Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ. РЕКВИЗИТЫ И ИХ СОСТАВ. ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

Независимо от способа ведения делопроизводства в организации, традиционного или электронного, существуют единые требования и правила оформления документов.

Требования

Требования по оформлению реквизитов содержат:

• государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41;

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

Состав реквизитов и их расположение

Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами (адресат, дата, текст, подпись).

Для оформления организационно-распорядительных документов СТБ 6.38-2004 устанавливает следующий состав реквизитов:

1 - Государственный герб Республики Беларусь;

2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 - код организации: код ОКОГУ по общегосударственному классификатору Республики Беларусь (ОКРБ) 004-2001 «Органы государственной власти и управления» для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по общегосударственному классификатору Республики Беларусь (ОКРБ) 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» для других организаций.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2015 г. введен в действие новый общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утвержденный постановлением Госстандарта РБ от 30.12.2014 № 60;

4 - код документа по общегосударственному классификатору Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 «Унифицированные документы»;

5 - наименование вышестоящей организации;

6 - наименование организации;

7 - наименование структурного подразделения;

8 - почтовый адрес отправителя;

9 - коммуникационные и коммерческие данные;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - регистрационный индекс;

13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф приложения;

25 - гриф согласования;

26 - визы;

27 - печать;

28 - отметка об исполнителе;

29 - отметка о заверении копии;

30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

Схема

Расположение основных реквизитов документа и их размеры (в положениях табулятора, пт)

Реквизит «Название вида документа» - один из обязательных реквизитов любого документа, кроме письма. Указание вида документа дает первое общее представление о документе, его целевом назначении, формуляре, юридическом значении и характере изложения информации.

Реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Адресат», «Резолюция», «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные», «Почтовый адрес отправителя» показывают положение документа как в географическом, так и иерархическом пространстве.

Так, при помощи реквизита «Наименование вышестоящей организации» можно определить, в какой сфере деятельности создан документ, а реквизит «Регистрационный индекс» - дело, в которое документ будет подшит после того, как аппарат управления примет по нему соответствующее решение. К этой же группе реквизитов следует отнести реквизиты «Государственный герб Республики Беларусь», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», которые наглядно характеризуют организацию, из которой документ исходит.

Обратите внимание! Реквизит «Наименование организации» обозначает автора документа и записывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Реквизит «Дата» показывает момент создания документа. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты: «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Виза», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др., т.е. те, которые придают документу необходимую юридическую силу.

Реквизиты «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Резолюция», «Текст», «Коды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты «Отметка о заверении копии», «Подпись», «Печать», «Гриф утверждения» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, отметка о наличии приложения свидетельствует, что:

• данный отдельно взятый документ еще не содержит всей необходимой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами;

• данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов.

Формуляр-образец

Совокупность реквизитов, определенное расположение их в документе составляют формуляр документа.

Формуляр документа - это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа - это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, ее отдельного вида.

Каждому реквизиту отводится на документе свое место.

При подготовке конкретных документов применяется не весь набор реквизитов, закрепленных в СТБ 6.38-2004. Каждому виду документа соответствует оптимальное количество необходимых реквизитов.

Для каждого вида документов характерен свой набор реквизитов.

В делопроизводстве выделяют индивидуальный и типовой формуляры.

Типовой формуляр - это формуляр, характерный для конкретного вида документов.

Индивидуальный формуляр - формуляр конкретного документа (акт, приказ по основной деятельности и т.д.).

Обратите внимание! При оформлении документов встречаются реквизиты, которые не могут быть одновременно в одном документе, их называют взаимоисключающими. Например: «Адресат» и «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные» и «Название вида документа» и др. При оформлении конкретных документов следует использовать только один из них.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные.

Постоянный реквизит - это реквизит, который наносится при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа (эмблема, наименование организации, название вида документа и др.).

Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа (адресат, виза, текст, дата и др.).

Например, постоянные реквизиты, наносимые на бланк для писем: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации по ОКОГУ или ОКЮЛП, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные.

Обратите внимание! При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, закрепленных в СТБ 6.38-2004 и отраженных в схеме расположения реквизитов. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов.

Ниже приведен пример документа (служебное письмо) с указанием номеров реквизитов.

Anik
Закрытае акцыянернае таварыства «Anik»		Закрытое акционерное общество «Anik»
вул.Крапоткiна, 52 220002, г.Мiнск		ул.Кропоткина, 52 220002, г.Минск
тэл. (017) 222 32 02 факс (017) 222 32 01		тел. (017) 222 32 02 факс (017) 222 32 01
Р.р. 3041202580037 у гордырэкцыi Белбiзнесбанка г.Мiнска, код 764		Р.с. 3041202580037 в гордирекции Белбизнесбанка г.Минска, код 764

	06.02.2014		№ 4-15/27		Директору ОАО «Макс-Конти» Рудько М.А. ул.Макаенка, 48 220083, г.Минск
	На № _________		ад ________

	Об участии в семинаре «Современный офис»
	Уважаемый Олег Александрович! Приглашаем Вас принять участие в работе семинара «Современный офис», который состоится 05.03.2014 в национальном выставочном центре «БелЭкспо» по адресу: ул.Я.Купалы, 27. Начало семинара в 11:00, предполагаемая продолжительность - 4 часа. В программе семинара - рассмотрение вопросов автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронных архивов предприятий и организаций. Просим Вас подтвердить участие в семинаре до 24.02.2014. Заявку необходимо выслать по факсу (017) 222 32 01.
	Приложение: Программа семинара «Современный офис» на 1 л. в 1 экз.

	Директор	Подпись	А.П.Попова
	2 Крук 222 23 14 ОВ 06.02.2014 С:\Мои документы\Письма

06.03.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»