Материал помещен в архив

НОРМИРОВАНИЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ В 2010 ГОДУ

Нормирование коммерческими организациями представительских расходов в целях формирования себестоимости и налогового учета

Представительскими расходами на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц являются затраты, связанные с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с торговой организацией (фирмой). Такое определение представительских расходов приведено в подп.3.1 п.3 ст.16 раздела 2 Методических указаний по составу и учету издержек обращения (производства), финансовых результатов деятельности организаций торговли и общественного питания, утвержденных приказом Минторга РБ от 20.09.2002 № 86 (далее - Методические указания № 86).

Для коммерческих организаций последнее значимое изменение в порядке нормирования представительских расходов произошло в связи с выходом Указа Президента РБ от 15.06.2006 № 398 «Об утверждении норм расходов на представительские цели» (далее - Указ № 398), который вступил в силу с 1 июня 2006 г. Во исполнение Указа № 398 текст п.1 постановления Совета Министров РБ от 10.05.2001 № 676 «О нормах расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц» (далее - постановление № 676) был дополнен словами «для республиканских органов государственного управления и организаций, финансируемых из бюджета». Это дополнение также вступило в силу с 1 июня 2006 г.

Таким образом, с 1 июня 2006 г. постановление № 676 распространяет свое действие только на республиканские органы государственного управления и организации, финансируемые из бюджета. Коммерческие же организации при нормировании расходов на представительские цели с указанной даты обязаны соблюдать нормы Указа № 398.

Указом № 398 норма представительских расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, включаемых в состав затрат по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемых при налогообложении, утверждена в размере до 0,2 % затрат на оплату труда работников этих организаций и индивидуальных предпринимателей за отчетный период.

При этом в составе расходов на представительские цели Указом № 398 выделены 2 группы расходов:

1) по приему и обслуживанию иностранных делегаций и отдельных лиц (в т.ч. по оплате гостиницы, питания, культурного и бытового обслуживания, услуг переводчика и транспортных услуг);

2) по организации проведения собраний, конференций, семинаров, коллегий, совещаний.

Затраты на представительские цели, произведенные сверх норм, установленных Президентом РБ, при исчислении налога на прибыль не учитываются (подп.1.5 п.1 ст.131 Особенной части Налогового кодекса РБ (далее - НК)).

При исчислении подоходного налога (касается индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов) к прочим расходам, учитываемым в составе профессионального налогового вычета, в числе прочего отнесены представительские расходы также в пределах норм, установленных Президентом РБ (подп.15.26 п.15 ст.169 НК).

Таким образом, в целях налогового учета представительские расходы включаются в затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), имущественных прав в пределах норм, установленных Указом № 398.

При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) затраты на представительские цели, а также на организацию и проведение собраний, конференций, семинаров, коллегий, совещаний включаются в калькуляцию в составе затрат, связанных с управлением производством (подп.3.13.15 п.3 и подп.18.32 п.18 Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденных постановлением Минэкономики РБ, Минфина РБ, Минтруда и соцзащиты РБ от 30.10.2008 № 210/161/151 (далее - Основные положения)). Из вышеприведенного следует, что какое-либо ограничение величины данных затрат Основными положениями не предусмотрено. То есть в целях формирования себестоимости выпускаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг) расходы на представительские цели учитываются в фактически понесенном размере.

Особенности нормирования представительских расходов в целях налогового учета

Так как Указ № 398 не устанавливает каких-либо ограничений, то при определении затрат на оплату труда, используемых в качестве базы для нормирования представительских расходов, в расчет принимаются затраты на оплату труда работников, отраженные в бухгалтерском учете. При этом на протяжении года база для нормирования определяется нарастающим итогом с начала года, а по его окончании - целом за год.

Обращаем внимание, что с выходом Указа № 398 возник вопрос: можно ли и в каком размере относить на затраты, учитываемые при налогообложении, расходы, связанные с представителями белорусской стороны, участвующими в мероприятиях по приему иностранных делегаций.

Если до 1 июня 2006 г. постановлением № 676 предусматривалось отдельное нормирование каждого вида представительских расходов (например, оплаты гостиницы, питания, бытового и культурного обслуживания) в расчете на 1 человека (руководителя или члена делегации, а также переводчика и сопровождающих лиц, не являющихся членами делегации), то Указом № 398 утверждена лишь общая норма расходов на представительские цели по приему и обслуживанию иностранных делегаций и отдельных лиц. При этом не уточнено, кого следует понимать под отдельными лицами. В итоге непонятно, распространяется ли содержащаяся в Указе № 398 норма представительских расходов на сопровождающих лиц, не являющихся членами иностранной делегации.

