных учреждений за 2007 год.

 

В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.

 

30.05.2008 г.

 

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела