Материал помещен в архив

НОВЫЙ ПОРЯДОК ВЫДАЧИ И СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЯ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, КАСАЮЩИХСЯ ПРАВ И (ИЛИ) ЗАКОННЫХ ИНТЕРЕСОВ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

Совершенствование порядка выдачи и свидетельствования копий документов

17 января 2013 г. вступило в силу постановление Совета Министров РБ от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (далее - постановление № 1256). С принятием указанного постановления признано утратившим силу постановление Совета Министров РБ от 07.02.2001 № 173 «О порядке выдачи и свидетельствования юридическими лицами документов, касающихся прав и законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц», регулировавшее ранее соответствующие правоотношения.

Как указано в преамбуле, постановление № 1256 принято в целях совершенствования порядка выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей (далее - ИП), и юридических лиц.

Пункт 1 постановления № 1256 устанавливает порядок выдачи юридическими лицами всех форм собственности копий документов обратившимся гражданам, в т.ч. ИП, и юридическим лицам (далее - обратившееся лицо) или их представителям.

Порядок выдачи копий документов зависит от авторства и адресования

Юридические лица обязаны выдавать копии исходящих от них документов обратившимся лицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, за исключением копий исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами (подп.1.1 п.1 постановления № 1256).

В заявлении обратившегося лица (его представителя) о выдаче копии документа в этом случае должны быть указаны сведения, подтверждающие наличие в этом документе информации, непосредственно касающейся конкретных прав и (или) законных интересов обратившегося лица.

Юридические лица обязаны выдавать обратившимся лицам (их представителям) необходимые для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, копии имеющихся у них документов других юридических лиц, от которых непосредственно получить копии этих документов невозможно (в связи с ликвидацией юридического лица, утратой документа и т.п.) (подп.1.2 п.1 постановления № 1256).

В заявлении обратившегося лица (его представителя) в этом случае должны быть указаны причины, по которым получение копии документа от другого юридического лица невозможно. В случае отказа другого юридического лица от выдачи копии документа к заявлению должен быть приложен документ (либо его копия), подтверждающий отказ.

Юридические лица выдают копии имеющихся у них документов другим юридическим лицам (их представителям), если такие копии необходимы им для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся к ним лиц (подп.1.3 п.1 постановления № 1256).

В запросе юридического лица (его представителя) о выдаче копии документа в этом случае должны быть указаны сведения, подтверждающие наличие информации, непосредственно касающейся конкретных прав и (или) законных интересов обратившегося к нему лица.

Таким образом, постановление № 1256 устанавливает порядок выдачи юридическими лицами копий образовавшихся в их деятельности документов обратившимся лицам в зависимости от критериев авторства и адресования этих документов, хотя напрямую и не содержит соответствующих положений.

Документы: входящие, исходящие, внутренние

По вышеуказанным критериям все документы, образующиеся в процессе деятельности организации, делятся на 3 группы: входящие, исходящие и внутренние.

Исходящий документ - это документ, отправляемый из организации (подп.3.2.26 п.3.2 предварительного государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», далее - СТБ П 2059-2010). Исходящие документы создаются организацией и направляются сторонним организациям, гражданам. В организации, создавшей исходящий документ, остается копия отправленного документа. В организации, получившей отправленный документ, он будет являться входящим.

Входящий документ - это документ, поступивший в организацию (подп.3.2.25 п.3.2 СТБ П 2059-2010). Входящие документы создаются сторонними организациями, гражданами. В организации, в которую поступил документ, он будет являться входящим. В сторонней организации, создавшей и отправившей документ, остается его копия, которая для этой сторонней организации будет являться копией исходящего документа.

Внутренний документ - это документ, не выходящий за пределы организации (подп.3.2.27 п.3.2 СТБ П 2059-2010). Внутренние документы создаются организацией, как правило, никуда не направляются и сохраняются в самой организации, создавшей документ. При необходимости сторонним организациям, гражданам направляются копии внутренних документов.