За более чем 4 года, прошедшие с момента выхода Указа № 398, так и не появилось официального разъяснения, которое внесло бы ясность в этот вопрос. В таких условиях многие субъекты хозяйствования при приеме иностранных делегаций предпочитают не включать в состав затрат, учитываемых при налогообложении, расходы в части, относящейся к представителям белорусской стороны.

Правила списания представительских расходов в состав затрат, учитываемых при налогообложении

Применительно к организациям торговли основанием для списания на издержки обращения представительских расходов является акт на проведенное мероприятие с указанием цели, даты, места его проведения, состава участников, ассортимента приобретенных и использованных продуктов и т.п., а также общей суммы использованных на эти цели средств (подп.3.1 п.3 ст.16 раздела 2 Методических указаний № 86). К акту должны быть приложены первичные документы, подтверждающие факт оплаты (получения) товарно-материальных ценностей, работ, услуг.

Аналогичный подход при документальном оформлении обоснованности списания сумм представительских расходов должен применяться и в отношении иных организаций.

Ведение учетного регистра

При нормировании расходов на представительские цели рекомендуется вести учетный регистр по форме, представленной ниже (далее - пример). Это обеспечит правильность нормирования данной статьи затрат.

Как видно из представленного примера, в течение года превышение установленной нормы имело место трижды: по окончании января, марта и июля. Но в целом за год расходы на представительские цели оказались в пределах рассчитанной нормы.

Бухгалтерский учет

Возможны 2 варианта отражения представительских расходов в бухгалтерском учете:

1) с использованием счета 97 «Расходы будущих периодов»;

2) без использования счета 97 «Расходы будущих периодов».

Рассмотрим оба варианта.

Вариант 1. В течение года расходы на представительские цели накапливаются по дебету счета 97 в корреспонденции с кредитом счетов учета расчетов:

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - при оплате товаров (работ, услуг) сторонних организаций, приобретенных для приема и обслуживания иностранных делегаций и отдельных лиц, проведения собраний, конференций, семинаров, коллегий, совещаний;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» - при отражении представительских расходов, оплаченных средствами, выданными под отчет работникам организации;

79 «Внутрихозяйственные расчеты» - при перевыставлении сумм представительских расходов в пределах юридического лица между его обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - при отражении расходов на представительские цели по расчетам с иными дебиторами и кредиторами.

По окончании каждого отчетного периода (месяца, квартала) накопленные суммы представительских расходов списываются:

в пределах нормы, установленной Указом № 398, - с кредита счета 97 в дебет затратных счетов (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на реализацию» и др.) на аналитические субсчета «Расходы, учитываемые при налогообложении»;

сверх установленного норматива - в дебет этих же затратных счетов на аналитические субсчета «Расходы, не учитываемые при налогообложении».

Применительно к рассмотренному выше примеру в бухгалтерском учете составляется следующая корреспонденция:

<…>

Вариант 2. Представительские расходы списываются на затратные счета по окончании каждого отчетного периода:

суммы в пределах установленной нормы - на субсчет «Расходы, учитываемые при налогообложении»;

суммы сверх установленной нормы - на субсчет «Расходы, не учитываемые при налогообложении».

В следующем отчетном периоде сумма фактически понесенных расходов на представительские цели (нарастающим итогом с начала года) сравнивается с пересчитанной нормой и при необходимости выполняется корректировка записей в бухгалтерском учете.

При использовании такого варианта учета в нашем примере делаются следующие бухгалтерские записи:

<…>

Выбранный вариант отражения в бухгалтерском учете представительских расходов закрепляется в учетной политике организации.

Нормирование представительских расходов бюджетными организациями и органами государственного управления

В отношении органов государственного управления и бюджетных организаций законодательством предусмотрены иные нормы представительских расходов.

Для республиканских органов государственного управления и организаций, финансируемых из бюджета, нормы расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц утверждены постановлением № 676 в следующем размере.

* Оплата услуг переводчиков, предоставляемых организациями, производится по счетам этих организаций.

При этом отмечено, что расходы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц республиканскими органами государственного управления и организациями, финансируемыми из бюджета, производятся за счет общей экономии по их сметам расходов.

Кроме того, на основании постановления Совета Министров РБ от 16.04.2004 № 433 «О расходах на представительские цели и иные мероприятия» государственным органам разрешено направлять на представительские цели и иные мероприятия, не предусмотренные в Указе Президента РБ от 30.12.1997 № 658, до 2 % ассигнований, предусмотренных по смете на оплату труда их работников, с соблюдением следующих норм расходов на представительские цели и иные мероприятия.

Указанные расходы на представительские цели и иные мероприятия также производятся за счет общей экономии по смете и иных поступлений в соответствии с законодательством.

15.09.2010 г.

Сергей Шкирман, экономист