Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

Понятие обеспечения сохранности документов. Административная ответственность

В деятельности организаций образуется большое количество документов, которые сохраняют на протяжении определенного времени юридическую силу. Такие документы должны храниться, чтобы при необходимости была возможность к ним обратиться. Организации должны обеспечить учет документов и их сохранность.

Справочно Обеспечение сохранности документов - это комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов (п.269 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143; далее - Правила работы архивов).

Для хранения и использования документов необходимо обеспечивать такие условия, которые учитывают их особые физические и химические свойства (п.9.6 СТБ ISO 15489-1-2016 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 01.04.2016 № 27).

Условия хранения документов и процессы обращения с ними должны обеспечивать также их защиту от несанкционированного доступа, утраты или повреждения и чрезвычайных ситуаций. Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) предусмотрена ответственность за несоблюдение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. действует КоАП от 06.01.2021 № 91-З. Следует руководствоваться ст.24.25 нового Кодекса. Комментарий см. здесь.

Обеспечение сохранности документов в электронном виде

Требования к помещению архива, режиму хранения документов, оборудованию архива и организации хранения установлены в разделе IX Правил работы архивов.

Однако для обеспечения сохранности документов в электронном виде, записанных на различных носителях информации (магнитных, оптических и др.), могут понадобиться дополнительные меры.

Так, хранение документов в электронном виде в архиве организации осуществляется в специально выделенных помещениях, предназначенных для длительного хранения информации, записанной на съемных носителях, либо в специализированном центре обработки данных, в том числе действующем на основе технологий облачных вычислений.

Для обеспечения защиты документов в электронном виде от магнитных полей необходимо соблюдение следующих требований:

• хранилища и центры обработки данных должны быть расположены вдали от неэкранированных мощных электромоторов, генераторов, трансформаторов и высоковольтных линий электропередачи;

• в помещениях хранилищ не должно быть сильноточных электроаппаратов, силовых приводов, магнитов;

• напряженность магнитных полей не должна превышать 400 А/м (пп.46, 51 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20, далее - Правила № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться пп.46, 51, ниженазванной ч.1 п.49 Правил № 20 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116.

Например, при хранении документов на оптических дисках следует избегать прямого попадания на диски солнечного света. Хранение документов в электронном виде также подразумевает необходимость их регулярного резервного копирования.

Форматы документов в электронном виде определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь.

Допустимые форматы документов в электронном виде:

• Portable Document Format / A (PDF/A);

• Office Open XML (DOCX);

• OpenDocument Format (ODT) (часть четвертая п.218 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Документы, подлежащие передаче на архивное хранение, должны быть преобразованы в формат Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2) (часть первая п.37 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.37 Инструкции № 19 исключен постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117.

Архивохранилище

Для обеспечения сохранности документов необходимы определенные материально-технические условия. Один из наиболее проблемных для организации вопросов - выделение помещения для архивохранилища. Для размещения документов архиву необходимо предоставить отдельное здание или помещение, приспособленное для хранения документов.

Справочно Архивохранилище - помещение, специально оборудованное для хранения архивных документов (СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Право доступа в хранилище имеет только руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), остальные работники допускаются в архивохранилище только в его присутствии (п.296 Правил работы архивов).

Уборка и иное техническое обслуживание архивохранилища должны осуществляться только в рабочее время в присутствии ответственного за архивохранилище. В нерабочее время архивохранилище опечатывается.

Особенности обеспечения сохранности научно-технической документации отражены в Правилах работы с научно-технической документацией в государственных архивах Республики Беларусь, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.03.2007 № 14.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 112 внесены изменения в Правила № 14, из названия слова «Республики Беларусь» исключены.

Даже при наличии архивохранилища в организации часто возникает ситуация, когда в нем недостаточно места для размещения архивных документов. В таком случае необходимо проверить, чтобы в архиве не находились на хранении документы, подлежащие уничтожению. Если в архиве хранятся документы только в соответствии со сроками хранения, можно переоборудовать архив, например, передвижными стеллажами, которые позволяют увеличить плотность размещения дел.

В качестве решения проблемы нехватки площади для хранения документов применяют передачу хранения документов на аутсорсинг. Однако передача специализированной организации функций по архивному хранению документов требует глубокого анализа такого подхода, так как он имеет определенные риски. Хранить документы вне организации не запрещено, но при этом должны соблюдаться требования нормативных правовых актов Республики Беларусь в сфере архивного дела.

Правовая основа для применения аутсорсинга - гражданское законодательство Республики Беларусь, так как специальных норм, регулирующих данные правоотношения, не существует.

Режим хранения

Температурно-влажностный режим хранения документов на бумажной основе должен соответствовать следующим требованиям:

• в помещениях с регулируемым климатом (оборудованных системами кондиционирования воздуха): температура 17-19°C, относительная влажность воздуха 50-55 %;

• в помещениях с нерегулируемым климатом (не оборудованных системами кондиционирования воздуха): температура 14-20°C, относительная влажность воздуха 45-60 % (п.281 Правил работы архивов).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в абзаце 1 части первой п.281 Правил работы архивов слова «на бумажной основе» заменены словами «на бумажном носителе» постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 22.11.2019 № 214.

Документы в архивохранилище необходимо предохранять от воздействия солнечного света, проводить систематическую влажную уборку.

Температурно-влажностный режим хранения документов в электронном виде в хранилище должен соответствовать следующим требованиям:

• для магнитной ленты и дисковых носителей температура воздуха должна быть от +8 до +18°С, относительная влажность воздуха должна поддерживаться в диапазоне от 45 до 65 %;

• для оптических дисков температура не должна превышать +25°С, относительная влажность воздуха должна составлять 20-50 %;

• для серверного оборудования температура воздуха должна быть от +18 до +24°С, относительная влажность воздуха должна составлять 30-50 %.

Скорость изменения влажности воздуха не должна превышать 6 % в час. Атмосферное давление должно находиться в пределах от 84 до 107 кПа (п.49 Правил № 20).

Оборудование архивохранилища

Помещение для хранения документов должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, запасной выход и быть гарантировано от затопления. В таком помещении не должны проходить трубы газо- и водоснабжения, канализации (п.277 Правил работы архивов).

Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Для хранения секретных, особо ценных дел, учетных документов архива организации используются сейфы или металлические шкафы (части первая и вторая п.297 Правил работы архивов).

Размещение документов

Располагаются дела не по структурным подразделениям или направлениям деятельности, а по номерам дел в соответствии со сводными описями дел, которые составляются в зависимости от сроков хранения: постоянного, по личному составу и временного (свыше 10 лет).

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного хранения и по личному составу (п.301 Правил работы архивов).

Для предотвращения деформации дела, оседания на нем пыли рекомендуется все дела в архиве размещать на полках стеллажей или шкафов в коробках. Дела постоянного хранения обязательно необходимо размещать в картонных коробках. Остальные дела при отсутствии архивных коробок разрешается размещать в связках толщиной до 20 см.

К коробкам и связкам прикрепляются ярлыки, в которых указываются:

• наименования организации (фондообразователя) и структурного подразделения;

• номера фонда и описи;

• год (годы) и крайние номера дел в данной коробке (связке).

Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждой описи дел фонда (п.304 Правил работы архивов).

Пример Связка № 1 Общество с ограниченной ответственностью «Оптторг» (ООО «Оптторг») Ф. № Оп. № 1 Дд. № 1-6 2016 год

Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. В каждом отдельном хранилище стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются слева направо, сверху вниз (п.305 Правил работы архивов).

При любом перемещении документов соблюдаются меры предосторожности, обеспечивающие их сохранность. За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде и в закрытом транспорте. При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики (п.316 Правил работы архивов).

Проверка наличия и состояния дел в архиве

Мерой обеспечения сохранности документов в архиве служат проверки наличия и состояния дел в архиве. Такие проверки проводятся в плановом порядке:

• дел постоянного хранения - раз в 5 лет и перед передачей их на хранение в государственный архив;

• дел по личному составу и дел временного (свыше 10 лет) хранения - раз в 10 лет.

Внеочередные проверки наличия и состояния дел проводятся:

• после перемещения дел в другое хранилище;

• после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или несанкционированный доступ в хранилище посторонних лиц;

• при смене руководителя архива (лица, ответственного за архив) (в архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, - при смене заведующего архивохранилищем);

• при ликвидации организации (п.318 Правил работы архивов).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.318 Правил работы архивов с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

24.05.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела