Материал помещен в архив

ОБОСОБЛЕННОЕ СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА. АЛГОРИТМ ПРИЕМА НА РАБОТУ

Определение обособленного подразделения

В действующем законодательстве отсутствует общее определение обособленного структурного подразделения.

Обособленными подразделениями юридических лиц, как правило, являются филиалы и представительства. Обособленные подразделения, в т.ч. представительства и филиалы, не являются юридическими лицами (п.3 ст.51 Гражданского кодекса РБ, далее - ГК).

Представительства и филиалы наделяются имуществом создавших их юридических лиц и действуют на основании утвержденных ими положений.

Имеющиеся в законодательстве (в различных его отраслях) определения обособленного подразделения условно можно разделить на относящие к обособленным подразделениям только филиалы и представительства и допускающие наличие иных обособленных подразделений.

Примером первой группы может являться следующее определение.

Обособленные подразделения - филиалы и представительства юридических лиц, правовой статус которых как обособленных подразделений определен положением, утвержденным юридическим лицом (его уполномоченным органом) (п.2 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2014 г. Инструкция № 107 изложена в новой редакции постановлением Правления Нацбанка РБ от 31.03.2014 № 199. Определение обособленным подразделениям дано в абзаце 7 п.2 новой редакции Инструкции № 107.

Однако большинство нормативных правовых актов допускают наличие и других обособленных подразделений. Примером иного обособленного подразделения, чем филиал и представительство, может быть корреспондентский пункт. Так, согласно п.10 ст.1 Закона РБ от 17.07.2008 № 427-З «О средствах массовой информации» корреспондентский пункт - обособленное подразделение юридического лица, на которое возложены функции редакции средства массовой информации и которое осуществляет сбор, хранение и создание (подготовку) информационных сообщений и (или) материалов для данного средства массовой информации, а также распространение его продукции.

Алгоритм действий по созданию обособленного структурного подразделения и оформлению трудовых отношений с работниками такого подразделения

Этап 1. Создание обособленного структурного подразделения

Шаг 1. Принятие решения о создании филиала или представительства уполномоченным органом юридического лица.

Например, общество с ограниченной ответственностью может создавать филиалы и открывать представительства по общему правилу, по решению общего собрания участников общества, или, если это предусмотрено уставом, по решению совета директоров (наблюдательного совета) хозяйственного общества, или по решению исполнительного органа хозяйственного общества, если в хозяйственном обществе не предусмотрено образование совета директоров (наблюдательного совета) (ст.35 Закона о хозобществах).

В своем решении общее собрание участников (совет директоров, исполнительный орган хозяйственного общества) принимает также решение о внесении соответствующих изменений в устав общества (в целях соблюдения требования части четвертой п.3 ст.51 ГК).

Шаг 2. Внесение сведений об обособленном структурном подразделении в учредительные документы.

При внесении таких сведений целесообразно упомянуть о печати обособленного подразделения, которая будет использоваться в деятельности обособленного подразделения.

Согласно п.15 Положения о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента РБ от 16.01.2009 № 1, изменения и (или) дополнения должны быть оформлены в виде приложений к уставу или посредством изложения устава в новой редакции.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 8 марта 2014 г. следует руководствоваться п.16 Положения № 1 в редакции Декрета Президента РБ от 21.02.2014 № 3.

В соответствии с требованиями законодательства при создании обособленного структурного подразделения в уставе юридического лица обязательно указываются лишь его наименование и место нахождения. Для хозяйственных обществ в уставе также необходимо определить порядок утверждения бухгалтерской отчетности представительств и филиалов общества (ст.14 Закона о хозобществах).

Шаг 3. Выбор способа ведения кадрового делопроизводства в обособленных подразделениях (централизованное или децентрализованное).

Как должно осуществляться кадровое делопроизводство в организациях, имеющих обособленные подразделения, законом специально не регулируется. Поэтому право выбрать, кто должен осуществлять прием и увольнение работников обособленного подразделения, кто издает приказы, связанные с трудовой деятельностью, кем оформляются и где хранятся трудовые книжки, составлять ли отдельное штатное расписание для филиала и т.п., предоставляется нанимателю.

Возможны 2 варианта ведения кадровых вопросов в отношении работников филиала: централизованное или децентрализованное (см. таблицу 2).

Если обособленных подразделений в организации немного и штат работников в них небольшой, кадровое делопроизводство, как правило, осуществляется централизованно. При такой организации документооборота:

- все кадровые документы (приказы, распоряжения, акты, трудовые договоры и т.д.) подписываются руководителем организации;

- все документы, в т.ч. трудовые книжки, хранятся в головной организации (по месту ее нахождения);

- ведение кадровой документации и передачу ее в головную организацию обычно осуществляет один из работников обособленного подразделения.

Обратите внимание!

Децентрализованное кадровое делопроизводство невозможно (полностью или в части), если в учредительных документах организации и положении об обособленном подразделении имеются ограничения или запреты по вопросам передачи полномочий по управлению обособленным подразделением.

Поскольку наиболее часто коммерческие организации открывают обособленные подразделения в виде филиалов, рассмотрим в дальнейшем, как организовать кадровое делопроизводство в филиале.

Шаг 4. Разработка и утверждение положения об обособленном структурном подразделении.

В положении об обособленном подразделении целесообразно посвятить отдельный раздел особенностям трудовых отношений и указать, где ведутся и хранятся трудовые книжки работников, а также какой печатью заверяются записи в них.

На практике много вопросов возникает в отношении печати обособленных подразделений.

Печать подразделения, в т.ч. обособленного, с одной стороны, не является аналогом печати организации. Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица, а печать подразделения помимо указанной информации - также и наименование обособленного подразделения. Кроме того, законодательство о порядке ведения и хранения трудовых книжек прямо не предусматривает возможности заверения записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати нанимателя, т.е. основной печати организации. В связи с этим сторонники такого подхода рекомендуют изготовить несколько печатей организации (по количеству обособленных структурных подразделений) для использования в обособленных подразделениях. При этом круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть определен приказом руководителя организации.

Исходя из судебной практики, сложившейся на сегодняшний день, печать обособленного подразделения признается наравне с печатью организации. Кроме того, ее наличие позволяет руководителю обособленного подразделения делегировать часть своих полномочий другим работникам подразделения посредством выдачи доверенности за своей подписью, заверенной печатью подразделения (без необходимости нотариального заверения такого делегирования по правилам передоверия).

Пример положения о филиале

О филиале ООО «Версаль»

в г.Витебске

1. Общие положения

1.1. Витебский филиал общества с ограниченной ответственностью «Версаль» (далее - Общество), в дальнейшем именуемый Филиал, создан на основании решения общего собрания участников Общества (протокол от 12.12.2011 № 2).

1.2. Филиал является обособленным подразделением Общества, осуществляющим все его функции.

Филиал не является юридическим лицом.

1.3. Полное наименование филиала на русском языке: Витебский филиал общества с ограниченной ответственностью «Версаль».

Сокращенное наименование филиала на русском языке: Витебский филиал ООО «Версаль».

Полное наименование филиала на белорусском языке: Вiцебскi фiлiял таварыства з абмежаванай адказнасцю «Версаль».

Сокращенное наименование филиала на белорусском языке: Вiцебскi фiлiял ТАА «Версаль».

1.4. Местонахождение филиала: г.Витебск, ул.Ленина, д.10, оф.15.

1.5. Филиал создан на неопределенный срок.

1.6. Филиал действует в соответствии с Гражданским кодексом РБ, Налоговым кодексом РБ, Законом РБ от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах», иным действующим законодательством Республики Беларусь, а также Уставом общества, настоящим Положением и решениями общего собрания участников Общества, приказами, распоряжениями директора, принятыми в пределах их компетенции.

1.7. Представительство в гражданских, трудовых и иных правоотношениях Филиал осуществляет от имени Общества. Филиал не вправе осуществлять представительство во всех видах правоотношений, в которых он участвует, от своего имени.

1.8. Филиал имеет бухгалтерский баланс, который является составной частью баланса Общества. В установленном порядке представляет статистическую и иную отчетность.

1.9. Филиал наделяется Обществом имуществом, которое учитывается как на его балансе, так и на балансе Общества. Филиал пользуется и распоряжается этим имуществом в пределах, определенных настоящим Положением и решениями Общества.

1.10. Филиал имеет печать и штампы, содержащие его наименование и полное наименование Общества. Филиал вправе иметь бланки, содержащие его наименование и полное наименование Общества.

2. Цели и виды деятельности

2.1. Филиал создан в целях производства продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также извлечения прибыли.

2.2. Филиал осуществляет следующие виды деятельности:

___________________________________________________________________________.

3. Финансово-хозяйственная деятельность Филиала

3.1. Для выполнения своих задач и задач Общества Филиал осуществляет финансово-хозяйственную деятельность в пределах и на условиях, определенных Обществом.

3.2. Производственная деятельность Филиала планируется и учитывается в составе Общества.

3.3. Общество предоставляет Филиалу оперативную самостоятельность в процессе выполнения закрепленных за ним функций.

3.4. Филиал не вправе без согласия Общества продавать и передавать другим лицам, обменивать, сдавать в аренду, предоставлять бесплатно во временное пользование либо взаймы закрепленные за ним здания, сооружения, оборудование, транспортные средства, инвентарь, сырье и другие материальные ценности, а также списывать их с баланса, если иное не предусмотрено решениями директора либо общим собранием участников Общества.

Филиал осуществляет распоряжение имуществом и средствами, получаемыми им в результате собственной хозяйственной деятельности, в соответствии с решениями Общества.

3.5. Филиал вправе заключать хозяйственные договоры, ответственность за которые несет Общество.

3.6. Филиал несет материальную ответственность перед Обществом за нанесенный ущерб.

3.7. Филиал реализует свою продукцию, работы, услуги, отходы производства по ценам и тарифам, установленным Обществом.

3.8. Филиал осуществляет все виды хозяйственной деятельности, направленной на решение уставных задач Филиала и Общества в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь, а также законодательствами других стран, на территории которых Филиал осуществляет свою деятельность.

3.9. Итоги деятельности Филиала отражаются в балансе, в отчете о прибылях и убытках, а также годовом отчете Общества.

3.10. Финансовый год Филиала совпадает с финансовым годом Общества.

4. Полномочия органов управления Общества по управлению Филиалом и контролю за его деятельностью

4.1. Органом, уполномоченным в соответствии с учредительными документами определять принципы, цели деятельности и иные вопросы, связанные с деятельностью Филиала, является общее собрание участников Общества. В компетенцию общего собрания участников Общества входит:

- определение основных направлений деятельности филиала, утверждение планов и отчетов об их выполнении;

- внесение изменений и дополнений в настоящее Положение;

- установление размера, формы и порядка наделения Филиала материальными средствами;

- утверждение годовых отчетов по результатам деятельности Филиала, определение порядка распределения прибыли и порядка покрытия убытков;

- принятие решений о прекращении деятельности Филиала, назначение ликвидационной комиссии, утверждение ликвидационного баланса.

4.2. Директор Общества руководит деятельностью Филиала и контролирует ее соответствие законодательству, целям его создания, Уставу Общества, настоящему Положению.

4.3. Директор Общества назначает на должность директора Филиала и освобождает его от должности (увольняет) в соответствии с действующим законодательством, Уставом Общества, настоящим Положением.

4.4. Общество в лице его директора вправе изъять у Филиала излишнее, не используемое по назначению имущество.

4.5. Финансово-хозяйственная деятельность Филиала проверяется ревизионной комиссией Общества по итогам финансового года, а также в любое другое время по решению органов управления или ревизионной комиссии (ревизора) Общества.

4.6. Внеплановые проверки (ревизии) деятельности Филиала в целом или его отдельных подразделений со стороны функциональных отделов Общества могут иметь место только с согласия директора Общества или должностного лица, уполномоченного давать соответствующие разрешения.

5. Управление Филиалом

5.1. Управление Филиалом осуществляется директором Филиала, который действует на основании доверенности, выдаваемой директором Общества, трудового договора и приказа о назначении директора Филиала. Приказ о назначении директора Филиала издает директор Общества.

5.2. Директор Филиала:

- действует от имени Общества по доверенности;

- осуществляет оперативное руководство деятельностью Филиала в соответствии с утвержденными Обществом планами;

- представляет интересы Филиала во всех организациях;

- распоряжается средствами Филиала в пределах предоставленных ему прав, совершает сделки;

- в установленном порядке организует ведение и представление бухгалтерской и статистической отчетности;

- открывает расчетные и иные счета в банках для хранения средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций;

- разрабатывает и проводит кадровую политику. Организует подготовку, переподготовку и повышение квалификации кадров;

- в пределах имеющихся полномочий издает приказы и указания, обязательные для всех работников Филиала;

- принимает на работу и увольняет с работы работников Филиала в соответствии со штатным расписанием, применяет к ним меры поощрения и налагает на них взыскания в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка и действующим трудовым законодательством Республики Беларусь;

- в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом РБ, заключает с работниками Филиала коллективный договор (в случае, если на работников Филиала не распространяется действие коллективного договора, заключенного Обществом);

- по своему усмотрению делегирует установленные настоящим Положением полномочия своим заместителям, руководителям подразделений;

- представляет интересы Общества в судах общей юрисдикции, хозяйственных, третейских и арбитражных судах;

- совершает иные действия, необходимые для достижения целей и задач Филиала. Приказы и распоряжения директора Филиала в пределах его полномочий обязательны для исполнения всеми работниками Филиала.

6. Контроль финансово-хозяйственной деятельности Филиала

6.1. Проверка финансово-хозяйственной и правовой деятельности Филиала осуществляется ревизионной комиссией Общества, аудиторскими службами, назначенными или привлекаемыми Обществом в случае необходимости.

6.2. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью Филиала может осуществляться аудиторами (аудиторскими организациями на основании заключенных с ними договоров).

6.3. Члены ревизионной комиссии Общества и аудиторы вправе требовать от должностных лиц Филиала представления им всех необходимых материалов, бухгалтерских или иных документов и личных объяснений.

6.4. Члены ревизионной комиссии Общества и аудиторы адресуют результаты проведенных ими проверок общему собранию участников Общества.

6.5. Ревизионная комиссия Общества и аудиторы составляют заключение по годовым отчетам Филиала.

7. Бухгалтерский учет и отчетность

7.1. Филиал учитывает результаты своей деятельности, ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в порядке, установленном действующим законодательством Республики Беларусь.

7.2. Главный бухгалтер Филиала несет ответственность и пользуется правами, установленными законодательством для главных бухгалтеров организаций. Главный бухгалтер Филиала подчиняется директору Филиала.

8. Регулирование трудовых отношений Филиала с работниками

8.1. Отношения работников Филиала, возникшие на основе трудового договора, регулируются трудовым законодательством и Положением о персонале филиала, утверждаемым директором Филиала.

8.2. Структуру Филиала утверждает директор Общества. Штатное расписание Филиала утверждается приказом директора Филиала по согласованию с директором Общества.

8.3. Директор Филиала является уполномоченным должностным лицом Общества как нанимателя в отношениях с работниками.

Директор Филиала разрабатывает Положение о персонале, где в соответствии с трудовым законодательством предусматривается порядок найма и увольнения работников, формы и системы оплаты труда, распорядок рабочего дня, сменность работы, порядок предоставления выходных дней и отпусков и другие вопросы. Условия оплаты труда, продолжительность ежегодных отпусков, меры социальной защиты работников не должны быть хуже условий, предусмотренных трудовым законодательством.

8.4. Ведение и хранение трудовых книжек сотрудников Филиала осуществляются на территории Филиала. Лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек, назначается приказом директора Филиала. Трудовые книжки работников в соответствии с Уставом Общества заверяются печатью Филиала.

9. Прекращение деятельности Филиала

9.1. Деятельность Филиала прекращается:

- по решению общего собрания участников Общества;

- в случае ликвидации Общества.

9.2. Прекращение деятельности Филиала происходит путем его ликвидации.

9.3. Ликвидация Филиала производится назначенной Обществом ликвидационной комиссией.

С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами Филиала. Ликвидационная комиссия оценивает наличное имущество Филиала, выявляет его дебиторов и кредиторов и рассчитывается с ними, принимает меры к оплате долгов Филиала третьим лицам, а также составляет ликвидационный баланс и представляет его Обществу.

Ликвидационная комиссия несет имущественную ответственность за ущерб, причиненный Обществу, а также третьим лицам, в соответствии с законодательством.

9.4. При прекращении деятельности Филиала увольняемым работникам гарантируется соблюдение их прав и интересов в соответствии с законодательством.

9.5. Порядок удовлетворения претензий кредиторов в случае прекращения деятельности Филиала определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

9.6. При прекращении деятельности Филиала имущество Филиала, оставшееся после расчетов Общества с кредиторами, возвращается Обществу.

9.7. В случае недостатка имущества Филиала для расчетов с кредиторами Общество обязуется удовлетворить претензии кредиторов.

<…>

Шаг 5. Регистрация изменений в Уставе организации (в связи с созданием обособленного структурного подразделения) и уведомление соответствующих государственных органов и организаций.

Шаг 6. Внесение изменений в штатное расписание организации, в котором определяются количество штатных единиц сотрудников филиала (представительства), а также их должностные оклады, или утверждение для него отдельного штатного расписания (при децентрализованном варианте кадрового делопроизводства (шаг 12)).

Шаг 7. Назначение руководителя филиала или представительства (заключение трудового договора с руководителем филиала и издание приказа о назначении его на эту должность).

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности (п.3 ст.51 ГК).

Шаг 8. Выбор наименования должности руководителя обособленного структурного подразделения с учетом квалификационных требований к такой должности.

Наименования должностей, профессий, специальностей должны соответствовать квалификационным справочникам, утвержденным в установленном порядке (п.3 части второй ст.19 Трудового кодекса РБ, далее - ТК).

Шаг 9. Определение индивидуального круга полномочий руководителя филиала.

Следует выбрать лицо, уполномоченное на прием и увольнение работников филиала (представительства). Как правило, это:

- руководитель юридического лица - по умолчанию;

- руководитель филиала (представительства) - при условии передачи (делегировании) соответствующих полномочий руководителем юридического лица.

Чтобы руководитель филиала имел право сам принимать и увольнять работников, ему надо специально получить эти полномочия, иначе некоторые его действия могут быть признаны недействительными. Для этого лучше всего такую передачу закрепить в нескольких документах: трудовом договоре с руководителем филиала, доверенности, положении о филиале.

Шаг 10. Оформление передачи полномочий по кадровым вопросам руководителю филиала (представительства) в трудовом договоре руководителя филиала.

Шаг 11. Разработка и оформление доверенности руководителю обособленного структурного подразделения.

Основным документом, определяющим объем полномочий руководителя обособленного структурного подразделения, является доверенность. Полномочия руководителя филиала должны быть удостоверены доверенностью и не могут основываться лишь на указаниях, содержащихся в учредительных документах юридического лица, положении о филиале (п.3 ст.51 ГК, п.11 постановления Пленума ВХС РБ от 16.12.1999 № 16 «О применении норм Гражданского кодекса Республики Беларусь, регулирующих заключение, изменение и расторжение договоров»).

В большинстве случаев не требуется заверять доверенность у нотариуса. Однако в 2 ситуациях доверенность требует нотариального заверения:

- если доверенность выдается на совершение сделок, требующих нотариального удостоверения (п.2 ст.186 ГК);

- при передоверии кому-то своих полномочий (п.2 ст.188 ГК).

Этап 2. Создание правовых и организационных условий для приема на работу в обособленное структурное подразделение

Шаг 12. При необходимости разработка и утверждение локальных нормативных правовых актов для филиала (представительства).

Кроме наличия положения об обособленном подразделении (например, положения о филиале), копий учредительных документов организации и ее локальных нормативных правовых актов (далее - ЛНПА) (Правил внутреннего трудового распорядка, инструкций по охране труда, по кадровому делопроизводству, положения по оплате труда и т.п.) для обособленных подразделений могут быть разработаны отдельные ЛНПА, утвержденные руководителем обособленного подразделения (если ему предоставлены такие полномочия).

