Материал помещен в архив

Новые Методические рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления (ведомственных систем электронного документооборота) в государственных органах, иных организациях.
Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 40

Государственные органы и иные организации внедряют новые или модернизируют существующие системы электронного документооборота (далее - СЭД). Методические рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления (ведомственных систем электронного документооборота) в государственных органах, иных организациях, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 40 (далее - Методические рекомендации), призваны оказать методическую помощь организациям при выборе СЭД.

Классификация СЭД

В нормативных правовых актах можно встретить ряд производных по отношению к системе электронного документооборота терминов:

• ведомственная система электронного документооборота (ВСЭД) - в примечании к подп.5.4 п.5 Указа Президента Республики Беларусь от 08.11.2011 № 515 «О некоторых вопросах развития информационного общества в Республике Беларусь» (далее - Указ № 515).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 июня 2022 г. п.5 Указа № 515 изложен в новой редакции Указом от 31.05.2022 № 188;

• автоматизированная система электронного документооборота (АСЭД) - в п.13 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.13 Правил № 20 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 116. Комментарий см. здесь;

• автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ) - в п.53 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Справочно В чем разница между терминами «автоматизированная система документационного обеспечения управления» (АС ДОУ) и «система электронного документооборота» (СЭД) см. здесь.

В Методических рекомендациях была предложена следующая классификация СЭД в зависимости от:

• степени адаптируемости (заказные, типовые («коробочные»), настраиваемые (дорабатываемые));

• страны разработки и создания (отечественные и иностранного производства);

• сложности реализованных функциональных решений (системы делопроизводства и ECM-системы) (пп.5, 6, 10, 13 Методических рекомендаций).

Этапы подготовки к выбору СЭД

Выявление и устранение рисков при внедрении СЭД

Все риски, возникающие при внедрении СЭД, часто тесно связаны и взаимно обуславливают друг друга (п.52 Методических рекомендаций).

Возможные риски, возникающие при внедрении СЭД, условно можно разделить на две группы:

1) организационные;

2) технические.

Описание типовых возможных рисков, возникающих при внедрении СЭД, и способы их преодоления приведены в приложении 1 к Методическим рекомендациям.

Функциональные требования, предъявляемые к СЭД

На сегодняшний день в Республике Беларусь отсутствует специальный нормативный правовой акт, в котором бы содержался перечень обязательных требований, предъявляемых к СЭД. Данные требования содержатся в ряде нормативных правовых актов.

Например, приобретаемые (разрабатываемые, модернизируемые) государственными органами и иными государственными организациями ведомственные СЭД (за исключением предназначенных для обработки информации, отнесенной к государственным секретам) должны обеспечивать возможность:

1) взаимодействия с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов (СМДО) с применением формата обмена данными, сформированного РУП «Национальный центр электронных услуг»;

2) использования средств ЭЦП, имеющих сертификат соответствия, выданный в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь, и положительное экспертное заключение по результатам государственной экспертизы, выданное в порядке, установленном законодательством (подп.5¹.1 п.5.1 Указа № 515).

Общие требования к документированию управленческой деятельности посредством СЭД определены Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19.

Справочно Подробно см. материал «Системы электронного документооборота: требования законодательства».

При определении функциональных требований к СЭД необходимо учитывать следующие принципы:

• соответствие законодательству в сфере архивного дела и делопроизводства;

• обеспечение аутентичности документов, их достоверности, подлинности, целостности и пригодности для использования на протяжении всего их жизненного цикла;

• поддержание непрерывности жизненного цикла документов;

• поддержка документооборота, предполагающего одновременное использование ЭД и документов на бумажных носителях, включая возможность использования указанных типов документов в одних и тех же документационно-информационных процессах организации (смешанный документооборот);

• обеспечение функциональной совместимости СЭД и информационной системы архивного хранения электронных документов государственного органа, иной организации (п.56 Методических рекомендаций).

Функциональные требования к СЭД сгруппированы в следующие блоки:

• общие требования к СЭД;

• функции создания документов и текущей работы с ними;

• функции ведения делопроизводства;

• функции поиска документов;

• функции защиты информации, управления доступом;

• функции интеграции с внешними информационными системами, сопряжения с техническими устройствами;

• требования к надежности СЭД;

• эргономические требования к СЭД;

• требования к стандартизации и унификации СЭД;

• требования к СЭД в части организации оперативного хранения электронных документов, а также передачи электронных дел в архив организации (пп.57-66 Методических рекомендаций).

Указанные требования целесообразно использовать при сравнении и оценке СЭД между собой, а также для формулирования технического задания на разработку и (или) внедрение СЭД.

Сравнение и выбор наиболее оптимальной СЭД

Условно критерии оценки СЭД можно разделить на три группы:

1) качественные (показатели, связанные с соблюдением требований нормативных правовых актов, безопасности, защищенности);

2) количественные (первоначальная стоимость СЭД, а также стоимость ее модернизации и развития);

3) комбинированные (требования к численности и квалификации персонала системы) (пп.72-75 Методических рекомендаций).

Примеры реализации диаграммы приоритетов, а также методика экспертных оценок для целей выбора и сравнения нескольких СЭД приведены в приложениях 2 и 3 к Методическим рекомендациям.

30.01.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела