Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Оформление распоряжения по основной деятельности
25.06.2025
Рассмотрели на примере, как с учетом норм Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, оформлять распоряжение организации по основной деятельности.
|
Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Найменне арганiзацыi РАСПАРАДЖЭННЕ ____________ № ____________ Месца выдання |
Наименование вышестоящей организации Наименование организации РАСПОРЯЖЕНИЕ Место издания | ||
Об обеспечении
сохранности бланков
(документов)
с определенной степенью
защиты
В целях обеспечения сохранности бланков (документов) с определенной степенью защиты:
1. Назначить главного бухгалтера Е.А.Иванову ответственной за получение и хранение бланков (документов) с определенной степенью защиты.
2. Создать комиссию по списанию испорченных (аннулированных) бланков (документов) с определенной степенью защиты в составе:
Председатель - заместитель директора по общим вопросам В.Н.Петров.
|
Члены комиссии: |
1. Ведущий бухгалтер А.В.Баранова. 2. Ведущий специалист отдела кадров Н.С.Миронова. |
| Директор | Подпись | В.В.Сидоров |
| Визы | ||
| С распоряжением ознакомлены: | Подпись | Е.А.Иванова 01.07.20__ |
| Подпись | В.Н.Петров 01.07.20__ | |
| Подпись | А.В.Баранова 01.07.20__ | |
| Подпись | Н.С.Миронова 01.07.20__ |
 |
Другие распоряжения по основной деятельности, оформленные в соответствии с нормами Инструкции № 4, см. в примере 1, примере 2, примере 3, примере 4. |
 |
Справочно Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности организации (абз.25 ч.1 п.3 Инструкции № 4) |
1. Распоряжения по вопросам основной деятельности издаются, как правило, руководителями организаций, осуществляющими свою деятельность на основе принципа коллегиальности (например, областные, городские, районные, поселковые и сельские исполнительные комитеты).
На практике распоряжения также издаются в организациях, занятых в сфере производства и имеющих сложную структуру. В иных организациях издание распоряжений нецелесообразно. Документирование решений по оперативным вопросам следует осуществлять путем издания приказов, в том числе по административно-хозяйственным вопросам.
Так как распоряжения издаются для решения оперативных вопросов, не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих целях должны издаваться (приниматься) приказы, постановления, решения.
2. Право издания распоряжений закрепляется в ЛПА организации. Как правило, в уставе организации оно закрепляется за руководителем, но может быть делегировано руководителем своим заместителям или главным специалистам (например, главному инженеру предприятия) путем издания распорядительного документа (приказа).
3. Распоряжение по основной деятельности оформляется на общем бланке стандартного формата А4 или на специальном бланке для распоряжения.
Государственные организации обязаны использовать гербовые бланки и оформлять реквизиты общего бланка продольным вариантом на двух государственных языках в соответствии с Указом от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь».
Негосударственные организации, не имеющие права помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках, могут разрабатывать общие бланки и бланки для распоряжений как на одном из государственных языков (русском или белорусском) с угловым или продольным вариантом расположения реквизитов бланка, так и на двух языках с продольным вариантом расположения реквизитов бланка.
4. Каждый лист распоряжения по основной деятельности должен иметь поля:
- левое - 30 мм;
- правое - не менее 8 мм;
- верхнее и нижнее - не менее 20 мм.
Распоряжения по основной деятельности, для которых установлен срок хранения 10 лет (в организациях, подчиненных государственным органам, иным государственным организациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей государственной собственности в уставном фонде более 50 %, не являющихся источниками комплектования государственных архивов) (подп.21.1 п.21 Перечня № 140), допускается печатать на двух сторонах листа с настройкой зеркальных полей в соответствии с установленными размерами.
При оформлении распоряжения по основной деятельности на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10-15 мм от верхнего края листа распоряжения, шрифт в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется.
В государственных органах и иных организациях, подчиненных Правительству, применяется шрифт в обычном начертании, размер шрифта номеров листов - 14 пт.
При двухстороннем оформлении распоряжения по основной деятельности на трех и более страницах номер присваивается страницам, а не листам.
5. При наборе текста распоряжения по основной деятельности применяется шрифт в обычном начертании, размер шрифта не менее 13 пт.
В государственных органах и иных организациях, подчиненных Правительству, применяется шрифт в обычном начертании, размер шрифта 15 пт.
Текст распоряжения по основной деятельности печатается на бланках стандартного формата А4 через одинарный интервал.
Выравнивание текста производится по ширине листа.
6. Реквизиты распоряжения по основной деятельности отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Допускается реквизиты распоряжения отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.
В конце реквизитов точки не ставятся.
7. Заголовок распоряжения по основной деятельности выражается с помощью предлога «О»
Текст распоряжения по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной (п.89 Инструкции № 4).
В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания распоряжения. Как правило, констатирующая часть распоряжения начинается с абзаца словами «В связи», «В целях» и т. п.
Если распоряжение издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящей организации, локального правового акта организации, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его вида, даты, регистрационного индекса и названия, а в отдельных случаях и краткого содержания документа.
 |
Пример В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от … № … «О …» или:
|
Если распорядительная часть распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть распоряжения по основной деятельности начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и без разрядки (пробелов между буквами). Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью служащего. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части распоряжения) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи с констатирующей частью.
Распорядительное слово («ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ») в распоряжении может отсутствовать.
Текст распорядительной части распоряжения начинается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам. Каждый пункт распоряжения строится по схеме:
• исполнитель (конкретное должностное лицо или структурное подразделение, указывается в дательном падеже);
• предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме;
• срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).
Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить ряд действий с разными сроками исполнения, то в отдельном пункте (пунктах) указывается исполнитель (исполнители), а подпунктами определяются действия и сроки.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.
Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.
|
|
Пример 1.1. 1.2. 1.3. |
Для распоряжений с большим количеством пунктов текст распорядительной части может оформляться в виде таблицы.
Распорядительная часть распоряжения заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа. Для этого используется устойчивое выражение: «Контроль за исполнением распоряжения возложить на …». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, указывается в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это значит, что контроль за исполнением распоряжения будет осуществляться должностным лицом, его издавшим. Формулировки типа «Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой» не допускаются.
8. В случае отмены распоряжением ранее изданного распорядительного или организационного документа (его отдельных положений) в распоряжении дается ссылка на отменяемый документ или его пункты с указанием вида этого документа, его даты, регистрационного индекса и заголовка (названия).
|
|
Пример Признать утратившим силу распоряжение главного инженера предприятия от … № … «О …» |
9. Отметка о наличии приложения как отдельный реквизит в распоряжениях по основной деятельности не оформляется. Указание на наличие приложения дается в тексте распоряжения.
|
|
Пример если приложение одно - «согласно приложению», «(см. приложение)», «по прилагаемой форме» и т. д.; если приложений несколько - «(приложение 1)», «(приложение 2)», «согласно приложению 1», «согласно приложению 2» и т. д. |
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами и в тексте распоряжения при ссылке на приложение указывается номер.
10. Проекты распоряжений подлежат визированию исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Перечень лиц, визирующих проект распоряжения, определяется составителем распоряжения исходя из его содержания и требований НПА (пп.56, 90 Инструкции № 4).
Перечень лиц, визирующих проект распоряжения, зависит от организационной структуры, а также существующего в организации разграничения компетенции. Обязанности по визированию проектов распоряжений закрепляются в локальных правовых актах организации (инструкции по делопроизводству, должностных инструкциях работникам, табеле унифицированных форм документов и т. д.).
Первым, как правило, визирует проект распоряжения исполнитель, то есть должностное лицо, его подготовившее.
Отказываться от визирования проекта распоряжения не допускается. При несогласии визирующих с содержанием распоряжения или отдельными его положениями заинтересованное лицо визирует проект документа с замечаниями. Замечания излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».
|
|
Пример Начальник отдела кадров |
Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра распоряжения слева. Проекты распоряжений также допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра распоряжения.
11. Согласованный проект распоряжения с замечаниями визирующих лиц и заключением составителя на замечания представляются на подпись руководителю, от имени которого он издается. Право подписи распоряжения определяется в уставе (положении) организации, иных локальных правовых актах.
12. В распоряжение не следует включать пункт «Распоряжение довести до сведения …». При необходимости ознакомления с содержанием распоряжения всех работников организации пункт «Распоряжение довести до сведения всех работников» обязателен (п.89 Инструкции № 4).
Факт ознакомления работника (работников) с распоряжением документируется при помощи отметки об ознакомлении, проставляемой работником (работниками) на последнем листе распоряжения и содержащей слова «С распоряжением ознакомлен(а)»
|
|
Пример
|
Вместо указанной отметки факт ознакомления может документироваться на отдельном листе ознакомления. Составление листа ознакомления целесообразно в случае отсутствия необходимого места на самом документе.
13. Датой распоряжения является дата его подписания. Дата в распоряжении проставляется лицом, его подписавшим.
Дата в распоряжениях оформляется цифровым способом.
|
|
Пример 21.05.2025 |
Цифровой способ используется не только при оформлении реквизита «Дата документа», но и при указании дат в тексте распоряжения, а также во всех других реквизитах (визы, отметка об исполнении документа и направлении его в дело и др.).
14. Подписанное распоряжение подлежит регистрации. Распоряжение должно быть зарегистрировано в день подписания.
Регистрация распоряжений по основной деятельности осуществляется отдельно от других внутренних документов (подп.125.2 п.125 Инструкции № 4).
Регистрационным индексом распоряжения по основной деятельности является его порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.
|
|
Пример 1-р-ги (распоряжение по основной деятельности главного инженера) 1-р-гэ (распоряжение по основной деятельности главного энергетика) 1-р-гм (распоряжение по основной деятельности главного механика) |
Распоряжения по основной деятельности определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. В таком случае к регистрационному номеру распоряжения добавляется условное буквенное обозначение.
Порядок регистрации распоряжений по основной деятельности, в том числе использования условных буквенных обозначений при отдельной регистрации определенной разновидности распоряжений, закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.
Распоряжения по основной деятельности определенной разновидности, регистрируемые отдельно, группируются в отдельные дела (п.157 Инструкции № 4).
|
|
Дополнительно по теме • Оформление информационных элементов распорядительных документов (приказов, распоряжений). • Утверждение, согласование, подписание документов в электронном виде, электронных документов. • Всё по одной теме. Оформление документов в организации. |
Примечание 1. Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь» или «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)».
Примечание 2. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)».