1. Штатное расписание.

На практике достаточно часто возникает вопрос: может ли обособленное подразделение иметь свое штатное расписание? Законодательством данный вопрос не урегулирован. Напомним, что штатное расписание - это ЛНПА (ст.194 ТК), который отражает структуру организации, содержит перечень структурных подразделений (в т.ч. обособленных), наименований должностей, сведения о количестве штатных единиц, размерах должностных окладов.

С одной стороны, поскольку штатным расписанием оформляются структура и штатный состав всей организации, а обособленное подразделение является ее структурным подразделением, штатное расписание должно быть одно на всю организацию и утверждаться руководителем организации.

С другой стороны, обособленные подразделения могут осуществлять все или часть функций юридического лица, и, если руководителю обособленного подразделения будет предоставлено право утверждения штатного расписания обособленного подразделения, противоречить законодательству это не будет.

Так как в обособленном подразделении могут быть другие структурные подразделения (например, кадровая служба, бухгалтерия и т.п.), при составлении штатного расписания рекомендуется название обособленного подразделения писать в графе «Наименование организации» после названия организации согласно учредительным документам, например, «ООО «Версаль», Витебский филиал».

Процедуру утверждения, согласования и передачи копии или выписки из штатного расписания в головную организацию лучше прописать в ЛНПА и положении об обособленном подразделении.

СОГЛАСОВАНО

Директор ООО «Версаль»

Подпись И.Г.Федоров

12.12.2011 

__________________

* Единая тарифная сетка работников Республики Беларусь.

** Декрет Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины».

2. Коллективный договор.

С работниками филиала может быть заключен отдельный коллективный договор по вопросам, относящимся к компетенции филиала (часть вторая ст.361 ТК).

Шаг 13. При необходимости назначение ответственных лиц за решение отдельных кадровых вопросов.

Обязанности работников, ответственных за ведение кадрового делопроизводства (его отдельных участков), должны быть закреплены в соответствующих приказах, например: о ведении воинского учета, ведении, хранении и выдаче трудовых книжек, ведении журнала учета работников, выбывающих в командировки, ведении персонифицированного учета, проведении инструктажа по охране труда и др.

Обратите внимание!

В связи с возможной сменой работников, ответственных за решение отдельных кадровых вопросов (увольнение, выход на пенсию и т.п.), а также их временным отсутствием (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и др.) в приказе о назначении ответственного работника целесообразнее ограничиться только названием должности, не указывая фамилию работника.

Шаг 14. Назначение лица, ответственного за ведение трудовых книжек в обособленном структурном подразделении.

Наниматель несет ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек (подп.1.10 п.1 постановления Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников»). Нанимателем может быть назначено уполномоченное должностное лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек, в т.ч. и в обособленном структурном подразделении.

При децентрализованном кадровом делопроизводстве необходимо назначить лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек, иначе трудовые книжки работников придется хранить в головном офисе организации, что может быть очень неудобно. Если никому не была передана обязанность по ведению и хранению трудовых книжек, то все они должны храниться в головном офисе. В случае увольнения работника трудовая книжка выдается ему либо по месту нахождения головного офиса, либо пересылается по почте (по его письменному заявлению).

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

Витебский филиал

(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

12.12.2011 № 36

г.Витебск

О назначении ответственного

за ведение трудовых книжек

НАЗНАЧИТЬ:

1. КОСТЮКОВУ Ирину Ивановну, специалиста по кадрам, ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников Витебского филиала ООО «Версаль».

2. САВЧЕНКО Елену Эдуардовну, секретаря-референта, ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников Витебского филиала ООО «Версаль» в периоды отсутствия Костюковой И.И. с доплатой в размере 15 % от тарифного оклада специалиста по кадрам.

Шаг 15. Назначение лица, ответственного за ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки.

Согласно п.2 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35, приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение журнала регистрации (журнала учета работников, выбывающих в командировки по форме согласно приложению 3 к указанной Инструкции). Как правило, такому работнику также поручается работа по заполнению командировочных удостоверений.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 9 июня 2013 г. Инструкция № 35 на основании постановления Минфина РБ от 04.02.2013 № 4 изложена в новой редакции.

