Материал помещен в архив

ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Нормативное регулирование

Основные требования к оформлению приказов (распоряжений) по личному составу содержатся в следующих нормативных и ненормативных правовых актах и методических документах:

- Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4;

- Государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов»;

- Методических указаниях по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41;

- Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

При разработке бланков организационно-распорядительных документов государственных органов и организаций следует учитывать требования:

- Закона РБ от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»;

- Указа Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;

- Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172;

- Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, утвержденной постановлением Белкомархива от 24.07.2003 № 27.

Понятие приказа по личному составу

Все внутренние (локальные) документы организации можно условно разделить на 3 группы:

1) распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение, указание);

2) организационные документы (положение, инструкция, правила);

3) справочно-информационные документы (протокол, акт, докладная записка, справка, письмо, телефонограмма, телеграмма).

Приказы (распоряжения) - это важные локальные правовые акты, как правило, распорядительного (правоприменительного) характера.

В организациях должны отдельно издаваться приказы 3 видов:

1) по основной деятельности;

2) по административно-хозяйственным вопросам;

3) по личному составу - кадровые приказы (о приеме на работу, переводах, перемещениях, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и др.).

Таким образом, приказы по личному составу являются видом распорядительных документов организации, издаваемых нанимателем по вопросам, вытекающим из трудовых и связанных с ними отношений.

Общие требования к оформлению приказа

При подготовке приказа по личному составу в организации используется так называемый общий бланк. Из названия этого бланка следует, что он может использоваться при составлении любого организационно-распорядительного документа (приказа, положения, распоряжения, акта, справки и т.д.), за исключением письма, для которого предусмотрен специальный бланк.

Общий бланк должен содержать следующие постоянные реквизиты (элементы):

- Государственный герб РБ, если организация является государственной;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), если они зарегистрированы в установленном порядке;

- код организации: по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» - для министерств и других органов управления, по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» - для других организаций;

- наименование вышестоящей организации, если она имеется;

- полное наименование организации - автора документа в соответствии с уставом (положением). Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Оно помещается ниже полного наименования и заключается в скобки;

- место издания (составления) документа;

- ограничительные отметки и линии для даты, регистрационного индекса, отметки о контроле документа.

Кроме того, согласно правилам делопроизводства приказ (распоряжение) по личному составу должен содержать такие обязательные реквизиты, как:

- код организации - автора документа;

- название вида документа;

- дату и регистрационный номер;

- место издания;

- заголовок;

- текст;

- визы;

- подпись.

Текст приказа (распоряжения) состоит обычно из констатирующей и распорядительной частей.

Основание для издания приказа

Реквизит «Основание» указывается после каждого пункта приказа (распоряжения) по личному составу. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста. Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Все они указываются после этого пункта и нумеруются арабскими цифрами с точкой. При этом слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзаца). Само слово «Основание» остается открытым, т.е. при переносе текста основания на новую строку его печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова «Основание» ставится двоеточие.

Реквизит «Подпись»

Важнейшим реквизитом, придающим документу юридическую силу, является подпись. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его собственноручной подписи и расшифровки подписи (вначале указываются инициалы, затем фамилия).

Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности следует печатать от границы левого поля (без абзацного отступа). Приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись - руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов (в основном заместителя руководителя). Как правило, для придания приказу юридической силы достаточно подписи, дополнительных удостоверяющих реквизитов (печать и др.) приказ не требует.

Визирование приказов

Проекты приказов до подписания подлежат внутреннему согласованию (визированию).

Лица, которые должны завизировать документ, определяются на основании организационных документов (устава, положения об организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, инструкций по делопроизводству и т.п.) исходя из их компетенции и содержания документа. Круг лиц, визирующих соответствующие приказы, определяется самой организацией.

В состав визы входят наименование должности визирующего, его собственноручная подпись, расшифровка подписи и дата, например:

Юрисконсульт

Подпись Н.И.Павлович

                21.11.2011

Визы располагаются на приказе (распоряжении) ниже подписи, допускается помещать их на обороте последнего листа приказа.

Ознакомление с приказом

С приказами по личному составу необходимо знакомить работников, которых они непосредственно касаются (запись об ознакомлении).

Запись об ознакомлении состоит из слов «С приказом ознакомлен(а, ы)», собственноручной подписи работника (в одну строку) и ниже - даты ознакомления.

При подготовке приказов рекомендуется сразу впечатывать составляющие этой графы в проект документа, а работнику после издания приказа останется лишь собственноручно расписаться в приказе и поставить дату.

Особенности оформления приказов по личному составу

Особенностью индексации приказов по личному составу является необходимость добавления к их порядковым регистрационным номерам дополнительных литерных обозначений: «к» (для приказов 75-летнего срока хранения) и «л» (для приказов 3-летнего срока хранения).

В организации необходимо вести журналы регистрации приказов по личному составу.

Приказы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.

Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др.

Заголовок к тексту приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», например, «О приеме на работу», «О переводе» и т.п.

Одна из особенностей оформления приказов по личному составу состоит в том, что в них, как правило, имеется только распорядительная часть, а констатирующая часть отсутствует.

Распорядительную часть приказов по личному составу следует начинать словами, точно обозначающими соответствующее действие, например: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕМИРОВАТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ» и т.п., либо словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (в текстах сложных по структуре) и ставить после этих слов двоеточие.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов по личному составу располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Следует обратить внимание на цифровой способ оформления даты в приказах по личному составу - 00.00.0000. При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа, т.е., например, 1 ноября 2011 г. Цифровой способ оформления даты применяется в приказах по личному составу не только при указании даты документа, но и в тексте, а также во всех других реквизитах документа (в визах согласования, визах ознакомления и др.).

Формулировки приказов по личному составу должны соответствовать нормам трудового законодательства (особенно в части оснований увольнения и видов дисциплинарных взысканий).

Во многих организациях в приказах по личному составу продолжают применять формулировки действовавшего ранее Кодекса законов о труде РБ. Так, например, в текстах приказов о предоставлении отпуска в некоторых организациях по-прежнему указывают «очередной отпуск» вместо «трудовой отпуск», «отпуск за свой счет» вместо «социальный отпуск без сохранения заработной платы»; применяют к работнику «строгий выговор», хотя такого взыскания в ст.198 Трудового кодекса РБ (далее - ТК) не предусмотрено.

Приведем пример комплексного (сложного) приказа по личному составу, в котором одновременно содержатся решения нанимателя о приеме на работу, переводе и увольнении работников. Такой комплексный приказ можно было разбить на 3 приказа. Выбор способа оформления (одного комплексного приказа или 3 приказов по отдельным вопросам) относится к компетенции нанимателя.

Общество с ограниченной

ответственностью «АВС»

(ООО «АВС»)

ПРИКАЗ

01.11.2011 № 74-к

г.Минск

По личному составу

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Принять СИДОРОВИЧА Александра Ивановича на должность юрисконсульта I категории с 01.11.2011 на условиях контракта сроком на 2 года с окладом согласно штатному расписанию.

2. Перевести ИВАШИНА Олега Петровича, юрисконсульта I категории, с 01.11.2011 на должность начальника юридического бюро на условиях контракта сроком на 2 года с окладом согласно штатному расписанию.

3. Уволить РЕУТСКОГО Василия Борисовича, начальника юридического бюро, 01.11.2011 по соглашению сторон в соответствии со ст.37 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Трудовой отпуск использован по 01.11.2011.

Обязанности сторон трудового договора по оформлению приказов по личному составу

На нанимателе в соответствии с нормами ТК лежат обязанности по оформлению приказов, которые издаются по следующим вопросам:

- прием на работу с заключением трудового договора (часть четвертая ст.25, п.5 ст.54);

- изменение условий и прекращение трудового договора (п.15 ст.55);

- направление работников в служебную командировку (ст.93);

- привлечение к работе в выходной день (ст.145);

- предоставление отпусков (ст.152);

- привлечение к дисциплинарной ответственности (часть пятая ст.199);

- передача полномочий по применению дисциплинарных взысканий (часть вторая ст.201);

- досрочное снятие дисциплинарных взысканий (часть третья ст.203);

- осуществление перехода на неполное рабочее время (часть третья ст.289) и др.

В свою очередь на работников возлагаются обязанности исполнять письменные и устные приказы нанимателя, не противоречащие законодательству и локальным нормативным правовым актам (п.2 ст.53 ТК).

Типичные нарушения, допускаемые в приказах по личному составу

Все нарушения можно разделить на 2 группы:

1) ошибки в оформлении, связанные с нарушением правил кадрового делопроизводства;

2) содержательные нарушения, выражающиеся в нарушении норм трудового законодательства.

Типичными недостатками всех приказов по личному составу в части необходимых реквизитов являются отсутствие визирования данных документов со стороны кадровой и юридической служб, а также неознакомление с приказами работников, чьи права в них затрагиваются.

В приказах о заключении новых и продлении ранее заключенных контрактов важно учитывать минимальный (1 год) и максимальный (5 лет) сроки, установленные законодательством о контрактах и п.2 части первой ст.17 ТК.

Нередко на практике при издании приказов и оформлении контрактов допускаются неточности в указании срока действия контракта (например, срок в 1 год определяется с 1 сентября 2011 г. по 1 сентября 2012 г. вместо 31 августа 2012 г.) и в определении даты увольнения в связи с истечением срока контракта, приходящейся на выходной или нерабочий праздничный день (увольняют в понедельник вместо воскресенья либо следующим днем после праздничного).

Типичными нарушениями при издании приказов об изменении трудового договора являются следующие:

- при постоянных переводах и временных переводах, требующих согласия работника, не указывается в качестве основания согласие работника либо его заявление (часть вторая ст.30 ТК);

- при временных переводах, не требующих согласия работника, не конкретизируется, в чем выражается производственная необходимость и чем вызван простой, не указывается либо указывается с нарушением срок такого перевода (ст.33 и 34 ТК);

- в приказах (распоряжениях) о перемещении и изменении существенных условий труда (в т.ч. при переходе с бессрочного трудового договора на контракт) не содержатся конкретные обоснованные производственные, организационные или экономические причины.

Характерными нарушениями при оформлении приказов об увольнении работников являются:

- несоответствие основания увольнения в приказе формулировке нормы закона (например, вместо «по собственному желанию» либо «желанию работника» согласно п.3 ст.35 и ст.40 ТК указывается «по инициативе работника», вместо «систематическое неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей» на основании п.4 ст.42 ТК указывается «систематическое нарушение трудовой дисциплины»);

- ошибочное написание предлога «с» перед датой увольнения в распорядительной части приказа;

- отсутствие указания всех необходимых документов, фиксирующих юридические факты, входящие в основание прекращения трудового договора, и т.д.

Типичные нарушения при оформлении приказов или записок об отпусках

При оформлении приказов или записок об отпусках на практике встречаются следующие типичные нарушения:

- используются одинаковые названия приказов («Об отпуске»), хотя они предоставляются по различным основаниям и делятся на виды (трудовые и социальные);

- в приказах о предоставлении трудовых отпусков нередко допускаются терминологические неточности. Например, основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня именуется трудовым отпуском и противопоставляется дополнительному поощрительному отпуску, который по закону также является трудовым (ст.150, 155, 160 ТК);

- в приказах о привлечении работников к дисциплинарной ответственности не всегда указывается дисциплинарный проступок, за который к работнику применяется дисциплинарное взыскание (его следует подробно раскрывать в констатирующей части приказа), не всегда соблюдаются сроки применения дисциплинарных взысканий (ст.200 ТК).

09.12.2011 г.

Регина Слуцкая, юрист

От редакции: С 25 июля 2014 г. в Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З на основании Закона РБ от 08.01.2014 № 131-З внесены изменения и дополнения.