Материал помещен в архив

ОФОРМЛЯЕМ КАДРОВУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ ПРИ ИЗМЕНЕНИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА

Определение понятия «персональные данные»

В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Правильно оформить кадровую документацию при изменении личных данных - задача кадровой службы.

Действующее законодательство не содержит легального определения персональных данных работников.

Например, согласно Закону РБ от 21.07.2008 № 418-З «О регистре населения» (далее - Закон о регистре населения) (еще не вступил в силу) персональные данные физических лиц (далее - персональные данные) - совокупность основных и дополнительных персональных данных, а также данных о реквизитах документов, подтверждающих основные и дополнительные персональные данные конкретных физических лиц (таблица 1).

От редакции «Бизнес-Инфо» Законами РБ от 13.07.2012 № 407-З (с 20 января 2013 г.) и от 29.11.2013 № 79-З (с 4 декабря 2013 г.) изменены дополнительные персональные данные (ст.10 Закона о регистре населения).

Основания для внесения изменений в кадровые документы

В жизни работников организации могут происходить различные события - заключение брака, рождение детей, смена места жительства или регистрации, получение образования или повышение квалификации и др. Происходящее в результате изменение личных сведений может существенно повлиять на карьерный рост, социальные и пенсионные отчисления, поэтому обо всех подобных случаях сотрудники должны сообщать в кадровую службу своевременно. Чаще всего меняются:

• фамилия (при изменении актов гражданского состояния - заключении или расторжении брака);

• место жительства (при переезде или смене регистрации);

• сведения об образовании (при поступлении и окончании учебных заведений);

• паспортные данные (по достижении 25 и 45 лет либо при смене паспорта).

Типичные ошибки

При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:

1) изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов;

2) не соблюдаются технические требования к внесению изменений;

3) не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).

Прежде всего в кадровую службу организации должен обратиться сам работник, а уже затем специалист отразит изменения в его учетных документах.

Общий порядок внесения каких-либо новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и рассмотрим.

Алгоритм действий

Шаг 1. Подача работником заявления о внесении изменений в учетные документы.

Подача работником заявления об изменении фамилии (имени, отчества) - необязательный, но целесообразный шаг. Заявление является подтверждением даты обращения (уведомления) работника к нанимателю по поводу изменения своих персональных данных.

К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о перемене фамилии или имени, отчества и др.). Подлинники этих документов либо надлежащим образом заверенные копии работник предъявляет нанимателю.

Пример оформления заявления о внесении изменений в учетные документы

Прошу изменить в учетных и иных официальных документах фамилию «Иванова» на фамилию «Ягужинская» в связи с вступлением в брак.

Копию свидетельства о заключении брака от 30.08.2011 1-ВН № 1111111 прилагаю.

Шаг 2. Издание приказа о внесении изменений в учетные документы.

Часто на практике возникает вопрос: каким числом должен быть оформлен данный приказ, поскольку свидетельство о заключении брака датировано днем регистрации брака, а новый паспорт выдается через несколько недель, соответственно, дата выдачи в нем другая? К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи. Приказ об изменении фамилии следует, по нашему мнению, оформить в день, когда работник получит новый паспорт, так как изменения в большинство учетных и иных официальных документов вносятся на основании паспорта.

Приказ об изменении фамилии относится к группе приказов по личному составу. Форма такого приказа не унифицирована, поэтому при его подготовке и издании необходимо руководствоваться общими требованиями нормативных правовых актов к оформлению и изданию приказов по личному составу.

Пример оформления приказа о внесении изменений в учетные документы

Общество с ограниченной

ответственностью «Лилия»

(ООО «Лилия»)

ПРИКАЗ

02.09.2011 № 8-к

г.Минск

О внесении изменений

в учетные документы

В связи со сменой фамилии бухгалтера Ивановой И.И.

ИЗМЕНИТЬ:

В учетных и иных официальных документах ООО «Лилия» и в трудовой книжке работника фамилию бухгалтера Ивановой Елены Алексеевны на фамилию Ягужинская с 02.09.2011.

Важно! На практике можно встретить следующую формулировку приказа об изменении фамилии: «Иванову О.И., бухгалтера отдела бухгалтерского учета и отчетности, в связи со сменой фамилии при заключении брака с 05.09.2011 считать Петровой О.И.». Изменение фамилии гражданина (работника) уполномочены осуществлять органы загса, суда (при расторжении брака), а наниматель только вносит изменения в документы. Поэтому формулировка в приказе должна быть примерно такой: «Изменить в учетных документах фамилию ... на ...». Неправильной также является формулировка о внесении изменений в персональные (учетно-биографические) данные. Изменять персональные (биографические) данные работника - это полномочие специальных государственных органов, а не нанимателя. Наниматель лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные (учетно-биографические) данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Шаг 3. Внесение копии приказа в личное дело работника, а также внесение соответствующих дополнений к личному листку по учету кадров.

Копия приказа об изменении фамилии включается в личное дело работника (абзац 5 п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2).

Шаг 4. Изменение данных в личной карточке.

Постановлением Минстата РБ от 26.10.2007 № 359 было признано утратившим силу постановление Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», в т.ч. и личная карточка формы Т-2.

Правила ведения, в т.ч. внесения дополнений и изменений в личные карточки, в настоящее время самостоятельно определяет наниматель. Как правило, такие изменения вносятся следующим образом:

1) прежние сведения зачеркиваются одной чертой и сверху вписываются новые;

2) здесь же работник кадровой службы проставляет свою подпись и дату внесения изменений со ссылкой на документы-основания (или указать их в разделе «Дополнительные сведения» личной карточки (если он есть)).

Шаг 5. Внесение изменений данных в трудовую книжку и в книгу учета движения трудовых книжек.

Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен п.38 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. постановление № 30 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2014 № 59 утратило силу. С этой даты вместо п.38 Инструкции № 30 следует руководствоваться п.51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция № 40).

Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и над ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответствующий документ указывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

Данная процедура повторяется и в случаях дальнейшего изменения фамилии (имени, отчества). Если заканчивается место для внесения изменений фамилии (имени, отчества), то нанимателем может быть выдан по просьбе работника дубликат трудовой книжки.

Нельзя забывать и о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, где также имеются личные данные работника.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений (п.12 Инструкции № 40).

Шаг 6. Внесение изменений в документы по воинскому учету.

Должностные лица подразделения (работник) (ответственные за ведение воинского учета в организации) обязаны, в частности, вносить изменения, касающиеся семейного положения, состава семьи, образования, должности и места жительства граждан, еженедельно письменно сообщать о них в военный комиссариат (п.119 Инструкции о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утвержденной постановлением Минобороны РБ от 31.05.2011 № 21.

Изменения и дополнения в документы воинского учета военнообязанных вносятся на основании паспорта гражданина Республики Беларусь, документа об образовании, свидетельства о рождении детей и других документов, установленных в законодательстве (п.27 вышеназванной Инструкции).

Шаг 7. Представление корректирующих сведений в территориальные подразделения Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ.

Работодатель представляет в орган Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ форму ПУ-1 (анкета застрахованного лица) в течение 5 рабочих дней со дня предъявления ему застрахованным лицом документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных, согласно п.14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837.

Сам же работник обязан в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю для заполнения формы ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных).

Шаг 8. При смене персональных данных руководителя организации - дополнительно уведомление банка, а если руководитель организации является одновременно учредителем - внесение изменений в учредительные документы.

Если личные данные изменяются у руководителя организации, то работнику кадровой службы понадобится предпринять дополнительные действия. Если руководитель организации является ее учредителем, то кадровик должен совместно с юристом внести изменения в учредительные документы организации.

Так, согласно п.10 постановления Правления Нацбанка РБ от 03.04.2009 № 40 «Об открытии банковских счетов» (далее - постановление № 40) владелец счета - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель обязан направить в банк письменное уведомление за подписью уполномоченного лица, в частности, об изменении фамилии, имени, отчества лица, имеющего право подписи документов для проведения расчетов (не позднее 3 рабочих дней со дня их возникновения).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 января 2013 г. постановление № 40 на основании постановления Правления Нацбанка РБ от 25.10.2012 № 539 утратило силу. В настоящее время порядок открытия банковских счетов регулируется главой 22 Банковского кодекса РБ, Декретом Президента РБ от 16.01.2009 № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» и внутренними локальными актами банков. Порядок переоформления и закрытия банковских счетов, как и ранее, регулируется внутренними локальными актами банков.

Шаг 9. При смене персональных данных руководителя организации - замена в банке карточки с образцами подписей и оттиска печати.

В случаях изменения фамилии, имени, отчества лица, имеющего право подписи документов для проведения расчетов, владелец счета - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель обязан в месячный срок со дня их возникновения оформить новую карточку с образцами подписей и оттиска печати (п.10 постановления № 40).

До оформления новой карточки с образцами подписей и оттиска печати банк отказывает в исполнении документов владельца счета - юридического лица или индивидуального предпринимателя, в которых содержатся подписи лиц, не имеющих (утративших) право подписи, либо лиц, чьи фамилии, имена, отчества, должности изменены, что усматривается из полученного банком письменного уведомления владельца счета.

Дополнительное соглашение к трудовому договору: нужно или нет?

На вопрос, нужно ли при изменении персональных данных работника (допустим, фамилии) оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору, на сегодняшний день однозначного ответа законодательство не дает.

Однако, следуя логике действующих в данный момент норм законодательства, можно прийти к выводу, что в таком дополнительном соглашении нет необходимости.

Фамилия, собственное имя, отчество работника - обязательные сведения, которые должны быть указаны в трудовом договоре согласно нормам ст.19 ТК. Однако это не условия (обязательные или дополнительные), перечисляющиеся в трудовом договоре, на которые работник и наниматель соглашаются. Эти сведения приводятся в трудовом договоре на основании соответствующих документов. Ведь условием трудового договора, например, не может быть закреплено, что по пятницам фамилия у работника будет Иванов, а по понедельникам - Сидоров. Фамилия указывается в соответствии с документами работника Иванова, и, как бы сильно он ни хотел быть Сидоровым, до тех пор пока фамилия не изменится в его документах, сведения в договоре останутся прежними.

Таким образом, внесение соответствующих изменений в трудовой договор, полагаем, не обязательно. Вместе с тем во избежание в дальнейшем возможной путаницы при заключении дополнительных соглашений к трудовому договору (в дополнительном соглашении фамилия работника новая, а в договоре - старая) было бы целесообразно внести соответствующие изменения.

14.09.2012 г.

Владимир Самосейко, юрист