Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ С ПРИКАЗАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу: понятие

Документы по личному составу - это документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (абзац 10 части первой ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться абз.15 ч.1 ст.2 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З.

Справочно Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (п.93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. из ч.1 п.93 Инструкции по делопроизводству слово «основных» исключено постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113.   Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности (п.94 Инструкции по делопроизводству).

Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее - ТК) предписывает оформлять трудовые отношения приказом (распоряжением) нанимателя. Так, в соответствии с частью четвертой ст.25 ТК после заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. К обязанностям нанимателя относится оформление изменений условий и прекращения трудового договора с работником приказом (распоряжением) (п.15 части первой ст.55 ТК). Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (при необходимости с выдачей командировочного удостоверения) (ст.93 ТК). Приказом (распоряжением) также оформляется привлечение к работе в выходной день (ст.145 ТК), предоставление отпусков (часть первая ст.152 ТК), дисциплинарное взыскание (часть пятая ст.199 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться п.15 части первой ст.55, ст.93 и 199 ТК с изменениями, внесенными Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. При организации труда работников наниматель обязан оформлять изменения условий и прекращение трудового договора с работником приказом (распоряжением) и объявлять его работнику под роспись.

Оформление дел с приказами по личному составу

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы в деле систематизируются по нумерационному принципу, то есть в порядке возрастания номеров.

Дела со сроком хранения 3 года после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.

Дела с приказами (распоряжениями) по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет, подлежат полному оформлению и передаче в архив организации.

Полное оформление дела предусматривает:

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов в деле (в правом верхнем углу черным графитным карандашом);

• составление внутренней описи документов дела (в случае необходимости);

• составление листа-заверителя дела;

• оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

• систематизацию документов дела (первым помещается документ с наименьшим регистрационным номером) и удаление металлических предметов (скоб, скрепок и др.) (п.183 Инструкции по делопроизводству).

Нумерация листов в деле

Внутренняя опись дела нумеруется отдельно от документов. Не допускается использовать чернила и цветные карандаши для нумерации листов. Лист-заверитель не нумеруется. Каждый новый том нумеруется с листа № 1, нельзя продолжать нумерацию предыдущего тома.

Пример Первый том с приказами по личному составу закончился на 124-м листе, следующий том начинают не с 125-го листа, а с 1-го.

Обратите внимание! Если при нумерации листов дела произошла ошибка, например пропущен лист или несколько листов, тогда пропущенному листу присваивают литерный номер: 19а, 57а, 108а, 108б. Если пропущен номер, например пронумерованы листы 1, 2, 3, 4, 5, 7 и т. д., это в дальнейшем отражается в листе-заверителе, то есть указывается, что пропущен номер 6. Заново дело нумеруется тогда, когда при нумерации допущено много ошибок. При этом старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа.

Внутренняя опись дел

Во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, имен, отчеств конкретных работников (часть вторая п.186 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. ч.2 п.186 Инструкции по делопроизводству дополнена предложением постановлением № 113: «Если в одном распорядительном документе по личному составу одно предписываемое действие распространяется на широкий круг работников, их фамилии, собственные имена, отчества (если таковые имеются) во внутренней описи допускается не указывать».

Справочно Форма внутренней описи документов дела - приложение 10 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерство юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 10 к Правилам № 143 исключено постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Пример Внутренняя опись документов дела № 08-03   № п/п Дата документа Индекс документа Название и (или) заголовок документа Номера листов дела Примечание 1 2 3 4 5 6 1 29.01.2018 01-к Прием Спивак Алены Владимировны 1   2 29.01.2018 02-к Прием Боровик Светланы Леонидовны 2   3 29.01.2018 03-к Увольнение Луговик Ирины Викторовны 3   …             Итого _______________________________________________________ документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ______________________________________ (цифрами и прописью)   Инспектор по кадрам Подпись О.В.Свиридова Дата

Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.

Пример Внутренняя опись документов дела № 08-03   № п/п Дата документа Индекс документа Название и (или) заголовок документа Номера листов дела Примечание 1 2 3 4 5 6 1 29.01.2018 01 Прием Спивак Алены Владимировны 1   2 29.01.2018 01 Прием Боровик Светланы Леонидовны 1   3 29.01.2018 01 Увольнение Луговик Ирины Викторовны 2   …             Итого _______________________________________________________ документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ______________________________________ (цифрами и прописью)   Инспектор по кадрам Подпись О.В.Свиридова Дата

Лист-заверитель дела

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела.

Справочно Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 14 к Инструкции по делопроизводству и помещается в конце дела (тома, части).

Обложка дела

Заведение дела с приказами по личному составу предусматривает оформление реквизитов обложки дела. На обложке дела указываются:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;

• год, в котором заводится дело;

• срок хранения дела.

Справочно Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 15 к Инструкции по делопроизводству.

Обложка дела при его заведении в делопроизводстве (пример)

Закрытое акционерное общество «Промстрой»

(ЗАО «Промстрой»)

Отдел кадров

Дело № 08-05

Приказы директора о предоставлении социальных отпусков

По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются. В заголовках дел, состоящих из нескольких томов, указываются их номера.

Пример Дело № 16-03. Том № 1

Добавляются также дата окончания ведения дела и количество листов, содержащееся в листе-заверителе дела.

Обложка дела, подготовленного к передаче в архив организации (пример)

Закрытое акционерное общество «Промстрой»

(ЗАО «Промстрой»)

Отдел кадров

Дело № 08-05 Том № 1

Приказы директора о предоставлении социальных отпусков

16.08.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела