Материал помещен в архив

ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ: НОВЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» взамен действующего СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69, и вступает в силу с 1 июня 2017 г.

Разработан СТБ 6.38-2016 Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) и внесен Национальным техническим комитетом по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами».

Указанный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, он устанавливает состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

Справочно Организационно-распорядительная документация - это документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (п.3.2.4 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18). В состав организационно-распорядительной документации входят такие виды документов, как: • постановление; • распоряжение; • приказ; • решение; • инструкция; • положение; • правила; • протокол; • акт; • письмо; • докладная и объяснительная записки; • заявление; • представление; • уведомление и др.

Основанием для пересмотра СТБ 6.38-2004 явились изменения в документировании управленческой деятельности и организации работы с управленческими документами, произошедшие после его утверждения.

Новый СТБ 6.38-2016 не вносит кардинальных изменений в правила оформления организационно-распорядительных документов. В целях обеспечения преемственности в СТБ 6.38-2016 сохранены основные положения, направленные на придание документу юридической силы, унификацию форм организационно-распорядительных документов, состава и оформления реквизитов.

Оформление бланков

В части оформления бланков и использования угловых штампов в СТБ 6.38-2016 внесены требования, аналогичные нормам Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству). Так, в СТБ 6.38-2016 добавлен раздел «Использование углового штампа при оформлении документов». Претерпел изменения и раздел «Требования к тексту документа».

Реквизиты

В СТБ 6.38-2016, как и в СТБ 6.38-2004, установлено 32 реквизита, применяемых при оформлении организационно-распорядительных документов. При этом содержание реквизитов скорректировано в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, иных актов законодательства.

В частности, с учетом норм постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» несколько изменены и дополнены требования к оформлению реквизита «Отметка о заверении копии».

В состав реквизита «Коммуникационные и коммерческие данные» включен такой элемент, как «Официальный адрес электронной почты». При этом введено положение, согласно которому состав указываемых коммуникационных и коммерческих данных определяется организацией самостоятельно.

Претерпели изменения и правила оформления реквизита «Отметка об исполнителе». В новой редакции вторая строка реквизита, содержащая дату создания документа, имя файла и другие поисковые данные, может создаваться лишь при необходимости. При этом она сохраняется только на экземпляре документа, остающемся в организации.

Требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств

Существенные изменения претерпел раздел, устанавливающий требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств.

В СТБ 6.38-2016 не включены нормы печатания документов на пишущих машинах, в том числе больше не используется понятие «стандартные положения табулятора», исчисляемые в печатных знаках. Новый СТБ 6.38-2016 исчисляет отступы от границы левого поля, с которых начинается оформление реквизитов и их составных элементов, исключительно в миллиметрах, что является единственно правильным при использовании компьютерной техники.

В СТБ 6.38-2016 включено положение, согласно которому многострочные реквизиты (адресат, гриф согласования, гриф утверждения, гриф приложения) печатаются с интервалом точно 14 пт, а их составные части отделяются друг от друга дополнительным интервалом +6 пт.

Пример СОГЛАСОВАНО +6 пт Министр финансов Точно 14 пт Республики Беларусь +6 пт Подпись В.В.Амарин +6 пт 05.09.2015   Пробельная строка СОГЛАСОВАНО +6 пт Министр экономики Точно 14 пт Республики Беларусь +6 пт Подпись В.И.Зиновский +6 пт 05.09.2015

Установленные ранее в СТБ 6.38-2004 одинарные интервалы для разделения составных частей указанных многострочных реквизитов на практике реализовать было крайне проблематично, в связи с чем использовался именно этот способ дополнительного разграничения, который теперь получил формальное закрепление в СТБ 6.38-2016.

Еще одним существенным новшеством в вопросе применения межстрочных интервалов в СТБ 6.38-2016 стало введение понятия «пробельная строка» - стандарт определяет, что реквизиты документа отделяются друг от друга пробельной строкой, что также соответствует реально сложившейся в большинстве организаций практике документирования (СТБ 6.38-2004 устанавливал отделение реквизитов друг от друга полуторным интервалом, что было проблематично реализовать при создании документа).

Следует отметить, что введенные в СТБ 6.38-2016 новшества в использовании межстрочных интервалов пока не получили закрепления в Инструкции по делопроизводству.

Оформление документов в электронном виде

В СТБ 6.38-2016 включен новый раздел «Особенности оформления документов в электронном виде», в котором сформулированы требования к оформлению документов в электронном виде, роль которых в последнее время неуклонно растет. Документы в электронном виде должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичных документов, оформляемых на бумажных носителях, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов.

Особенности оформления данных документов в СТБ 6.38-2016 изложены в одном разделе, в то время как в Инструкции по делопроизводству соответствующая информация частично дублируется в главах 4 «Оформление реквизитов документов» и 18 «Особенности работы с документами в электронном виде».

Справочно Также по данной теме см. материал «Новый СТБ 6.38-2016 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Комментарий к постановлению Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в Инструкцию по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154.

22.05.2017

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела