Материал помещен в архив

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА РАБОТНИКА: ЗАЯВЛЕНИЯ И КОПИИ ПРИКАЗОВ (РАСПОРЯЖЕНИЙ)

Введение

Совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности, называется личным делом.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, государственных служащих и других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Регламентирует работу с личными делами работников Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2).

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляется кадровой службой организации.

На руководителя организации возлагается контроль за оформлением и хранением личных дел сотрудников организации. При отсутствии в штате организации кадровой службы либо инспектора (специалиста) по кадрам наниматель вправе своим приказом уполномочить других сотрудников организации на формирование, ведение и оперативное хранение личных дел.

Личное дело формируется после заключения с гражданином трудового договора и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Перечень документов, включаемых в личное дело

Перечень документов, включаемых в личное дело, приведен в главе 2 Инструкции № 2.

В личное дело документы включаются в следующей последовательности:

1. Внутренняя опись документов личного дела.

2. Дополнение к личному листку по учету кадров.

3. Личный листок по учету кадров.

4. Автобиография.

5. Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке.

6. Заявление о приеме на работу.

7. Копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

- декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

- обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством).

Справочно Обязанность подписания подобного обязательства закреплена в ст.16 Закона РБ от 20.07.2006 № 165-З «О борьбе с коррупцией» (далее - Закон № 165-З). Так, государственное должностное лицо, лицо, претендующее на занятие должности государственного должностного лица, в целях недопущения действий, которые могут привести к использованию ими своего служебного положения и связанных с ним возможностей и основанного на нем авторитета в личных, групповых и иных внеслужебных интересах, дают обязательство по соблюдению ограничений, установленных ст.17 Закона № 165-З, а также законодательством Республики Беларусь о государственной службе для государственных служащих (если соответствующая должность государственного должностного лица относится к государственной службе), и ставятся в известность о правовых последствиях неисполнения такого обязательства. Согласно п.4 ст.25 Закона РБ от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь» гражданин, претендующий на занятие должности, которая в соответствии с Законом № 165-З относится к должности государственного должностного лица, подписывает обязательство, предусмотренное ст.16 Закона № 165-З. Обязательство государственного должностного лица, лица, претендующего на занятие должности государственного должностного лица, оформляется в письменной форме кадровой службой соответствующего государственного органа, иной государственной организации. От редакции «Бизнес-Инфо» С 24 января 2016 г. вступил в силу новый Закон РБ от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией»;

- контракт (для государственных служащих);

- справка-объективка;

- анкета;

- копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, которые прошли конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

- копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом);

- копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

- договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

- направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной военной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

В течение всего периода работы у нанимателя в процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

- характеристики и аттестационные листы;

- списки научных трудов и изобретений;

- заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, которые послужили основанием для перевода либо увольнения работника;

- копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

- прочие документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы организации в состав личных дел могут включаться заключенные с работниками трудовые договоры (контракты).

В личное дело не включаются:

- копии документов о предоставлении отпусков (приказы, распоряжения, записки);

- копии документов о применении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения в качестве меры дисциплинарного взыскания);

- справки о месте жительства, о составе семьи и размере заработной платы;

- документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

Общие требования делопроизводства

Общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы установлены в Инструкции по делопроизводству, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (в редакции постановления Минюста РБ от 24.10.2011 № 235) (далее - Инструкция по делопроизводству).

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на всю организационно-распорядительную документацию вне зависимости от вида носителя, а также устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий.

Следующий важный документ - это унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД) - рационально организованный комплекс взаимосвязанных унифицированных форм документов, которые рекомендуются для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм. Унифицированная система организационно-распорядительной документации утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

Использование УСОРД в деятельности организаций способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.

В данном материале рассмотрено оформление в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и на основе УСОРД таких включаемых в состав личного дела документов, как:

- заявления о приеме, переводе, увольнении;

- копии приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении.

Основные реквизиты

При подготовке и оформлении заявлений и приказов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Инструкцией по делопроизводству.

Реквизит «Наименование организации»

Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ. Наименование организации должно указываться в точном соответствии с уставом, положением об организации. Сокращенное наименование организации может указываться в случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. В таких случаях сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Реквизит «Наименование структурного подразделения»

Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения. В частности, при написании заявлений работник обязан указывать наименование структурного подразделения, в котором он работает.

Реквизит «Название вида документа»

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия; этот реквизит печатается прописными буквами без разрядки («ЗАЯВЛЕНИЕ», «ПРИКАЗ»).

Реквизит «Дата документа»

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.). Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год - 4 арабскими цифрами.

Реквизит «Регистрационный индекс»

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

Реквизит «Место составления или издания»

Место составления или издания документа располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

Реквизит «Резолюция»

Резолюция - это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Этот реквизит включает в себя фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. На документе должно быть не более одной резолюции. Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции ее располагают на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).

Реквизит «Заголовок к тексту»

Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

Реквизит «Подпись»

Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности. В реквизите «Подпись» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» (заместитель), «И.о.» (исполняющий обязанности). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Реквизит «Визы»

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, которое визирует проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

Реквизит «Отметка о заверении копии»

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь. Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации.

Заявления о приеме, переводе, увольнении

Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке.

В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа («ЗАЯВЛЕНИЕ»), текст, подпись, дата составления.

Унифицированные формы заявлений о приеме, переводе, увольнении, предусмотренные законодательством Республики Беларусь для использования в деятельности организаций различных организационно-правовых форм, представлены в УСОРДе.

В личные дела включаются оригиналы заявлений.

Копии приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Приказы и распоряжения, подразделяются на 3 вида:

- по основной деятельности;

- по личному составу;

- по административно-хозяйственным вопросам.

Приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении относятся к приказам и распоряжениям по личному составу.

В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может быть использовано в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Дата в приказе (распоряжении) проставляется лицом, которое его подписало. Датой приказа (распоряжения) является дата подписания.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении, предусмотренные законодательством Республики Беларусь для использования в деятельности организаций различных организационно-правовых форм, представлены в УСОРДе.

Распоряжения о приеме на работу, переводе и об увольнении с работы оформляются по тем же правилам, что и соответствующие приказы. Распоряжения по личному составу издаются руководителями или иными уполномоченными лицами коллегиальных органов.

Заявление о приеме на работу

Прошу принять меня на должность экономиста отдела труда и заработной платы с 03.01.2012.

Начальник отдела труда и
заработной платы
Подпись С.С.Семенов
02.01.2012

Начальник отдела кадров
Подпись В.В.Васильева
02.01.2012

Копия приказа о приеме на работу

Закрытое акционерное
общество «Авангард»
(ЗАО «Авангард»)

ПРИКАЗ

02.01.2012 № 3-к

г.Минск

О приеме на работу
Петрова П.П.

ПРИНЯТЬ:

ПЕТРОВА Петра Петровича на должность экономиста в отдел труда и заработной платы с 03.01.2012 по контракту на срок 1 год с 03.01.2012 по 02.01.2013 с оплатой согласно штатному расписанию.

Директор общества                                    Подпись                                      И.И.Иванов

Начальник отдела труда
и заработной платы
Подпись С.С.Семенов
03.01.2012

Начальник отдела кадров
Подпись В.В.Васильева
03.01.2012

С приказом ознакомлен                           Подпись                                        П.П.Петров
                                                                                                                          03.01.2012

Верно
Начальник отдела кадров                        Подпись                                        В.В.Васильева
                                                                                                                          04.01.2012

Справочно Заверительную надпись на копии документа удостоверяют печатью организации только в следующих случаях: 1. При пересылке в другие организации. 2. При передаче на руки физическому лицу.

Выписка из приказа о приеме на работу

Закрытое акционерное
общество «Авангард»
(ЗАО «Авангард»)

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

02.01.2012 № 3-к

г.Минск

О приеме на работу
Петрова П.П.

ПРИНЯТЬ:

ПЕТРОВА Петра Петровича на должность экономиста в отдел труда и заработной платы с 03.01.2012 по контракту на срок 1 год с 03.01.2012 по 02.01.2013 с оплатой согласно штатному расписанию.

Директор общества                                    Подпись                                      И.И.Иванов

Начальник отдела труда
и заработной платы
Подпись С.С.Семенов
03.01.2012

Начальник отдела кадров
Подпись В.В.Васильева
03.01.2012

С приказом ознакомлен                           Подпись                                        П.П.Петров
                                                                                                                          03.01.2012

Внутренняя опись документов личного дела

После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1 к Инструкции № 2. Во внутренней описи содержатся сведения о названиях документов, которые включены в личное дело, их индексах и датах. Во внутренней описи отражается включение в дело новых документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Замена подлинников документов копиями, а также изъятие документов из личного дела отражаются в графе «Примечание» внутренней описи.

Ниже приведен пример внесения во внутреннюю опись записи о включении приказа в личное дело.

Дополнение к личному листку по учету кадров

Одним из документов, включаемых в личное дело, является дополнение к личному листку по учету кадров. В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменении в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Дополнение к личному листку по учету кадров оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 2.

Пример внесения в дополнение к личному листку по учету кадров записи о приеме на работу см. ниже.

31.01.2012 г.

Тамара Михейчик, специалист по кадрам