Материал помещен в архив

ВОПРОС: Нужно ли распечатывать для хранения отчеты формы 1-страхование «Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», подаваемые в Белгосстрах?

Каков порядок хранения таких отчетов?

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2019 г. вышеназванная форма изложена в новой редакции постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29.08.2019 № 575 (далее - постановление № 575).

ОТВЕТ: Зависит от того, созданы ли в организации условия для хранения электронных документов.

Отчет представляется страхователем в следующем порядке:

• только в виде электронного документа, если средняя численность застрахованных лиц в отчетном периоде составила 15 и более человек;

• на бумажном носителе путем вручения представителю обособленного подразделения Белгосстраха по месту регистрации страхователя, или в электронном виде, или в виде электронного документа, если средняя численность застрахованных лиц в отчетном периоде была менее 15 человек;

• только на бумажном носителе путем вручения представителю обособленного подразделения Белгосстраха по месту регистрации страхователя после истечения срока для представления отчетов (п.36 Положения о порядке составления и представления отчета о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.07.2017 № 538, далее - Положение).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2019 г. п.36 Положения изложен в новой редакции постановлением № 575. Отчет, в том числе уточненный, представляется страхователем в виде электронного документа или электронном виде с использованием специализированного программного обеспечения, которое размещается на официальном сайте Белгосстраха в глобальной компьютерной сети Интернет. Отчет по ликвидации или отчет по реорганизации может быть представлен на бумажном носителе путем вручения представителю Белгосстраха, уполномоченному на прием отчетов.

Обратите внимание! Представление отчета путем почтового отправления не допускается.

Необходимым условием представления отчета в виде электронного документа является наличие у страхователя сертифицированных средств электронной цифровой подписи (п.37 Положения).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2019 г. п.37 Положения изложен в новой редакции постановлением № 575. Отчет, представляемый в виде электронного документа, подписывается электронной цифровой подписью, сертификат открытого ключа которой издан в Государственной системе управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь. Отчет, представляемый в электронном виде, подписывается с помощью учетной записи, полученной в Белгосстрахе в установленном им порядке.

Представление отчета в виде электронного документа или в электронном виде осуществляется с использованием специализированного программного обеспечения, которое размещается на официальном сайте Белгосстраха в сети Интернет.

Документом, подтверждающим факт представления страхователем отчета в виде электронного документа или в электронном виде, является квитанция, формируемая с использованием специального программного обеспечения. Отчет, представленный в виде электронного документа или в электронном виде, не требует подтверждения на бумажном носителе (пп.39, 40 Положения).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2019 г. п.39 Положения исключен постановлением № 575.

Таким образом, Белгосстрах обеспечивает условия для хранения электронных документов с сохранением их целостности.

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе (часть вторая п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113 в ч.2 п.236 Инструкции по делопроизводству слова «При невозможности получения» заменены словами «При отсутствии». Комментарий см. здесь.

Справочно Под «созданием условий для хранения электронных документов» следует понимать наличие в организации системы электронного документооборота (СЭД), на основе которой создана автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ), а также специальной информационной системы архива организации.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (часть третья п.236 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.3 п.236 Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Поскольку для годовых (и с большей периодичностью) статистических отчетов (таблиц) по основным направлениям и видам деятельности организаций установлен срок хранения постоянно (подп.160.2 п.160 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140), то организациям, в которых отсутствуют СЭД и информационная система архива, необходимо хранить идентичные по содержанию электронным документам документы на бумажном носителе, удостоверенные в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.180.2 п.180 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Если же в организации созданы условия для хранения электронных документов с сохранением их целостности, то в соответствии с частью второй п.236 Инструкции по делопроизводству ей нет необходимости создавать, заверять и хранить копии электронных документов (статистических отчетов формы 1-страхование) на бумажном носителе.

20.08.2019

Дмитрий Варнашов, документовед