Материал помещен в архив

НОВЫЕ МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ДОКУМЕНТАМ, СОДЕРЖАЩИМ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ.
Комментарий к Методическим рекомендациям по ведению делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, утвержденным Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь 01.04.2019 № 10

Перечень сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения. Ответственные лица

В комментируемых Методических рекомендациях (далее - Методические рекомендации) помимо уточнения закрепленных в законодательстве норм по ведению делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, и дополнительного разъяснения их применения содержатся примеры организационных, распорядительных и справочно-информационных документов, а также примеры оформления различных регистрационно-контрольных форм.

Отнесение информации к служебной информации ограниченного распространения осуществляется в соответствии с перечнем таких сведений, определенным в приложении к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783 (далее - постановление № 783). При этом руководитель государственного органа, юридического лица в пределах своей компетенции принимает решение об отнесении сведений к служебной информации ограниченного распространения и проставлении на документах, содержащих такие сведения, ограничительного грифа «Для служебного пользования». Соответственно, в организации должен быть утвержден локальный перечень сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, путем издания распорядительного документа или оформления грифа утверждения на самом перечне (пп.8-9 Методических рекомендаций).

Ведение делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, возлагается на службу документационного обеспечения управления либо уполномоченных лиц, выполняющих функции этой службы. Назначение уполномоченных лиц, ответственных за ведение делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, также может быть закреплено в распорядительном документе (приказе, распоряжении и др.) (п.22 Методических рекомендаций).

Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в государственных органах и юридических лицах регистрируются, как правило, отдельно от других документов. При незначительном объеме документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, допускается их регистрация совместно с другими документами (п.7 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утвержденного постановлением № 783, далее - Положение № 783).

В то же время регистрационно-контрольная форма и состав ее реквизитов Положением № 783 не установлены. Поэтому в Методических рекомендациях разработаны:

• регистрационно-контрольная карточка регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;

• рекомендации по заполнению регистрационно-контрольной карточки регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;

• примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;

• примерная форма журнала регистрации входящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;

• примерная форма журнала регистрации распорядительных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;

• примерная форма журнала регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, вместе с документами общего делопроизводства.

Регистрационно-контрольная форма регистрации традиционно может быть автоматизированной (электронной), карточной или журнальной. При использовании любой из этих форм обязательно указываются количество и номера экземпляров документа, количество листов документа и приложений к документу, дата и расписка в получении и возврате документов, отметки о тиражировании документа, снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования» (п.42 Методических рекомендаций).

Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

При тиражировании должно соблюдаться основное требование - поэкземплярный учет документов (часть третья п.8 Положения № 783). Это отражается и в заявке на тиражирование (если она оформляется), и в учетно-регистрационных формах.

На каждом экземпляре тиражированного документа на оборотной стороне его последнего листа проставляется дата тиражирования, номер экземпляра, указание адресата (кому будет направлен документ).

На практике формулировка п.10 Положения № 783, касающаяся проставления дат при тиражировании: «Информация о тиражировании документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с указанием дат, номеров экземпляров и адресатов указывается на оборотной стороне документа или в списке на рассылку и в его регистрационно-контрольной форме», вызывает сомнения: проставлять дату документа или дату тиражирования? Исходя из разъяснений п.83 Методических рекомендаций следует проставлять дату тиражирования.

Механизм снятия ограничительного грифа «Для служебного пользования»

В Положении № 783 отсутствует четкий правовой механизм снятия ограничительного грифа «Для служебного пользования».

Так, о снятии с документов ограничительного грифа «Для служебного пользования» уведомляются все адресаты, которым направлялись такие документы (часть четвертая п.12 Положения № 783).

При этом предельный срок ограничения доступа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, не установлен. В то же время даже при снятии ограничительного грифа в организации-создателе документа адресаты, как правило, не информируются, что затрудняет работу с такими документами в организации-получателе.

Уничтожение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

В вводной части акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, указывается не только информация о том, что документы не имеют исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценности и утратили практическое значение, но и дополнительно могут указываться основания для снятия ограничительного грифа «Для служебного пользования».

Справочно Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, содержится в приложении 17 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

По истечении установленных сроков хранения документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, подлежат уничтожению в порядке, определенном законодательством (часть первая п.13 Положения № 783).

Соответственно, документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, при условии исключения возможности прочтения текста (часть вторая п.107 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.13 Правил № 143 изложена в новой редакции постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Способы уничтожения документов в электронном виде, содержащих служебную информацию ограниченного распространения:

• использование специального программного обеспечения путем перезаписи или стирания;

• воздействие на поверхность съемного носителя магнитным полем (размагничивание);

• механическое уничтожение съемного носителя вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химикатов). Для обеспечения полной информационной безопасности данный способ является предпочтительным (п.97 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20).

Возникает вопрос о порядке механического уничтожения (утилизации) дел с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, если ограничительный гриф еще не снят.

Данный вопрос нормативными правовыми актами не урегулирован, в связи с чем Методические рекомендации также не дают на него ответа.

Один из вариантов его решения - предварительное пропускание таких документов через аппарат для уничтожения бумаги, а затем сдача стружки в упакованном виде в пункт заготовки вторичного сырья. Это позволит исключить возможность прочтения текста и зафиксировать передачу документов (дата и номер накладной) в стороннюю организацию. В этой связи документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, могут включаться как в общий акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, так и в отдельный акт о выделении к уничтожению документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, не подлежащих хранению.

29.07.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела