Материал помещен в архив

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА РАБОТНИКА: КОПИИ ПРИКАЗОВ О ПРИЕМЕ, ПЕРЕВОДЕ, УВОЛЬНЕНИИ

Обязательными документами личного дела работника являются копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о приеме, переводе, увольнении.

Включение в личное дело копии распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) завершает этап его формирования.

Требования к подготовке и оформлению распорядительных документов о приеме на работу (назначении на должность) определяются теми же нормативными правовыми актами и методическими документами, которые устанавливают правила оформления заявлений. Все записи в этих документах должны формулироваться в строгом соответствии с нормами Трудового кодекса РБ (далее - ТК). Кроме ТК необходимо учитывать требования иных нормативных правовых актов, регулирующих трудовые отношения. Так, при поступлении на государственную службу согласно Закону РБ от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь» должен издаваться не приказ (распоряжение) о приеме на работу, а приказ (распоряжение) о назначении на государственную должность, соответствующим образом должен оформляться и текст документа (в качестве распорядительного слова пишется не «ПРИНЯТЬ», а «НАЗНАЧИТЬ» и т.д.).

Рассмотрим требования к оформлению распорядительных документов о приеме на работу (назначении на должность), переводе, увольнении на примере приказа.

Приказ по личному составу

При подготовке приказа по личному составу в организации используется общий бланк. На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты документа:

1) Государственный герб Республики Беларусь - если организация государственная;

2) товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации - если они зарегистрированы в установленном порядке;

3) наименование вышестоящей организации - если имеется;

4) полное и сокращенное наименования организации - автора документа в соответствии с уставом (положением об организации);

5) ограничительные линии для даты и индекса документа;

6) место издания (составления) документа.

При составлении приказа обязательно указывается заголовок, который облегчает регистрацию документа и его поиск в деле. Заголовок должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием вида документа (например: приказ (о чем?) «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении с работы»). Если приказ касается одного работника, то в заголовке указываются его фамилия и инициалы, например: «О приеме на работу Янушевича И.П.». Если приказ содержит два и более пункта по одному и тому же вопросу, т.е. касается двух и более работников, их фамилии в заголовке не указываются. В конце заголовка точка не ставится, сам заголовок в кавычки не заключается.

Внимание! В отличие от приказов по основной деятельности распорядительную часть приказов по личному составу следует начинать распорядительным словом, точно обозначающим предписываемое действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ». Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в сложных по структуре текстах приказов по личному составу.

После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами - имя, отчество и остальной текст приказа.

Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25, установлены унифицированные формы приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении с работы.

Приказ о приеме на работу

Согласно унифицированной системе организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД) текст приказа о приеме на работу имеет следующую структуру:

• ФАМИЛИЯ, имя, отчество принимаемого на работу, например: ЯНУШЕВИЧА Иосифа Павловича;

• наименование должности, на которую принимается работник, профессии, квалификационный разряд (класс, категория), например: на должность старшего научного сотрудника;

• наименование структурного подразделения, в котором будет работать принимаемый работник;

• дата приема - оформляется без предлога «с», например: 01.04.2008;

• вид приема - отражаются особенности приема на работу, получившие отражение в трудовом договоре (контракте), например: «с предварительным испытанием», «по контракту» и др.;

• тарифная ставка (оклад) - указывается точная сумма ставки (оклада) на момент издания приказа (например: «с окладом 185 000 рублей в месяц») или делается отсылка к штатному расписанию («согласно штатному расписанию»); последняя формулировка предпочтительней, так как избавляет от необходимости издавать каждый раз отдельные приказы в случае изменения тарифной ставки или оклада.

В конце каждого пункта приказа указывается основание для его издания.

Пример приказа о приеме на работу приведен в приложении 1.

Прием на работу может быть оформлен сложным приказом, т.е. содержащим два и более пункта, отражающих различные действия. Например, первым пунктом приказа может быть оформлен прием на работу, вторым - установление надбавки. В этом случае заголовок приказа указывается обобщенно («По личному составу»), а текст приказа разбивается на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с точкой. Пример оформления сложного приказа приведен в приложении 2.

Приказ о переводе (перемещении) на другую работу

Текст приказа о переводе (перемещении) на другую работу согласно УСОРД имеет следующую структуру:

• ФАМИЛИЯ, имя, отчество, например: ЯНУШЕВИЧА Иосифа Павловича;

• наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория), наименование структурного подразделения, в котором работал сотрудник до перевода на другую работу;

• наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория), наименование структурного подразделения, в которое переводится работник;

• дата перевода - оформляется без предлога «с»;

• вид перевода - оформляется так же, как и «вид приема» в приказах о приеме на работу;

• тарифная ставка (оклад) - оформляется так же, как и в приказах о приеме на работу;

• причина перевода - отражается при необходимости с использованием предлога «в связи».

Пример оформления приказа о переводе на другую работу - в приложении 3.

Приказ об увольнении

Текст приказа об увольнении согласно УСОРД имеет следующую структуру:

• ФАМИЛИЯ, имя, отчество, например: ЯНУШЕВИЧА Иосифа Павловича;

• наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория), наименование структурного подразделения;

• дата увольнения - оформляется без предлога «с»;

• основание увольнения - указывается с использованием предлога «в связи» исходя из ст.35 ТК (соглашение сторон, истечение срока трудового договора, желание работника и др.);

• ссылка на пункт и статью ТК, в соответствии с которыми увольняется работник;

• период, за который использован очередной отпуск.

Пример оформления приказа об увольнении приведен в приложении 4.

Способ оформления даты в приказах - цифровой, а не буквенно-цифровой (01.01.2012, а не 1 января 2012 г.). Цифровой способ оформления даты применяется в приказах по личному составу не только при указании даты документа, но и в тексте, а также во всех других реквизитах документа (в визах согласования, визах ознакомления и др.).

При оформлении каждого приказа по личному составу указывается основание. Например, при приеме на работу основанием будут заявление работника о приеме на работу, трудовой договор (контракт), направление на работу (для отдельных категорий работников). При оформлении других приказов по личному составу кроме заявления работника и трудового договора основанием могут служить самые разнообразные документы: соответствующие заявления, докладные записки, представления, документы аттестационной комиссии и др. Каждый пункт приказа может иметь одно и более оснований. Они располагаются после данного пункта и нумеруются арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа оформляются по одному основанию, его допускается указывать в конце текста.

Слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзаца) и остается открытым, т.е. при переносе текста основания на новую строку ее печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова «Основание» ставится двоеточие.

Проекты приказов до подписания подлежат внутреннему согласованию (визированию). Лица, которые должны завизировать документ, определяются на основании организационных документов (устава, положения об организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, инструкций по делопроизводству и т.п.) исходя из их компетенции и содержания документа. В обязательном порядке проекты приказов и иных правовых актов подлежат визированию юридической службой организации (юрисконсультом). Это требование установлено п.100 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция). В прилагаемых образцах приказов наличие внутреннего согласования обозначено словом «визы».

В состав визы входит наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи и дата.

Пример Главный бухгалтер Подпись Н.И.Тупик 29.03.2012   или   Юрисконсульт Подпись Е.И.Немерчук 29.03.2012

Поскольку приказ - правовой акт, особое внимание должно быть уделено удостоверению его подлинности. Важнейшим реквизитом, придающим документу юридическую силу, служит подпись. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (вначале указываются инициалы, затем фамилия).

Наименование должности следует печатать от границы левого поля (без абзацного отступа). При этом к наименованию должности (директор, ректор и др.) принято добавлять видовое наименование организации, например: директор завода, ректор академии, директор предприятия и т.п.

Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись - руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов (обычно заместителя руководителя). Согласно п.15 Инструкции право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации. Как правило, приказ подписывает руководитель организации, а в его отсутствие - первый заместитель. В случае болезни, отпуска, длительной командировки и прочего руководитель при наличии соответствующих полномочий может делегировать право подписи приказа другому должностному лицу, в связи с чем издается соответствующий приказ.

Подписанный приказ подлежит регистрации в день подписания. Соответственно, датой приказа является дата его подписания. Следует помнить, что дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.

Как правило, для придания приказу юридической силы достаточно подписи, даты, регистрационного индекса и реквизитов бланка организации; дополнительных удостоверяющих реквизитов (печать и др.) приказ не требует.

С приказами по личному составу необходимо знакомить работников, которых они непосредственно касаются. Отметка об ознакомлении состоит из слов: «С приказом ознакомлен(а, ы)» (если с приказом знакомится два и более работника, после этих слов ставится двоеточие), личной подписи работника (в одну строку) и ниже - даты ознакомления.

Отметка об ознакомлении в приказе помещается ниже подписи либо на оборотной стороне последнего листа документа. При подготовке приказов рекомендуется сразу впечатывать составляющие этой визы в проект документа, а работнику после издания приказа останется лишь расписаться в приказе и поставить дату.

Копия приказа по личному составу

В личное дело включаются не сами приказы о приеме на работу (назначении на должность), переводе на другую работу, увольнении с работы, а их копии. Обычно это факсимильные копии (ксерокопии), которые помещаются в личное дело без оформления отметок о заверении. Исключение составляют ксерокопии документов, изготовленных на гербовых бланках, которые заверяются печатью в соответствии с требованиями Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172.

В личное дело может быть включена копия, полученная автоматически при печатании проекта приказа на пишущей машинке (2-й, 3-й и другие машинописные экземпляры) или при распечатке с помощью принтера. Полученные таким образом экземпляры приказа называются умноженными. Первый экземпляр, отпечатанный на бланке, после его удостоверения (подписания, регистрации) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала - копиями. Данные копии могут заверяться либо с помощью реквизита «Отметка о заверении копии», либо печатью организации (в т.ч. гербовой), печатью структурного подразделения (например: «Общий отдел», «Канцелярия», «Отдел кадров»), печатью, указывающей на ее целевое назначение (пп.62 и 64 Инструкции). Печать проставляется на копии документа на месте, отведенном для собственноручной подписи. На месте реквизитов бланка на таких копиях приказов проставляется штамп, содержащий наименование организации, указываются дата и регистрационный индекс (переносятся с подлинника приказа).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 февраля 2013 г. п.64 Инструкции изложен в новой редакции постановлением Минюста РБ от 15.01.2013 № 9.

Выписка из приказа

В случае если приказ содержит большое количество пунктов (касается большого количества работников), то в личное дело рекомендуется помещать выписку из него. Выписка - это копия части документа. Она оформляется на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из приказов и других распорядительных документов, а также протоколов слово «выписка» включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст подлинника приказа состоит из 5 пунктов, то в текст выписки могут быть включены 1, 2, 3 или 4 пункта. Порядковый номер пункта в выписке будет соответствовать номеру пункта в подлиннике. Заверяется выписка согласно общим правилам заверения копий.

Пример оформления выписки из приказа о приеме на работу содержится в приложении 5. Аналогичным образом оформляются выписки из приказов о переводе на другую работу и увольнении.

06.06.2012 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

 Приложение 1

Пример оформления приказа о приеме на работу

О приеме на работу

Янушевича И.П.

ПРИНЯТЬ:

ЯНУШЕВИЧА Иосифа Павловича на должность старшего научного сотрудника отдела комплектования 02.04.2012 по контракту на 2 года с окладом согласно штатному расписанию.

Приложение 2

Пример оформления сложного приказа о приеме на работу

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

ЯНУШЕВИЧА Иосифа Павловича на должность старшего научного сотрудника отдела комплектования с 02.04.2012 по контракту на 2 года с окладом согласно штатному расписанию.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

Титова Кирилла Анатольевича, научного сотрудника отдела научного использования и публикации электронных документов, на должность старшего научного сотрудника этого же отдела 02.04.2012 по контракту на 3 года с окладом согласно штатному расписанию.

 Приложение 3

Пример оформления приказа о переводе на работу

О переводе на другую работу

Янушевича И.П.

ПЕРЕВЕСТИ:

ЯНУШЕВИЧА Иосифа Павловича, ведущего научного сотрудника отдела комплектования, на должность заведующего этого же отдела 02.04.2012 по контракту на 2 года с окладом согласно штатному расписанию.

 Приложение 4

Пример оформления приказа об увольнении с работы

Об увольнении с работы

Янушевича И.П.

УВОЛИТЬ:

ЯНУШЕВИЧА Иосифа Павловича, начальника отдела комплектования, 30.04.2012 в порядке перевода на работу в Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь в соответствии с пунктом 4 статьи 35 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Очередной отпуск использован по 30.04.2012.

 Приложение 5

Пример оформления выписки из приказа о приеме на работу

По личному составу

ПРИНЯТЬ:

5. Янушевича Иосифа Павловича на должность старшего научного сотрудника отдела комплектования 02.04.2012 по контракту на 2 года с окладом согласно штатному расписанию.