Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Номенклатура дел в учреждении образования: некоторые требования составления

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу

05.11.2021

Автор разъяснил нюансы составления номенклатуры дел учреждения образования.

Вы узнаете:

Требования к составлению номенклатуры дел структурного подразделения

Составление номенклатуры дел начинается в структурных подразделениях учреждения. Для этого директор учреждения издает приказ о разработке номенклатуры дел, где:

1) определяет назначение номенклатуры дел и ее значение в учреждении;

2) назначает ответственных лиц за ведение делопроизводства в структурных подразделениях;

3) определяет их задачи и сроки выполнения этой работы.

Номенклатуру дел организации составляют на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 11 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться приложением 11 к Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113.

Номенклатуру дел структурного подразделения составляет лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении, или иное лицо, определенное руководителем организации или структурного подразделения. Им поручается разработать перечень документов, образующихся в этих подразделениях, и представить его секретарю или в службу ДОУ.

На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которая согласовывается с архивным органом и утверждается руководителем учреждения.

Какие есть схемы построения номенклатуры дел

Схема построения номенклатуры дел зависит от структуры учреждения образования. Обычно она строится:

• по структурному принципу - в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой учреждения;

• или структурно-функциональному принципу - в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности учреждения.

В бесструктурных учреждениях возможно построение номенклатуры дел по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности учреждения).

Независимо от схемы построения номенклатуры дел ее структурными элементами будут разделы, которые могут делиться на подразделы.

Обратите внимание! Независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ. Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов (пп.8, 9 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.9 Правил № 143 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. В организации, в которой установление штатных должностей служащих работников архива не предусмотрено, выполнение функций по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов возлагается на назначаемое приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации лицо.

Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, являются наименования структурных подразделений учреждения (ч.2 п.37 Правил № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил № 143 исключена постановлением № 118. Комментарий см. здесь.

Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации (ч.6 п.37 Правил № 143).

Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу, являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции или направления деятельности учреждения (ч.4 п.37 Правил № 143).

Как правило, номенклатура дел учреждения образования строится по структурно-функциональному принципу.

Схема номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу

В сводной номенклатуре дела располагаются в том же порядке, что и в номенклатурах структурных подразделений; внутри каждого раздела - дела по группам с учетом степени важности, сроков хранения; внутри каждой группы - сначала дела постоянного хранения, затем временного хранения свыше 10 лет и временного до 10 лет включительно.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от их значимости в порядке, установленном подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству.

Дополнительно по теме • Номенклатура дел в учреждении образования: на что обратить внимание.

Каждый раздел номенклатуры дел целесообразно начинать с новой страницы.

Как оформить итоговую запись номенклатуры дел

Итоговая запись оформляется на отдельном листе, который помещается в конце номенклатуры дел.

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации определена в приложении 12 к Инструкции по делопроизводству.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться приложением 12 к Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением № 113.

Необходимо своевременно заполнять итоговые записи в номенклатуре, поскольку в них указывается количество заведенных в течение года дел с постоянным, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет сроком хранения, а также количество переходящих дел.

Итоговая запись заполняется по окончании года и заверяется лицом, ответственным за делопроизводство, дает сведения для будущего комплектования архивов, а также учитывает количество переходящих дел для включения в номенклатуру будущего года.

Дополнительно по теме • Номенклатура дел учреждения образования (колледжа) (пример).