Шаг 16. Закрепление обязанности по ведению журнала учета работников, выбывающих в командировки, в трудовом договоре или должностной инструкции.

Желательно, чтобы до возложения обязанности по ведению журнала учета работников, выбывающих в командировки, она была закреплена в трудовом договоре и (или) должностной инструкции такого работника, так как в соответствии со ст.20 ТК наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами. В ином случае это можно квалифицировать как изменение существенных условий труда с необходимостью соблюдения требований, предусмотренных ст.32 ТК.

Этап 3. Прием на работы остальных работников (кроме руководителя обособленного структурного подразделения): особенности оформления

Обратите внимание!

Несмотря на возможную передачу полномочий по кадровым вопросам руководителю обособленного подразделения нанимателем для работников обособленного подразделения по прежнему является юридическое лицо, создавшее обособленное подразделение, а руководитель будет его представителем. Поэтому в трудовых договорах (контрактах) с работниками обособленного подразделения в качестве нанимателя указывается юридическое лицо, а не обособленное подразделение.

Приказы об отпусках, поощрениях, награждениях будет издавать руководитель обособленного подразделения, заявление и приказ об увольнении также будет подписывать он. А вот в трудовой книжке в обязательном порядке будет указано наименование юридического лица, открывшего обособленное подразделение.

Шаг 17. Указание в преамбуле разработанного для обособленного структурного подразделения трудового договора сведений об уполномоченном должностном лице, имеющем право заключать и подписывать трудовые договоры, и в условии о месте работы - об обособленном структурном подразделении.

1. Преамбула трудового договора (сведения о сторонах трудового договора).

Трудовой договор в качестве обязательных сведений должен содержать данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор (п.1 части второй ст.19 ТК). Под данными о нанимателе и работнике, кроме прочих, понимаются: для нанимателя - наименование юридического лица (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя); для работника - фамилия, имя, отчество.

При приеме работников в филиал с ними заключаются трудовые договоры, которые со стороны нанимателя в случае делегирования такого права подписывает руководитель филиала.

В такой ситуации не стоит путать: в качестве нанимателя в данном случае будет выступать не филиал, а сама организация в лице руководителя филиала. В преамбуле трудового договора следует писать, например: «Общество с ограниченной ответственностью «Версаль» в лице директора Витебского филиала ООО «Версаль» Федорова Игоря Георгиевича, действующего на основании доверенности № __ от ________, именуемое в дальнейшем «Наниматель».

2. Условие о месте работы.

Согласно п.2 части второй ст.19 ТК в качестве обязательных сведений, которые должны содержаться в трудовом договоре, вносится место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу. Иначе говоря, в трудовом договоре с работником филиала обязательно указывается, что он принимается на работу в такой-то филиал (представительство).

Отметим, что в реквизитах трудового договора указываются реквизиты юридического лица.

Фрагмент трудового договора с работником обособленного структурного подразделения

Трудовой договор № 21

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль», именуемое в дальнейшем Наниматель, в лице директора Витебского филиала Савченко Андрея Сергеевича, действующего на основании Положения о Витебском филиале и доверенности на руководителя Витебского филиала от 01.12.2011, с одной стороны и гражданин Козловский Дмитрий Викторович, именуемый в дальнейшем Работник, с другой стороны заключили договор о нижеследующем:

<…>

1.2. Работа по данному трудовому договору является для Работника основной.

1.3. Местом работы Работника является Витебский филиал Нанимателя, расположенный по адресу: г.Витебск, ул.Ленина, д.10, оф.15.

<…>

Шаг 18. Внесение записей о приеме в трудовые книжки работников филиала.

В трудовые книжки работников филиала записи должны вноситься с указанием полного наименования структурного подразделения, предусматривающего определение его места в организационной структуре организации в целом.

Обращаем внимание, что если от имени нанимателя трудовой договор заключает руководитель филиала на основании доверенности, выданной руководителем компании, то записи в трудовых книжках будут заверяться печатью филиала (представительства).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений (п.12 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40).

16.01.2012 г.

Владимир Долгов, юрист