Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА: ОФОРМЛЯЕМ ПРАВИЛЬНО

Понятие объяснительной записки, ее виды

Объяснительная записка является справочно-информационным документом, поэтому при ее составлении необходимо руководствоваться:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - СТБ 6.38-2004).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41 (далее - Методические указания);

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4;

• Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

Определение «объяснительная записка» в нормативных актах Республики Беларусь отсутствует, однако в ст.199 и 408 Трудового кодекса Республики Беларусь присутствуют нормы, обязывающие нанимателя затребовать письменные объяснения работника.

Так, данный документ составляется как по трудовым правоотношениям:

• нарушение трудовой дисциплины;

• неисполнение трудовых обязанностей;

• причинение материального ущерба нанимателю;

• хищение имущества нанимателя и т.п.,

так и по производственным вопросам:

• по указанию руководителя организации, структурного подразделения или вышестоящего учреждения (организации);

• по инициативе структурного подразделения, конкретного работника или организации.

Таким образом, объяснительные записки, направляемые за пределы организации, называются внешними, а составляемые внутри организации - внутренними.

Оформление объяснительной записки

Справочно-информационные внутренние документы могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2004 (п.18 Методических указаний).

Оформление объяснительных записок должно соответствовать установленным требованиям. В зависимости от того, является ли документ внутренним или внешним, существуют особенности в их оформлении.

Объяснительная записка адресуется руководителю, который ее потребовал. Она может иметь приложения. Подписывается объяснительная записка составителем.

Справочно Унифицированную форму объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины можно найти здесь.

Реквизиты объяснительной записки

В состав типового формуляра внешней объяснительной записки входят следующие реквизиты:

• наименование автора документа (организации, также может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит);

• название вида документа (ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА);

• дата;

• регистрационный индекс;

• место составления;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Регистрируются внешние объяснительные записки на общих основаниях в журнале регистрации исходящих документов.

Справочно В программе можно найти: • примерную форму журнала регистрации исходящих и внутренних документов; • форму журнала регистрации исходящих документов в электронном виде.

Название вида документа (ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА) оформляется ниже наименования предприятия (организации), наименования структурного подразделения прописными буквами.

Дата оформляется цифровым способом (19.03.2014) от границы левого поля ниже названия вида документа и является датой его подписания и отправки. Дата проставляется лицом, подписывающим документ.

Регистрационный индекс помещается справа от даты на одной строке с ней от второго положения табулятора и представляет собой простой порядковый номер (№ 25). Иногда он может включать в себя индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре дел и порядковый докладной записки (№ 09-14/25).

Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании автора и формулируется в соответствии с установленными требованиями.

Адресование вышестоящей организации или структурному подразделению оформляется в именительном падеже.

Адресование первому руководителю (иногда и его заместителям) формулируется в дательном падеже (кому?), причем в наименование должности включается полное наименование организации-адресата, а перед фамилией может указываться сокращенная форма от принятого, но пока не ставшего нормой вежливого обращения «господину», «госпоже».

Пример Председателю Белорусской торгово-промышленной палаты Г-ну Мятликову М.М.

Заголовок кратко отражает содержание документа, отвечает на вопрос «О чем?», начинается отглагольным существительным с предлогом «О» и обычно не превышает пяти строк. Его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля - при оформлении на компьютере).

Структура текста объяснительной записки зависит от цели ее создания.

Текст может быть представлен в виде сплошного связного текста, а также в форме таблицы или сочетания этих форм в соответствии с установленными требованиями.

Текст объяснительной записки состоит, как правило, из двух частей:

• первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

• вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты, а также неопровержимые доказательства. Текст документа составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям.

Объяснительные записки делятся на две группы:

1-я группа - это документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Такого рода объяснительные записки прилагают к некоторым документам, например к отчетам, актам, сметам. Их назначение в этом случае - дать пояснение каким-либо фактам в указанных документах. Оформляются на общем бланке учреждений.

2-я группа - это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения работников.

Подпись оформляется через 1,5 интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи.

Внешнюю объяснительную записку подписывает, как правило, руководитель организации, а в некоторых случаях - его заместители в пределах их компетенции.

В случае необходимости в формуляр внешней объяснительной записки включается реквизит «Отметка о наличии приложений», который располагается от границы левого поля ниже текста. Если приложения полностью названы в тексте, то форма отметки может быть следующая:

Пример Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если документы-приложения не названы в тексте, то в отметке необходимо перечислить их названия с указанием количества экземпляров.

Пример Приложение: 1. Договор о разработке научно-технической продукции от 19.02.2014 на 2 л. в 1 экз. 2. Акт сдачи-приемки научно-технической продукции по договору от 19.03.2014 № 2 на 1 л. в 3 экз.

Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается через 1 межстрочный интервал.

Пример внутренней объяснительной записки о невыплате заработной платы

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

23.09.2014 № 5

г.Брест

О невыплате заработной платы

22.09.2014 не выплачена зарплата работникам акционерного общества. Причина состоит в том, что работник бухгалтерии Иванова А.И. несвоевременно оформила необходимые документы. Отсутствие надлежащего контроля не позволило своевременно выявить этот факт. После принятия срочных мер заработная плата была выплачена сотрудникам акционерного общества 23.09.2014.

Бухгалтер Иванова А.И. предупреждена о недопустимости подобного отношения к порученным обязанностям. Приняты меры по усилению контроля за деятельностью работников бухгалтерии.

06.11.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу