Материал помещен в архив

ВОПРОС

Обязательно ли составлять внутреннюю опись для дела с должностными (рабочими) инструкциями?

ОТВЕТ

По усмотрению кадровой службы и архива организации.

К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, следственные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 13 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству) (часть первая п.180 Инструкции по делопроизводству).

Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, заголовки документов и номера листов, на которых расположен каждый документ. Во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, собственных имен, отчеств (если таковые имеются) конкретных работников. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером (часть вторая п.186 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, формулировка «дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела» может иметь широкое толкование, речь идет об оценочной категории.

Составление внутренней описи, например, для распорядительных документов по личному составу обязательно согласно части второй п.186 Инструкции по делопроизводству. В отношении иных документов (не перечисленных в частях первой, второй п.186 Инструкции по делопроизводству) необходимость составления внутренней описи решается (в зависимости от документов) кадровой службой, службой ДОУ и другими и архивом организации.

Таким образом, внутреннюю опись не запрещается составлять на любые категории документов для ускорения поиска необходимых документов и информации.

С должностными (рабочими) инструкциями возможны следующие варианты:

1) при небольшом количестве документов в деле составление внутренней описи нецелесообразно, потому что если документов немного, найти нужные будет несложно;

2) при большом количестве документов в деле составление внутренней описи целесообразно, поскольку это обеспечивает оперативный поиск.

Категории «небольшое количество документов в деле» и «большое количество документов в деле» являются оценочными и условными.

Окончательное решение о необходимости составления внутренней описи для дел с должностными (рабочими) инструкциями принимает кадровая служба совместно с архивом организации.

Перечень категорий дел, к которым составляются внутренние описи, целесообразно закрепить в ЛПА организации (инструкции по делопроизводству).

См. пример внутренней описи документов дела с должностными (рабочими) инструкциями.

29.04.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 по февраль 2021 года