Общие требования к организации работы с указанными группами документов (их приема, регистрации, исполнения, отправки) установлены пп.140-142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

В то же время следует учитывать, что документы (входящие, исходящие, внутренние), касающиеся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц (их представителей), либо копии таких документов могут образовываться в деятельности юридического лица не только в процессе решения ими своих уставных задач и реализации возложенных на них функций, но и в результате деятельности, связанной с осуществлением административных процедур. Например, ст.15 Закона РБ от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур» (далее - Закон № 433-З) установлено, что заинтересованные лица, обратившиеся (обращающиеся) за осуществлением административной процедуры, представляют документы либо копии документов согласно установленным перечням. В соответствии со ст.9 Закона № 433-З уполномоченные органы при осуществлении административных процедур обязаны запрашивать от других государственных органов, иных организаций документы и (или) сведения, необходимые для осуществления административных процедур.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 15 июля 2017 г. в Закон № 433-З внесены изменения и дополнения на основании Закона РБ от 09.01.2017 № 17-З.

Особенности ведения делопроизводства по административным процедурам отражены в Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 07.05.2009 № 39.

Входящие, исходящие и внутренние документы, необходимые обратившимся лицам (их представителям) для решения вопросов, касающихся их прав и (или) законных интересов, могут образоваться в деятельности юридических лиц также в процессе реализации Закона РБ от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее - Закон № 300-З). Например, согласно ст.7 Закона № 300-З заявители имеют право обращаться с просьбой об истребовании дополнительных документов и (или) сведений, если истребование таких документов и (или) сведений не затрагивает права, свободы и (или) законные интересы других лиц и в них не содержатся сведения, составляющие государственные секреты, коммерческую и (или) иную охраняемую тайну.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 января 2016 г. следует руководствоваться Законом № 300-З с учетом изменений и дополнений, внесенных Законом РБ от 15.07.2015 № 306-З.

Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц установлены Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 30.12.2011 № 1786.

Заявления (запросы) о выдаче копий документов, указанных в подп.1.1-1.3 п.1 постановления № 1256, могут быть поданы юридическим лицам в электронной форме посредством глобальной компьютерной сети Интернет на адрес их электронной почты либо размещены в специальной рубрике на их официальных сайтах в глобальной сети Интернет в соответствии с установленными законодательством требованиями к содержанию соответствующих сайтов (п.2 постановления № 1256). Данные электронные заявления (запросы) должны соответствовать требованиям, установленным постановлением № 1256 для письменных заявлений (запросов), а также содержать адрес электронной почты обратившегося лица.

Случаи отказа в выдаче копий документов по заявлениям и запросам обратившихся лиц

Выдача копии документа обратившемуся лицу (его представителю) на основании электронного заявления (запроса) осуществляется при его личном присутствии (часть третья п.2 постановления № 1256). Аналогичное требование п.3 данного постановления установлено для выдачи выписок из документов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц на основании их электронных заявлений (запросов).

Обратите внимание! Юридические лица должны рассматривать заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании их верности в соответствии с Законом № 433-З либо Законом № 300-З (подп.1.6 п.1 постановления № 1256). В данном случае не имеет значения, образовались ли документы, копии которых должны быть выданы, в текущем делопроизводстве, связанном с выполнением уставных задач и функций организации, либо в процессе реализации законодательства об административных процедурах, либо в процессе реализации законодательства об обращениях граждан и юридических лиц.

С учетом этого подп.1.4 п.1 постановления № 1256 определены случаи, в которых юридические лица могут отказать в выдаче копий документов по заявлениям и запросам обратившихся лиц, указанных в подп.1.1-1.3 п.1 постановления № 1256.

В выдаче копий документов юридические лица отказывают в нескольких случаях:

Случай 1. Заявление (запрос) не соответствует требованиям законодательства об обращениях граждан либо об административных процедурах, а также требованиям, установленным постановлением № 1256.

Заявление - ходатайство о содействии в реализации прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, не связанное с их нарушением, а также сообщение о нарушении актов законодательства, недостатках в работе государственных органов, иных организаций (должностных лиц) (ст.1 Закона № 300-З). Заявление является одним из видов обращений граждан и юридических лиц. Требования, предъявляемые к заявлениям граждан и юридических лиц, установлены ст.12 Закона № 300-З.

Заявление заинтересованного лица - это письменное или устное обращение заинтересованного лица в уполномоченный орган за осуществлением административной процедуры (ст.1 Закона № 433-З). Требования, предъявляемые к заявлению заинтересованного лица, установлены ст.14 Закона № 433-З.

Законодательные акты не содержат определения понятия «запрос юридического лица». Вместе с тем ст.20 Закона № 433-З установлено, что при рассмотрении заявления заинтересованного лица работниками уполномоченного органа направляются запросы в другие государственные органы, иные организации. Требования к запросам, направляемым в порядке осуществления административных процедур, установлены ст.22 Закона № 433-З.

Возможность, и в ряде случаев необходимость, направления запросов о представлении документов и (или) сведений, связанных с решением вопросов, изложенных в обращениях граждан и юридических лиц, предусмотрена ст.5 Закона № 300-З.

Случай 2. Выдача копии документа невозможна в связи с его утратой, истечением установленного актами законодательства срока хранения, неисправимым повреждением.

Руководители государственных органов, иных организаций, ИП обязаны в соответствии с законодательством создать условия для приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - НАФ) (ст.12 Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», далее - Закон об архивном деле). Как следует из содержания ст.2 Закона об архивном деле, документы НАФ - это не только архивные документы, но и иные документы с зафиксированной информацией независимо от вида ее носителя, подлежащие сохранению в силу их значимости для граждан, общества и государства.

Сроки хранения документов устанавливаются в результате экспертизы их ценности. Порядок проведения экспертизы ценности документов и установления сроков их хранения, а также уничтожения документов с истекшими сроками хранения установлен Инструкцией по делопроизводству и Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143.

Основным нормативным правовым актом, которым необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов, является постановление Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», которым установлен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей с указанием сроков хранения.

При проведении экспертизы ценности и установлении сроков хранения документов могут использоваться также ведомственные перечни документов НАФ с указанием сроков хранения или перечни документов НАФ, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Случай 3. В документе содержатся сведения, затрагивающие права и (или) законные интересы других лиц.

Постановление № 1256 не устанавливает состав сведений, содержащихся в документе и затрагивающих права и (или) законные интересы других лиц, которые являются основанием для отказа юридическим лицом в выдаче копии такого документа обратившемуся лицу. При решении данного вопроса представляется необходимым руководствоваться ограничениями, установленными законодательными актами в части распространения и (или) предоставления информации (см. ниже).

В то же время следует учитывать, что согласно п.3 постановления № 1256 обратившимся лицам могут выдаваться не только копии документов, касающихся их прав и (или) законных интересов, но и выписки из таких документов.

Копия документа - это документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (подп.3.1.29 п.3.1 СТБ П 2059-2010).

Выписка из официального документа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке (подп.3.1.31 п.3.1 СТБ П 2059-2010).

Таким образом, понятие «копия документа» является родовым по отношению к понятию «выписка из документа», т.е. всякая выписка из документа является копией документа, но не всякая копия документа является выпиской из документа.

На этом основании, если в документе, копия которого необходима обратившему лицу (его представителю) для решения вопросов, касающихся его прав и (или) законных интересов, содержатся сведения, затрагивающие права и (или) законные интересы других лиц, то в выдаче копии такого документа обратившемуся лицу должно быть отказано. В то же время в такой ситуации представляется возможной выдача обратившему лицу выписки из соответствующего документа, в которую не будут включены сведения, затрагивающие права и (или) законные интересы других лиц.

Случай 4. В документе содержится информация, распространение и (или) предоставление которой ограничено в соответствии с законодательными актами.

В соответствии со ст.15 Закона РБ от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации» (далее - Закон об информации) в зависимости от категории доступа информация делится на:

• общедоступную;

• информацию, распространение и (или) предоставление которой ограничено.

Согласно ст.1 Закона об информации информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информация может быть документированной и недокументированной.

Документированная информация - это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Понятие «документированная информация» является родовым по отношению к понятию «документ», т.е. всякий документ содержит документированную информацию. Предварительный стандарт Республики Беларусь СТБ П 2059-2010 рассматривает понятие «документированная информация» как синоним понятия «документ».

Таким образом, нормы Закона об информации в части доступа к информации, ее распространения и (или) представления, относятся и к документам, в которых зафиксирована такая информация.

Состав сведений, относящихся к категории общедоступной информации, доступ к которой, распространение и (или) предоставление которой не ограничены, установлен ст.16 Закона об информации. Это информация:

• о правах, свободах и законных интересах физических лиц, правах и законных интересах юридических лиц и о порядке реализации прав, свобод и законных интересов;

• о деятельности государственных органов, общественных объединений;

• о правовом статусе государственных органов, за исключением информации, доступ к которой ограничен законодательными актами Республики Беларусь;

• о чрезвычайных ситуациях, экологической, санитарно-эпидемиологической обстановке, гидрометеорологической и иной информации, отражающей состояние общественной безопасности;

• о состоянии здравоохранения, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства;

• о состоянии преступности, а также о фактах нарушения законности;

• о льготах и компенсациях, предоставляемых государством физическим и юридическим лицам;

• о размерах золотого запаса;

• об обобщенных показателях по внешней задолженности;

• о состоянии здоровья должностных лиц, занимающих должности, включенные в перечень высших государственных должностей Республики Беларусь;

• накапливаемая в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах государственных органов, физических и юридических лиц, созданных (предназначенных) для информационного обслуживания физических лиц.

К информации, распространение и (или) представление которой ограничено, согласно ст.17 Закона об информации относится:

а) информация о частной жизни физического лица и персональные данные;

б) сведения, составляющие государственные секреты;

в) информация, составляющая коммерческую и профессиональную тайну;

г) информация, содержащаяся в делах об административных правонарушениях, материалах и уголовных делах органов уголовного преследования и суда до завершения производства по делу;

д) иная информация, доступ к которой ограничен законодательными актами Республики Беларусь.

В ряде законодательных актов более подробно раскрывается содержание информации, доступ к которой, распространение и (или) представление которой ограничены:

• Закон РБ от 19.07.2010 № 170-З «О государственных секретах»;

• Закон РБ от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне»;

• Закон РБ от 21.07.2008 № 418-З «О регистре населения» (вступает в силу 4 августа 2013 г.);

• Закон РБ от 13.07.2006 № 144-З «О переписи населения» и др.

При решении вопроса об отказе обратившемуся лицу в выдаче копии документа по данному основанию следует учитывать регламентирующие соответствующие правоотношения частные нормы, установленные законодательными актами об основах административных процедурах и обращениях граждан и юридических лиц.

Так, ст.22 Закона № 433-З установлено, что если запрашиваемые документы (или) сведения, необходимые для осуществления административной процедуры, содержат информацию, касающуюся заинтересованного лица и относящуюся к коммерческой или иной охраняемой законом тайне, к запросу должно быть приложено письменное согласие заинтересованного лица на представление указанных в таком запросе документов и (или) сведений. Согласно ст.23 Закона № 433-З в представлении соответствующих документов и (или) сведений должно быть отказано, если к запросу не приложено письменное согласие заинтересованного лица.

В соответствии со ст.5 Закона № 300-З должностные лица и иные работники организаций, индивидуальные предприниматели и их работники не имеют права разглашать сведения о личной жизни граждан без их согласия, а также сведения, составляющие государственные секреты, коммерческую и (или) иную охраняемую законом тайну, ставшие им известными в связи с рассмотрением обращений. В то же время не является разглашением таких сведений запрос и представление документов и (или) сведений, необходимых для решения вопросов, изложенных в обращениях, или представляемых по требованиям органов дознания, предварительного следствия, судов и в иных случаях, предусмотренных законодательными актами.

Случай 5. Порядок выдачи запрашиваемой копии документа регулируется законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, а также иными законодательными актами.

Например, согласно ст.55 Хозяйственного процессуального кодекса РБ (далее - ХПК) лица, участвующие в процессе, имеют право в порядке, установленном хозяйственным судом, знакомиться с материалами дела, делать выписки из них, снимать за свой счет копии этих материалов, получать копии судебных постановлений, принимаемых в виде отдельного документа. Статьей 203 ХПК установлен порядок направления копий решения хозяйственного суда лицам, участвующим в процессе (заказным письмом с уведомлением о вручении копии решения). Кроме того, ХПК предусматривает случаи и порядок направления копии решения хозяйственного суда иным заинтересованным лицам;

Случай 6. Документ относится к дипломатической переписке.

Дипломатическая переписка - совокупность различных видов корреспонденции и документации дипломатического характера, посредством которой осуществляются отношения между государствами. Ведение дипломатической переписки осуществляет Министерство иностранных дел РБ, что закреплено в Положении о данном министерстве, утвержденном постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2006 № 978.

Отказ в выдаче копии документа, в т.ч. документа другого юридического лица, должен быть мотивирован.

Юридические лица обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления им обратившимися лицами (их представителями), если актами законодательства не предусмотрено представление нотариально засвидетельствованных копий таких документов (подп.1.5 п.1 постановления № 1256). При этом запрещается свидетельствование верности копий:

1) паспорта гражданина Республики Беларусь, иных документов, удостоверяющих личность;

2) военного билета;

3) служебного удостоверения депутата, иных служебных удостоверений;

4) свидетельства о регистрации ходатайства о предоставлении статуса беженца или дополнительной защиты в Республике Беларусь;

5) свидетельства о предоставлении дополнительной защиты в Республике Беларусь;

6) других документов, свидетельствование копий которых запрещено актами законодательства.

Справочно Документами, удостоверяющими личность, являются: паспорт гражданина Республики Беларусь; вид на жительство в Республике Беларусь; удостоверение беженца (п.1 Положения о документах, удостоверяющих личность, утвержденного Указом Президента РБ от 03.06.2008 № 294). В случаях, предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров РБ, для удостоверения личности граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих в Республике Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, которым предоставлен статус беженца в Республике Беларусь, а также для подтверждения их специального статуса (прав и обязанностей), кроме указанных документов могут использоваться иные документы.

Обратите внимание! Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющие неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Нормы подп.1.5 п.1 постановления № 1256 распространяются на порядок свидетельствования верности копий документов, которые представляются обратившимися лицами (их представителями), а не выдаются юридическими лицами в соответствии с нормами подп.1.1-1.3 п.1 постановления № 1256. Такая ситуация может возникнуть, например, в процессе осуществления юридическим лицом административной процедуры. В частности, ст.15 Закона № 433-З установлено, что если в перечнях документов и (или) сведений, представляемых заинтересованными лицами вместе с заявлением в уполномоченный орган, указано, что представлению подлежит копия документа, такая копия не требует нотариального или иного удостоверения либо заверения, если законодательными актами и постановлениями Совета Министров РБ не установлено иное.

Постановление № 1256 в развитие этой нормы Закона № 433-З устанавливает, что верность копий документов, представляемых обратившимися лицами, за исключением документов, указанных в подп.1.5 п.1 постановления № 1256, должна быть засвидетельствована юридическими лицами, которым они представлены.

В соответствии с п.4 постановления № 1256 выдаваемые по заявлениям (запросам) обратившихся лиц копии документов, касающихся их прав и (или) законных интересов, а также выписки из них должны быть оформлены юридическими лицами в порядке, установленном Министерством юстиции РБ.

Оформление копий документов предусматривает в установленных случаях свидетельствование их верности. Например, согласно п.1 ст.29 Закона № 433-З уполномоченный орган, выдавший заинтересованному лицу справку или другой документ, обязан по заявлению заинтересованного лица свидетельствовать верность копий этих справки или другого документа, если законодательством не предусмотрена необходимость нотариального свидетельствования верности копий таких справки или другого документа. С учетом этого подп.1.6 п.1 постановления № 1256 устанавливает, что рассмотрение заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании их верности должно осуществляться в соответствии с Законом № 300-З либо Законом № 433-З.

Порядок оформления копий документов, в т.ч. их заверения (свидетельствования), установлен Инструкцией по делопроизводству. В целях приведения норм Инструкции по делопроизводству в соответствие с постановлением № 1256 постановлением Минюста РБ от 15.01.2013 № 9 в Инструкцию по делопроизводству внесено изменение, согласно которому п.64 Инструкции («Отметка о заверении копии») изложен в новой редакции.

В заключение следует обратить внимание, что установленный порядок выдачи и свидетельствования юридическими лицами копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан и юридических лиц, не ограничивает возможности изготовления юридическими лицами копий образовавшихся в их деятельности документов в случаях, не подпадающих под действие постановления № 1256, а также не отменяет установленный Инструкцией по делопроизводству порядок свидетельствования верности (заверения) таких копий и их рассылки.

16.04.2013

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела