Материал помещен в архив

ОФОРМЛЕНИЕ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ ДО И ПОСЛЕ 1 АПРЕЛЯ 2011 ГОДА

Общие положения

В современных условиях редко можно встретить организацию, в деятельности которой не использовался бы служебный легковой автомобиль. Следствием эксплуатации автомобиля является необходимость несения организацией связанных с этим расходов, и прежде всего расходов на горюче-смазочные материалы (далее - ГСМ).

Факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции (ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по утвержденным соответствующими органами государственного управления типовым формам (формам). При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, содержащие обязательные реквизиты (наименование, номер документа, дату и место его составления; содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях; должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи).

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Обратите внимание!

Как первичный учетный документ, оформляющий хозяйственные операции, связанные с работой автомобиля, путевой лист по общему правилу подлежит оформлению независимо от того, на каких основаниях служебный легковой автомобиль привлечен для работы в организации (является собственностью организации, получен по договору лизинга, аренды, безвозмездного пользования, в т.ч. с физическим лицом, либо это личный автомобиль, используемый работником в служебных целях).

В случае использования работником личного автомобиля в служебных целях автомобиль во владение организации не переходит, а остается у работника. Поэтому возможна ситуация, когда в рабочее время автомобиль используется работником для нужд нанимателя, а в нерабочее - для личных поездок. Заполнение путевого листа в этом случае производится только исходя из показателей, соответствующих использованию автомобиля для нужд нанимателя. Иными словами, те показатели (например, пробег, расход топлива, заправки и т.п.), которые соответствуют использованию автомобиля для личных нужд организации, в путевом листе не отражаются. Это единственное отличие в оформлении путевых листов при разных вариантах привлечения служебного легкового автомобиля для использования в организации.

Универсальная форма путевого листа

Первичным учетным документом, оформляющим работу автомобильного транспортного средства и лица, управляющего им, является путевой лист. До 18 февраля 2011 г. формы путевых листов и порядок их оформления были утверждены постановлением Минфина РБ от 31.03.2000 № 31 «Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению». С 18 февраля 2011 г. бланки путевых листов и порядок их оформления установлены Инструкцией о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 26.11.2010 № 138 (далее - Инструкция № 138, постановление № 138).

Ранее для оформления работы служебного легкового автомобиля организации могли использовать 2 формы: типовую форму 6 (при необходимости обслуживания одного или нескольких заказчиков в течение одного дня) и типовую форму 7 (при необходимости обслуживания одного заказчика в течение нескольких дней). Инструкция № 138 устанавливает для оформления работы служебного легкового автомобиля одну универсальную форму путевого листа (типовую форму 3(л)).

Если организация решит пользоваться формой и порядком, изложенными в Инструкции № 138, то в отношении особенностей оформления путевых листов служебного легкового автомобиля необходимо руководствоваться п.10 Инструкции № 138.

1. Путевой лист легкового служебного автомобиля может оформляться водителю сроком до одного календарного месяца при условии сдачи путевого листа за предыдущий период работы. Следовательно, организация может выбирать в пределах месяца любой период, на который будет выписываться путевой лист (день, неделя, декада, месяц или др.).

2. При использовании легкового служебного автомобиля в пределах города в разделе «Выполнение задания» допускается производить запись: «По городу» с указанием суммарного пробега по городу в километрах. Для организации более тщательного внутреннего контроля за использованием автомобиля по решению организации возможно указание адресов отправления и назначения. Однако это не является обязательным требованием. Если автомобиль выезжает за пределы города, в котором осуществляется его обычная работа, как и ранее, указываются адрес отправления и адрес назначения.

Утверждаем форму путевого листа самостоятельно

С 1 апреля 2011 г. вступил в силу Указ Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» (далее - Указ № 114). Документом установлено, что Совет Министров РБ определяет органы государственного управления, уполномоченные утверждать формы первичных учетных документов, перечень которых также определяется Советом Министров РБ. Данные формы являются обязательными для субъектов хозяйствования и применяются в том порядке, который определен уполномоченным органом государственного управления. Постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360 был установлен перечень обязательных для всех форм первичных учетных документов (их 8) и государственные органы, которые уполномочены утверждать эти документы (Министерство финансов РБ и Министерство архитектуры и строительства РБ). Путевые листы среди таких обязательных документов не поименованы.

Таким образом, с 1 апреля 2011 г. путевой лист, несмотря на тот факт, что он утвержден органом государственного управления (постановление № 138), относится к формам первичных учетных документов, которые субъекты хозяйствования могут разрабатывать и утверждать для себя самостоятельно.

Это означает, что с 1 апреля 2011 г. организации имеют право как применять утвержденную органом государственного управления форму путевого листа, так и утвердить ее для себя самостоятельно в ином виде.

С учетом требований пп.5 и 7 Инструкции по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утвержденной постановлением Минфина РБ от 17.04.2002 № 62, учетная политика организации формируется главным бухгалтером (бухгалтером) организации, утверждается руководителем организации и включает в себя следующее:

описание принятых способов ведения бухгалтерского учета;

план счетов бухгалтерского учета организации;

применяемые организацией формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, если они отличаются от типовых;

регламентацию движения первичных документов и регистров в бухгалтерском учете организации (график документооборота).

Следовательно, целесообразно утвердить применяемую форму путевого листа учетной политикой организации. Так как учетная политика относится к внутреннему документообороту организации, организация самостоятельно определяет порядок применения такого документооборота. Следовательно, утвердить форму путевого листа организация может и отдельным приказом (иным аналогичным документом).

Рассмотрим некоторые примеры.

Пример 1

Автомобиль эксплуатируется организацией на основании договора безвозмездного пользования, заключенного с работником. Согласно договору возмещению подлежат только расходы на приобретение топлива. На автомобиле в один день могут осуществлять служебные разъезды директор, заместитель директора и 2 менеджера.

Каким образом необходимо оформить путевой лист: один на всех пользователей автомобиля либо на каждого в отдельности?

Путевой лист оформляется на водителя (водителей) в зависимости от принятой в организации системы материальной ответственности (за автомобиль, его принадлежности, топливо и т.п.): индивидуальной либо коллективной, а также иных факторов, связанных с учетом эксплуатации автомобиля (учет времени работы в разрезе водителей, учет появления возможных неисправностей, дорожно-транспортных происшествий (далее - ДТП) и так далее в момент управления автомобилем конкретным лицом и т.д.). Поэтому если автомобиль управляется водителем и обслуживает указанных лиц, то оформляется один путевой лист на водителя. Если автомобиль в течение одного дня управляется всеми указанными лицами, то, как правило, оформляется путевой лист на каждое лицо. При этом необходимо предусмотреть процедуру передачи автомобиля от одного лица другому: удостоверение факта исправности, отсутствия повреждений, комплектности, фактического наличия учтенного количества ГСМ и т.д. Возможно оформить один путевой лист на группу водителей (работников - пользователей автомобиля) в случае, если они несут по данному вопросу коллективную материальную ответственность и организован учет их работы с точки зрения возможного наличия негативных факторов (ДТП, утрата имущества и т.д.).

Аналогичные подходы применяются и при использовании автомобиля по договору аренды, а также собственного автомобиля организации.

Пример 2

Исходя из соглашения с нанимателем работник использует личный автомобиль в служебных целях (трудовые отношения основаны на нормах ст.106 Трудового кодекса РБ). Работнику производится выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, возмещается стоимость техобслуживания, стоянки и топлива. При этом автомобилем пользуются (управляют): директор, заместитель директора и 2 менеджера.

В указанной ситуации использовать для служебных поездок автомобиль может только работник - владелец автомобиля. Использование автомобиля другими сотрудниками противоречит указанным правоотношениям (в этом случае необходимо заключить между нанимателем и работником договор аренды или безвозмездного пользования). Если владелец автомобиля работает в организации водителем, то он может использовать автомобиль для исполнения своих служебных обязанностей и обслуживать других работников организации (например, директора, заместителя директора, менеджеров и т.д.). Также в названных правоотношениях не предусматривается возможность возмещения работнику техобслуживания автомобиля, так как за это ему положена компенсация (возмещение техобслуживания в данном случае носит характер дополнительной компенсации).

Путевой лист будет оформляться всегда на работника - владельца автомобиля, использующего автомобиль в служебных целях.

Когда можно не оформлять путевой лист?

На основании решения руководителя юридического лица, индивидуального предпринимателя путевой лист легкового служебного автомобиля может не оформляться в следующих случаях:

1) на служебные легковые автомобили, предназначенные для обслуживания руководителя организации (его заместителей), индивидуального предпринимателя. В этом случае необходимо по итогам отчетного периода (месяца) составить первичный учетный документ по форме, утвержденной субъектом хозяйствования самостоятельно, на основании которого будут подсчитаны соответствующие показатели, подлежащие отражению в бухгалтерском учете (например, указать пробег и вывести из него величину израсходованного топлива по норме, при наличии указать сверхнормативный расход и т.д.);

2) на автомобили работников, используемые ими для нужд нанимателя в соответствии с законодательством о труде, если нанимателем по данным автомобилям не производятся расходы на их обслуживание и топливно-смазочные материалы. В этом случае первичный учетный документ может не составляться, так как в учете отсутствуют расходы, отражаемые в связи с эксплуатацией автомобиля.

Важно!

Подпункт 1.4 п.1 Указа № 114 предусматривает для первичных учетных документов следующую обязательную информацию:

наименование документа, дату его составления;

наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Субъекты хозяйствования имеют право вносить в первичные учетные документы любые дополнительные сведения, не являющиеся обязательными.

В заключение можно порекомендовать следующую форму первичного учетного документа, который будет оформляться взамен официально утвержденного путевого листа.

15.08.2011 г.

Владимир Сузанский, аудитор