Материал помещен в архив

НОВЫЙ СТБ 6.38-2016 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ».
Комментарий к постановлению Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83

Постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден государственный стандарт СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят взамен СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Указанный стандарт вводится в действие с 1 июня 2017 г.

С прекращением действия СТБ 6.38-2004 также утрачивают силу и Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41 (далее - Методические указания).

Изменения в реквизитах

1. Одиннадцатый реквизит стал именоваться «Дата документа» (ранее - «Дата»). Изменение обусловлено тем, что этот реквизит так назван в п.46 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), и в СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. следует руководствоваться частью первой п.46 Инструкции по делопроизводству в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167: реквизит «Дата документа». Оформление дат в документах.

Справочно Дата документа - это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время (число, месяц, год) его создания и (или) подписания, утверждения, принятия или опубликования.

Обратите внимание! Стандарт устанавливает требования не только к оформлению даты документа, но и дат, сопровождающих оформление иных реквизитов, и дат, содержащихся в тексте документа.

2. Изменились требования к расположению реквизита «Печать». В соответствии с СТБ 6.38-2016 печать ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ. Не обязательно, чтобы она захватывала часть его личной подписи, как было ранее.

3. В требованиях к оформлению реквизита «Отметка об исполнителе» уточняется, что отметка может быть дополнена поисковыми данными (датой создания документа, именем файла и др.) только на экземпляре документа, остающемся в организации. Это сделано для того, чтобы не перегружать документ информацией, не имеющей значения для его получателя.

4. «Отметка о переносе данных на машинный носитель» может оформляться в виде штрихового кода (штрихкода). Дополнительно могут указываться поисковые данные документа в автоматизированной системе документационного обеспечения управления, в локальном хранилище электронных документов организации и др.

5. Важное положение, которое содержалось в п.50 Методических указаний, касалось визы ознакомления. Согласно названному пункту реквизит «Визы» используется при оформлении процедуры ознакомления с документом. Она начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т. д.) ознакомлен» и включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату. При необходимости виза ознакомления может содержать наименование должности работника. Ни в СТБ 6.38-2016, ни в Инструкции по делопроизводству эти требования не прописаны.

Бланк документа

В п.3.3 СТБ 6.38-2016 указано, что документы, как правило, оформляются на бланках. Это связано с тем, что приложением А к СТБ 6.38-2016 для реквизита «Гриф утверждения» предусмотрено место на документе, совпадающее с расположением реквизитов бланка при продольном способе их расположения. Соответственно, использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.

Кроме того, на бланке оформляется только первая страница документа.

Необходимость проставления реквизитов «Код организации» и «Код документа» на бланках документов определяется организацией.

В приложениях, содержащих формы бланков, слово «наименование» в реквизитах «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения» на белорусском языке приведено как «назва» (было «найменне»). Однако нужно учитывать, что слова «назва» и «найменне» являются синонимами.

Угловой штамп

Появились требования к использованию углового штампа при оформлении документов и текстам документов, которые совпадают с требованиями, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

Оформление документов

Глава «Оформление документов с помощью технических средств» переименована на «Оформление документов с использованием компьютера». Это связано с тем, что СТБ 6.38-2016 уже не содержит требования к оформлению документов с помощью печатной машинки.

Изменились требования к межстрочным интервалам. Теперь составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом в 6 пт (а не одинарным), а реквизиты отделяются друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов (а не полуторным межстрочным интервалом).

Появилась новая глава «Особенности оформления документов в электронном виде». В ней указано, что документы в электронном виде должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичных документов, оформляемых на бумажных носителях, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документов в электронном виде при их внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным для аналогичных документов, оформляемых на бумажных носителях.

22.03.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела