Материал помещен в архив

НОВОГОДНИЕ РАСХОДЫ: ОСНОВНЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИХ ПРАВИЛЬНОМУ ОФОРМЛЕНИЮ

Приближение новогодних и рождественских праздников несет собой приятные хлопоты по их подготовке и проведению: необходимо украсить помещения, провести детский утренник и торжественный вечер для сотрудников, не забыть поздравить ветеранов организации, находящихся на заслуженном отдыхе, поздравить партнеров по бизнесу и т.п.

И чтобы не омрачить приятные впечатления от праздника, бухгалтеру следует позаботиться о правильном оформлении всех расходов, связанных с проведением праздничных мероприятий.

Стоимость и виды подарков законодательно ограничены

При поздравлении партнеров по бизнесу, своих вышестоящих организаций следует руководствоваться нормами главы 32 «Дарение» Гражданского кодекса РБ.

Так, согласно ст.546 данного кодекса не допускается дарение, за исключением обычных подарков, стоимость которых не превышает установленного законодательством 5-кратного размера базовой величины:

- государственным служащим в связи с их должностным положением или в связи с исполнением ими служебных обязанностей (п.3);

- в отношениях между коммерческими организациями (п.4).

Следует не забывать также и о том, что Законом РБ от 27.08.2008 № 429-З «О государственном регулировании производства и оборота алкогольной, непищевой спиртосодержащей продукции и непищевого этилового спирта» в Республике Беларусь установлены определенные случаи запрета обращения алкогольной продукции.

Так, в частности, согласно подп.1.17 п.1 ст.11 названного Закона запрещается:

- передача алкогольных напитков в качестве оплаты труда работников, в т.ч. в виде премий;

- бесплатное (безвозмездное) распространение юридическими лицами и (или) индивидуальными предпринимателями алкогольных напитков, за исключением дегустаций, проводимых в маркетинговых целях;

- предоставление более 5 л алкогольных напитков в качестве призов (подарков) при проведении конкурсов, лотерей, игр, иных игровых, рекламных, культурных, образовательных и спортивных мероприятий, пари.

Все понесенные организацией расходы должны быть подтверждены документально

В соответствии со ст.8 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» все хозяйственные операции подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции должны быть зафиксированы в бухгалтерском учете на дату их совершения и отражены в бухгалтерской отчетности в тех периодах, к которым они относятся, независимо от времени проведения денежных или неденежных расчетов, связанных с этими операциями.

Указом Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» (далее - Указ № 114) установлено, что каждая хозяйственная операция должна быть оформлена первичным учетным документом.

Перечень форм первичных учетных документов, обязательных к применению всеми субъектами хозяйствования, во исполнение Указа № 114 утвержден постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360 (далее - Перечень).

Формы первичных учетных документов, не включенных в Перечень, могут утверждаться руководителем организации или индивидуальным предпринимателем либо республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов РБ.

При этом субъекты хозяйствования имеют право самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления.

Требования к первичным учетным документам установлены подп.1.4 п.1 Указа № 114.

Так, первичные учетные документы должны содержать следующие сведения:

наименование документа, дату его составления;

наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после ее совершения.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в таких документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Таким образом, при проведении праздничных мероприятий, вручении подарков, призов и т.п. необходимо иметь документы, подтверждающие затраты как на приобретение (оплату) подарков (мероприятий), так и на их передачу.

Документы, подтверждающие приобретение подарков и услуг у сторонних организаций

Документами, подтверждающими расходы, являются:

- на оплату в безналичном порядке сторонним организациям проводимых мероприятий, приобретаемых подарков, призов - платежная инструкция;

- на проведение праздничного ужина, банкета - товарная накладная на продукты, использованные на проведение праздничного ужина, банкета;

- на приобретение подарков и призов - товарная накладная или товарно-транспортная накладная, выписанная продавцом.

При приобретении подарков, призов и других товарно-материальных ценностей за наличный расчет необходимо также иметь документ, подтверждающий оплату и получение товара.

В соответствии с п.34 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107, документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг) за наличный расчет, являются:

- кассовый чек;

- другие документы, установленные в соответствии с законодательством.

Кассовый чек должен содержать номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

Справочно

Положение о порядке оформления документа, подтверждающего факт покупки товара (выполнения работы, оказания услуги), утверждено постановлением Минторга РБ от 06.05.2002 № 23.

Форма счета, который должен выдаваться в торговых объектах общественного питания при обслуживании потребителей официантами, барменами, приведена в приложении 2 к Инструкции по оформлению и учету счетов при расчетах официантов (барменов) с потребителями в торговых объектах общественного питания, утвержденной постановлением Минторга РБ от 31.01.2005 № 3.

При продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без использования кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем документом, подтверждающим факт покупки товаров (выполнения работ, оказания услуг), является квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем и платежных терминалов, форма которой утверждена постановлением Минторга РБ от 23.08.2011 № 34 (далее - постановление № 34).

Указанная квитанция включена в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержденный постановлением Совета Министров РБ от 06.07.2011 № 912.

Вместе с тем организации и индивидуальные предприниматели, которые до 19 августа 2011 г. приобрели в установленном порядке квитанции формы КО-1 и талоны формы 20-фс, имеют право применять их до полного использования. То есть в подтверждение покупки за наличный расчет могут быть выданы и эти документы.

Справочно

Квитанция формы КО-1 была утверждена постановлением Минфина РБ от 29.03.2010 № 38, талон формы 20-фс - приказом Минфина РБ от 29.10.1999 № 311.

Внутренние документы на проведение праздничных мероприятий

Перечень не содержит первичных учетных документов, которыми должны оформляться внутренние операции по списанию товарно-материальных ценностей. Поэтому формы таких документов организации должны разработать самостоятельно. При этом в обязательном порядке они должны содержать все реквизиты, установленные для первичного учетного документа Указом № 114.

Приведем примерные формы документов, которые могут быть использованы организациями для оформления расходов на праздничные мероприятия.

Приказ о создании комиссии по подготовке празднования Нового года и Рождества

Открытое акционерное
общество «Рассвет»
(ОАО «Рассвет»)

ПРИКАЗ

05.12.2011 № 56

г.Минск

О создании комиссии по подготовке
празднования Нового 2012 года и Рождества

В связи с приближающимся праздником Нового 2012 года и праздником Рождества

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию по подготовке празднования Нового года и Рождества в составе:

Председатель комиссии - заместитель директора по общим вопросам Голубев Н.А.

2. Подготовить и представить на утверждение программу проведения праздничных мероприятий.

Срок исполнения - до 09.12.2011, ответственный - Голубев Н.А.

3. Подготовить и представить на утверждение смету расходов на проведение праздничных мероприятий.

Срок исполнения - до 15.12.2011, ответственный - бухгалтер Осипова А.Г.

С приказом ознакомлены:

Программа проведения мероприятий по случаю празднования Нового года и Рождества

Обязанности по выдаче праздничных наборов конфет возложить на членов профкома Алексееву О.М., Андрееву Н.П., Бобровскую С.А.

Для списания праздничных подарков и расходов на оформление помещений создать комиссию в составе:

начальника административно-хозяйственного обеспечения Верещагиной Н.М. - председатель комиссии;

кладовщика Петренко А.И. - член комиссии;

бухгалтера Осиповой А.Г. - член комиссии.

С программой ознакомлены:

Список участников торжественного ужина

Смета расходов на проведение новогодних мероприятий

Для подтверждения понесенных расходов согласно утвержденной смете должны быть в наличии:

1) по оплате детского утренника - платежное поручение на оплату и входные билеты;

2) на приобретение наборов конфет, подарков, елок, украшений и игрушек:

при оплате по безналичному расчету - платежное поручение и накладная на получение конфет;

при оплате за наличный расчет - кассовый чек и товарный чек либо квитанция, форма которой утверждена постановлением № 34;

3) по оплате за праздничный ужин:

при оплате по безналичному расчету - платежное поручение и накладная формы ТН-2;

при оплате за наличный расчет - кассовый чек либо счет, если обслуживание производится официантами, барменами.

Выдачу праздничных наборов конфет для детей сотрудников можно оформить ведомостью на их выдачу, которая будет служить основанием для списания наборов конфет с подотчетного лица. Ведомость следует подписать также лицам, которые осуществляли выдачу наборов конфет.

Примерная форма ведомости на выдачу новогодних наборов конфет для детей сотрудников организации

Итого по ведомости выдано 40 (сорок) праздничных наборов конфет на общую сумму 2 200 000 (два миллиона двести тысяч) рублей.

Списание выданных подарков работникам и гостям, как и товаров, использованных для оформления помещений к Новому году, следует оформить соответствующими актами на списание.

Акт на списание выданных подарков работникам и гостям

ОАО «Рассвет»

Акт
на списание выданных подарков

Комиссия в составе:

начальника административно-хозяйственного обеспечения Верещагиной Н.М. - председатель комиссии;

кладовщика Петренко А.И. - член комиссии;

бухгалтера Осиповой А.Г. - член комиссии,

составила настоящий акт о том, что в честь празднования Нового года и Рождества выданы новогодние подарки следующим лицам:

Итого выдано подарков в количестве 21 единицы на общую сумму 3 100 000 (три миллиона сто тысяч) рублей.

Стоимость выданных подарков в сумме 3 100 000 (три миллиона сто тысяч) рублей подлежит списанию с подотчетного лица.

Акт на списание товаров, использованных для оформления помещений к Новому году

ОАО «Рассвет»

Акт № 19
на списание товаров, использованных для оформления помещений к Новому году

Комиссия в составе:

начальника административно-хозяйственного обеспечения Верещагиной Н.М. - председатель комиссии;

кладовщика Петренко А.И. - член комиссии;

бухгалтера Осиповой А.Г. - член комиссии,

составила настоящий акт о том, что при оформлении помещений к Новому году использованы следующие товары, которые для дальнейшего использования не пригодны и подлежат списанию:

Итого по акту подлежит списанию 15 наименований товаров в количестве 310 единиц на общую сумму 442 500 (четыреста сорок две тысячи пятьсот) рублей.

15.12.2011 г.

Валентина Прохожая, экономист