Материал помещен в архив

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ: НУЖНА ЛИ ПЕЧАТЬ НА ГРИФЕ ОРГАНИЗАЦИИ?

Ситуация

Необходимо составить перечень документов, на которых на грифе утверждения ставится печать учреждения. Нормативные акты, которыми при этом нужно руководствоваться, не найдены.

В каких случаях (на каких документах) ставится печать учреждения на грифе утверждения, где гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения? Ставится ли печать учреждения на грифе утверждения, если документ утверждается распорядительным документом?

При ответе на поставленные вопросы следует руководствоваться п.62 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству). Данным нормативным правовым актом определено, что печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Сама Инструкция по делопроизводству предусматривает проставление печати на подлинниках документов и их копиях, в т.ч. факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Пунктом 52 Инструкции по делопроизводству установлено, что перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в Табеле унифицированных форм документов и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.

Таким образом, проставление печати не связано с наличием или отсутствием грифа утверждения, а определяется содержанием документов с учетом действующего законодательства. На основании пп.52 и 62 Инструкции по делопроизводству в организации должны быть разработаны не перечень утверждаемых документов, на которых ставится печать, а два отдельных перечня:

- перечень документов, подлежащих утверждению;

- перечень документов, на которых проставляется печать.

При разработке первого из указанных перечней следует использовать Примерный перечень документов, подлежащих утверждению (приложение 3 к Инструкции по делопроизводству), а также иные нормативные правовые акты, регламентирующие данный вопрос.

Примерного перечня документов, на которых проставляется печать, не существует, соответствующие нормы зафиксированы в различных актах законодательства Республики Беларусь. К ним, кроме Инструкции по делопроизводству, относятся:

- постановление Совета Министров РБ от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь», которым утвержден Примерный перечень документов, на которых проставляется гербовая печать;

- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (в редакции постановления от 11.05.2000 № 72), в соответствии с которой печатью в трудовой книжке заверяются раздел «Сведения о работнике» (титульный лист) и запись об увольнении работника в разделе «Сведения о работе»;

- Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004, утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41, которыми определено, что печать ставится на договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах, уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др., а также во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц;

- Основные правила работы архивов центральных органов местной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5, согласно которым печатью заверяются архивные справки и архивные копии, выдаваемые на основании документов, хранящихся в архиве организации;

- Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172, которым установлено, что печатью должны заверяться все копии документов, оформленных на гербовом бланке, при тиражировании их средствами оперативной полиграфии для рассылки.

Следует отметить, что перечень документов, на которых проставляется печать, не исчерпывающий. Не является исчерпывающим и приведенный в приложении 3 к Инструкции по делопроизводству примерный перечень документов, подлежащих утверждению.

Таким образом, организация с учетом норм законодательства и на основе анализа создаваемых ею документов должна самостоятельно определить, какие из них должны быть включены в перечень документов, подлежащих утверждению, и в перечень документов, на которых проставляется печать.

Что касается вопроса о проставлении печати на грифе утверждения, то п.62 Инструкции по делопроизводству установлено, что оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ. Следовательно, если документ подлежит утверждению и заверению печатью, то во всех случаях печать должна проставляться на грифе утверждения. При этом нормативные правовые акты не связывают необходимость проставления печати со способом утверждения документа: должностным лицом (гриф «УТВЕРЖДАЮ») или распорядительным документом (гриф «УТВЕРЖДЕНО»).

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: С 1 сентября 2011 г. в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденную постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 01.06.2011 № 40 внесены изменения и дополнения.

С 14 августа 2012 г. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5, на основании постановления Минюста РБ от 14.08.2012 № 249 утратили силу.