Материал помещен в архив

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Передаем документы в государственный архив на постоянное хранение

В государственный архив на постоянное хранение документы передаются в переплетенном виде. Документы подшиваются в твердую обложку на 4 прокола.

Корешок переплетенного дела не должен превышать 4 см.

После проведения переплетных работ все дела необходимо оформить в соответствии с требованиями нормативных документов по архивному делу. Процесс оформления дел включает следующие виды работ:

1) нумерация листов в деле;

2) составление листа-заверителя;

3) составление внутренней описи дела (при необходимости);

4) оформление обложки дела.

Нумерация листов дела

Все листы во всех делах с документами постоянного хранения и по личному составу нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу листа.

Не допускается использование для нумерации листов чернил и цветных карандашей. Внутренняя опись дела нумеруется отдельно от документов.

Лист-заверитель не нумеруется.

Нумерация листов валовая с первого до последнего листа дела, обозначается арабскими цифрами.

Каждый новый том начинается с листа № 1, но ни в коем случае не продолжает нумерацию предыдущего тома.

Если при нумерации листов дела произошла ошибка, был пропущен лист или несколько листов, тогда пропущенному листу или листам присваивается литерный номер или литерные номера. Например, если после листа с номером 125 пропущено 2 листа, в таком случае пропущенным листам присваиваются литерные номера 125а, 125б. Если пропущен номер, например пронумерованы листы 1, 2, 28, 29, то это отражается в итоговой записи в листе-заверителе. Однако если при нумерации листов в деле было допущено много ошибок, то нужно заново пронумеровать листы. При этом необязательно стирать предыдущую нумерацию, достаточно прежний номер перечеркнуть карандашом слева направо снизу вверх и рядом (ниже, выше) поставить правильный номер.

Особенностью нумерации лицевых счетов является то, что если расчетный листок приклеен к лицевому счету одним краем (верхним, левым, правым), нумеровать нужно отдельно каждый расчетный листок в правом верхнем углу. При этом сначала нумеруется лист лицевого счета, на котором указаны фамилия, имя, отчество, наименование должности, табельный номер, дата приема на работу и другие сведения о работнике, а далее по валовому принципу нумеруются все расчетные листки по заработной плате работника.

На практике встречается ситуация, когда для ускорения процесса нумеруется только лицевой счет, а расчетные листки не нумеруются. Это довольно распространенная ошибка. При подготовке документов к передаче в государственный архив необходимо будет ошибку исправить и правильно перенумеровать листы дела.

Только в случае, если расчетные листки наклеиваются на лист формата А4 или другого формата наглухо, тогда нумеруется только сам лист, а расчетные листки не нумеруются. Если расчетные ведомости по формату больше листа А4 и при формировании дела ведомости складывались, тогда при нумерации нужно все сложенные листы раскрыть и поставить номер листа в правом верхнем углу разложенного листа.

В случае если личные дела каждого уволенного работника подшиты отдельно, каждое дело нумеруется самостоятельно.

Если личные дела уволенных работников сброшюрованы в тома по году увольнения, тогда нумеруются все документы этого тома, кроме чистых листов, валовым порядком.

Принцип нумерации одинаков для всех личных дел независимо от способа формирования дела.

Если в деле встречается сложенный лист, тогда он разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист.

Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конверта: вначале нумеруется конверт, а потом очередным номером каждое вложение в конверте.

Если в качестве вложения помещены фотографии, то они нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Составление листа-заверителя дела

После нумерации листов дел заполняется лист-заверитель.

Основное предназначение листа-заверителя заключается в фиксации количества листов в деле, особенностей нумерации и количества листов внутренней описи (при ее наличии).

В установленной нормативными документами форме листа-заверителя необходимо указать номер дела.

Номер дела - это индекс дела в соответствии со сводной номенклатурой дел организации. Например, лицевые счета имеют индекс по номенклатуре дел 05-21. Следовательно, составляя лист-заверитель, необходимо указать «Дело № 05-21» и далее номер тома: 1, 2, 3 и т.д., если за один год было сформировано более одного тома. Если дело состоит из одного тома, то его номер указывать не нужно.

Если в организации не было номенклатуры дел, тогда указываем реквизит «Дело № __________», но его не заполняем.

В листе-заверителе указывается цифрами и прописью фактическое количество листов, содержащихся в деле, например «234 (двести тридцать четыре) листа».

Если в деле имеются литерные номера, например 225а, 225б, а последний пронумерованный лист был за номером 243, тогда количество листов суммируется и в листе-заверителе указывается: «В деле подшито и пронумеровано 245 (двести сорок пять) листов», а в строке «в том числе: литерные номера:» перечисляются номера литерных листов, т.е. «в том числе литерные номера: 225а, 225б».

В случае если были пропущены не листы, а номер(а), тогда в листе-заверителе в графе «В деле подшито и пронумеровано _____________ листов» указывается не то количество, которое зафиксировано на последнем листе дела, а за вычетом пропущенного(ых) номера(ов). Например, последний лист дела при нумерации имел номер 218, но были пропущены номера 32, 33, 34, следовательно, для определения количества листов в деле из 218 вычитаем 3. В этом случае итоговая запись в листе-заверителе будет следующая:

«В деле подшито и пронумеровано 215 (двести пятнадцать) листов, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера: 32, 33, 34».

В листе-заверителе указывается количество листов внутренней описи при ее наличии цифрами и прописью. Внутренняя опись нумеруется отдельно от документов дела также черным графитным карандашом в правом верхнем углу.

В листе-заверителе и внутренней описи указывается наименование должности сотрудника, составившего их. При указании наименования должности не допускаются сокращения, нужно указать полное наименование должности, например «специалист 1 категории общего отдела» вместо «спец. 1 категории ОО», «спец. 1 кат. ОО» и т.п.

После наименования должности ставится подпись и дается ее расшифровка.

Обратите внимание! Расшифровка подписи включает инициалы и фамилию в именительном падеже и именно в такой последовательности. Например, нужно писать «Г.А.Масюкова», но нельзя писать «Г.Масюкова» или «Масюкова Г.А.», «Масюкова Г.».

Дата составления листа-заверителя и внутренней описи обозначается арабскими цифрами, например «28.06.2012». Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними нужно ставить нули, например «06.05.2012», недопустимо обозначать дату «6.5.2012».

Год обязательно указывается полностью: «2012». Нельзя обозначать дату, используя сокращения, например «03.06.12».

Самой распространенной ошибкой в обозначении даты является использование буквы «г.» после указания года. Нельзя писать «03.06.2012 г.». Буква «г.» применима только в том случае, если в дате месяц назван словом, например «30 июня 2012 г.». Однако при оформлении дел для передачи на государственное хранение словесное обозначение дат не применяется.

Таким образом, лист-заверитель в окончательном варианте будет иметь следующий вид:

Если дело пронумеровано без литерных или пропущенных листов, то в листе-заверителе эти реквизиты указываются, но не заполняются.

Примечание. Количество листов внутренней описи дела проставляется в листе-заверителе после составления внутренней описи. При отсутствии в деле внутренней описи в листе-заверителе этот реквизит указывается, но не заполняется.

Составление внутренней описи дела

Внутренняя опись составляется в делах с приказами руководителя организации по личному составу, личными карточками, лицевыми счетами по заработной плате работников, личными делами уволенных работников.

При составлении внутренней описи документов в делах с приказами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия: прием, увольнение и другое с указанием фамилий, имен, отчеств работников. Если в одном приказе содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером, например:

Итого 88 (восемьдесят восемь) листов документов.

Количество листов внутренней описи 3 (три).

При составлении внутренней описи в делах с лицевыми счетами по заработной плате заполняются графы 1, 4, 5.

В графе 4 «Заголовок дела» описи указываются фамилия, имя и отчество работника в именительном падеже.

Итого 109 (сто девять) листов документов.

Количество листов внутренней описи 1 (один).

При составлении внутренней описи документов в делах с личными карточками уволенных работников также заполняются графы 1, 4, 5. В графе 4 внутренней описи указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника в именительном падеже.

В случае если все личные дела уволенных работников брошюруются в тома по году увольнения, тогда кроме внутренних описей документов личных дел в каждом томе составляется дополнительно внутренняя опись личных дел, включенных в данный том. В графе 4 внутренней описи указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника аналогично внутренним описям дел с личными карточками и лицевыми счетами по заработной плате.

Оформление обложек дел постоянного хранения и по личному составу

После переплета дел, нумерации листов, составления внутренней описи и листа-заверителя оформляются обложки дел постоянного хранения и по личному составу. Оформление обложки возможно 2 способами:

1) напечатать при помощи компьютера на листе бумаги формата А4 все необходимые реквизиты и наклеить лист на обложку дела;

2) написать на обложке все необходимые реквизиты светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.

Независимо от способа оформления обложка дела должна иметь следующую форму и содержать необходимые реквизиты, предусмотренные нормативными документами.

В случае когда нет вышестоящей организации, нет структурных подразделений из-за небольшой штатной численности, тогда в верхней части обложки указывается только полное наименование организации.

Если организация за время своего существования переименовывалась, тогда на обложке указывается то наименование организации, которое она имела в период, за который были созданы содержащиеся в деле документы. Например, в период с 20 февраля 2003 г. по 10 июня 2005 г. организация имела наименование «Общество с ограниченной ответственностью «Белсиликон», после переименования с 11 июня 2005 г. по 9 июля 2010 г. организация называлась «Общество с ограниченной ответственностью «ОТС ПЛЮС», следовательно, на обложке дела, например, с приказами директора общества по основной деятельности за 2003-2004 гг. необходимо указать первое наименование организации, за 2005-2010 гг. - второе.

Обратите внимание! При написании на обложке дела наименования организации необходимо отступить от верхнего края не менее 3 см, так как в правом верхнем углу после передачи документов на государственное хранение работником архива будет проставлен шифр дела.

Номер дела - это индекс дела по сводной номенклатуре дел организации.

Если в организации не было номенклатуры дел, тогда реквизит обложки «Дело №» указывается, но не заполняется.

Заголовок дела, срок хранения дела также определяются номенклатурой дел. При отсутствии номенклатуры дел при составлении заголовков дел и определения сроков их хранения нужно использовать действующие перечни типовых документов.

На обложку выносится количество листов, указанное в листе-заверителе.

Реквизиты, указанные в левом нижнем углу (Ф. - фонд, Оп. - опись, Д. - дело), заполняются после передачи документов в архив.

Номер тома указывается на обложке только в том случае, если документы сформированы в двух и более томах. Если документы сформированы в одном томе, то реквизит «Том №» на обложке указывается, но не заполняется.

Реквизиты «Начато:», «Окончено:» еще называют крайними датами дела. Эти реквизиты заполняются в следующих делах:

• документы о создании и ликвидации организации;

• протоколы собраний учредителей (участников) и документы к ним;

• приказы руководителя организации по основной деятельности;

• приказы руководителя организации по личному составу;

• личные дела уволенных работников, если каждое дело подшито отдельно;

• журналы регистрации приказов руководителя организации по основной деятельности;

• журналы регистрации приказов руководителя организации по личному составу;

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В делах со штатными расписаниями, отчетами о финансово-хозяйственной деятельности (бухгалтерскими балансами), статистическими отчетами по основным направлениям деятельности, статистическими отчетами о численности, составе и профессиональном обучении кадров, личными карточками, лицевыми счетами, расчетными ведомостями по заработной плате, сброшюрованными личными делами уволенных работников дата создания документов указывается в заголовке дела, а крайние даты дела на обложку не выносятся.

Крайние даты дела обозначаются арабскими цифрами с соблюдением всех тех требований к обозначению дат, которые предъявляются к оформлению листа-заверителя и внутренней описи дела.

Обратите внимание! Если приказы сформированы в 2 и более томов, на обложке указываются номера томов, а в заголовке - номера приказов.

Обратите внимание! Если количество листов дела с протоколами и документами к ним превышает 250 листов, тогда формируются 2 тома, на обложку выносятся номер тома и номера протоколов.

Крайними датами дел с журналами регистрации приказов руководителя организации по основной деятельности и личному составу, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним являются первая и последняя по хронологии записи, сделанные работником при заполнении журналов (книг).

При оформлении обложек личных дел уволенных работников, если каждое личное дело сформировано и подшито отдельно, существует своя специфика. Заголовком дела являются фамилия, имя, отчество работника, указанные в именительном падеже, крайними датами дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника.

Обратите внимание! В делах с лицевыми счетами, личными карточками и сброшюрованными личными делами уволенных работников, сформированных в несколько томов, указываются не только номер тома, но и на какие буквы алфавита фамилий содержатся в том или ином томе документы.

При включении в одно дело личных карточек, лицевых счетов по заработной плате, личных дел за несколько календарных лет необходимо это зафиксировать на обложке дела в заголовке, например «Личные карточки работников, уволенных в 2005-2009 годах. Лицевые счета по заработной плате работников за 2006-2010 годы. Личные дела работников, уволенных в 1998-2002 годах». Если такие дела состоят из нескольких томов, тогда в заголовке указываем, на какие буквы алфавита фамилий работников включены в данный том документы.

Оформление обложек - это последний этап в оформлении дел ликвидируемой организации при подготовке их к передаче в архив (государственный, правопреемника, вышестоящей организации).

02.08.2012 г.

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь