Материал помещен в архив

ОФОРМЛЯЕМ ВЫДАЧУ НОВОГОДНИХ ПОДАРКОВ

Два способа оформления выдачи новогодних подарков

Корпоративный новогодний праздник - событие, которое с нетерпением ждут весь год, ведь это время, когда, как правило, наниматель поощряет своих подчиненных, в т.ч. и соответствующими подарками. Организацией же корпоративного досуга нередко приходится заниматься работникам кадровой службы.

В данной статье рассмотрены вопросы оформления внутренних документов организации, связанных с выдачей подарков работникам к Новому году.

Выдача подарков может быть оформлена 2 основными способами: как мера поощрения и как элемент социального пакета.

Справочно В соответствии со ст.543-553 Гражданского кодекса РБ (далее - ГК) подарок - это любая вещь или имущественное право, которое передается другому лицу исключительно на безвозмездной основе.

Как правило, выдача новогодних подарков оформляется как элемент социального пакета (в качестве безвозмездной передачи вне зависимости от результатов труда). Оформление таких подарков как меры поощрения носит персонифицированный характер (за определенный результат труда) и может использоваться как дополнительная форма выдачи подарков, приуроченных к новогодним праздникам.

Также на практике имеет место оформление выдачи новогодних подарков как части заработной платы (премии). Однако данная форма встречается нечасто.

Ограничения

Действующим законодательством установлен запрет на безвозмездную реализацию алкогольной продукции, оборот которой на территории Республики Беларусь регулируется соответствующим законодательством (подп.1.17 п.1 ст.11 Закона РБ от 27.08.2008 № 429-З «О государственном регулировании производства и оборота алкогольной, непищевой спиртосодержащей продукции и непищевого этилового спирта»).

Так, в частности, запрещается:

1) передача алкогольных напитков в качестве оплаты труда работников, в т.ч. в виде премий;

2) бесплатное (безвозмездное) распространение юридическими лицами и (или) индивидуальными предпринимателями алкогольных напитков, за исключением дегустаций, проводимых в маркетинговых целях;

3) предоставление более 5 л алкогольных напитков в качестве призов (подарков) при проведении конкурсов, лотерей, игр, иных игровых, рекламных, культурных, образовательных и спортивных мероприятий, пари.

Алгоритм действий нанимателя по оформлению выдачи новогодних подарков

Шаг 1. Закрепление порядка выдачи подарков в локальных нормативных правовых актах организации.

Выдача подарка как часть социального пакета. Согласно части третьей ст.7 Трудового кодекса РБ (далее - ТК) наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде. Таким образом, предоставление такой социальной гарантии является исключительно правом нанимателя, которое предоставляется в случаях и на условиях, закрепленных в локальных нормативных правовых актах нанимателя, в трудовых договорах (контрактах) и т.п.

Пример закрепления возможности выдачи подарков к Новому году в коллективном договоре

КОЛЛЕКТИВНЫЙ ДОГОВОР
общества с ограниченной ответственностью «ТехноЦентр» на 2011-2013 годы от 30.12.2010

Стороны коллективного договора:

общество с ограниченной ответственностью «ТехноЦентр», именуемое в дальнейшем Наниматель, в лице директора Миронова Игоря Георгиевича, действующего на основании Устава, с одной стороны и

работники ООО «ТехноЦентр», от имени которых выступает профсоюзный комитет первичной профсоюзной организации ООО «ТехноЦентр» Белорусского профсоюза работников строительства и промышленности строительных материалов, именуемые в дальнейшем Работники, в лице председателя профкома Яковлева И.В., действующего на основании Устава,

заключили настоящий договор о нижеследующем:

<…>

3. СОЦИАЛЬНЫЕ ГАРАНТИИ

<…>

3.14. Семьям, имеющим детей (одному из родителей, работающих у нанимателя), предоставляются следующие льготы:

<…>

- дети до 14 лет обеспечиваются бесплатными билетами на праздничные новогодние представления и новогодними подарками. Наниматель вручает Работникам ценные подарки по случаю Нового года при условии, что финансовое состояние Нанимателя позволяет это сделать.

<…>

Пример закрепления возможности выдачи подарков к Новому году в Положении о социальном пакете организации

о дополнительных социальных гарантиях

1. Общие положения

1.1. Программа о дополнительных социальных гарантиях (далее - Программа) разработана с целью мотивации работников на эффективную работу по достижению индивидуальных и общих целей ООО «ТехноЦентр» (далее - организация).

1.2. Настоящая Программа регламентирует виды и порядок предоставления работникам организации дополнительных социальных льгот, не предусмотренных трудовым законодательством.

1.3. Виды социальных льгот:

- ссуда;

- материальная помощь;

- медицинское страхование;

- льготные путевки для детей работников;

- дотационное питание;

- премия за выслугу лет;

- иные льготы.

<…>

7. Иные льготы

7.1. В целях мотивации работников на активную жизнедеятельность и позитивное настроение организация при наличии прибыли финансирует следующие мероприятия:

7.1.1. организацию корпоративных мероприятий и участие в городских спортивных мероприятиях;

7.1.2. проведение корпоративных праздников:

- День рождения организации;

- встреча Нового года;

7.1.3. поздравления и подарки:

- подарки всем детям работников к Новому году и детям школьного возраста к 1 сентября;

- поздравление работников с юбилейными датами организации;

- поздравление работников с Новым годом, 23 Февраля, 8 Марта;

- поздравление работников с юбилейными датами со дня рождения;

- поздравление работников, проработавших в организации 10, 15, 20 лет и более.

<…>

Выдача подарка как мера поощрения. Поощрить работников, добросовестно исполняющих свои трудовые обязанности, наниматель может в т.ч. путем награждения ценным подарком. Для этого необходимо такую меру поощрения предусмотреть в коллективном договоре, соглашении, в правилах внутреннего трудового распорядка или в уставе организации (ст.196 ТК, п.29 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Минтруда РБ от 05.04.2000 № 46).

Шаг 2. Приобретение и выдача подарков к Новому году.

Для приобретения и выдачи подарков обычно издается соответствующий приказ (распоряжение) руководителя, который составляется в произвольной форме. Издание таких приказов связано с тем, что все хозяйственные операции в организации контролирует руководитель. Соответственно основанием для выдачи подарков является его приказ (распоряжение).

Пример оформления приказа о приобретении и выдаче новогодних подарков работникам

Вариант 1

Общество с ограниченной
ответственностью «ТехноЦентр»
(ООО «ТехноЦентр»)

ПРИКАЗ

30.11.2012 № 222

г.Минск

О приобретении и выдаче
новогодних подарков работникам

В связи с наступающим новым, 2013 годом

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Вручить новогодние подарки работникам согласно прилагаемому списку и детские новогодние подарки работникам, имеющим детей в возрасте до 14 лет.

2. Главному бухгалтеру Шабусовой В.А. выделить денежные средства на приобретение подарков из расчета 150 000 руб. на одного работника и 150 000 руб. на одного ребенка.

3. Специалисту по кадрам Костюковой И.И. приобрести подарки и составить ведомость на их получение.

4. Выдачу подарков работникам произвести заместителю директора по работе с персоналом Соколовой И.А. на основании ведомости не позднее 28.12.2012.

Директор общества                                        Подпись                                         И.Г.Миронов

Визы

С приказом ознакомлены: …

Вариант 2

Общество с ограниченной
ответственностью «ТехноЦентр»
(ООО «ТехноЦентр»)

ПРИКАЗ

30.11.2012 № 222

г.Минск

О покупке и вручении новогодних подарков

В связи с приближением праздника

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Приобрести подарки к Новому году для работников на сумму 1 500 000 руб.

2. Приобрести подарки к Новому году для детей работников до 16 лет на сумму 1 500 000 руб.

3. Составить ведомость на вручение подарков.

4. Назначить начальника административно-хозяйственного отдела Лысак Н.В. ответственным за покупку и передачу подарков.

5. Вручить подарки не позднее 28.12.2012.

6. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по работе с персоналом Соколову И.А.

Директор общества                                        Подпись                                         И.Г.Миронов

Визы

Обратите внимание! К приказу, как правило, прикладывается список работников и детей работников (с указанием даты рождения), для которых приобретаются новогодние подарки.

Шаг 3. Заключение договора с поставщиком подарков.

Шаг 4. Получение подарков.

Как правило, доверенность на получение подарков составляется бухгалтерией. Однако и кадровику будет не лишним знать о порядке выдачи и оформления доверенности. Так как ошибки бывают у каждого, может случиться так, что из-за допущенной неточности работнику откажут в выдаче товара и ему придется возвращаться в организацию для переоформления документа. Кроме того, помимо возможной потери времени правильно оформленная доверенность поможет избежать в дальнейшем трудового спора. Ведь если будет обнаружена недостача имущества, доверенность обязательно понадобится для того, чтобы установить ответственное лицо.

При оформлении и выдаче доверенности следует руководствоваться следующими нормативными актами:

• Гражданским кодексом (ст.186-190, 755, 864-866, 1117);

• Законом РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (ст.9, которая содержит перечень обязательных реквизитов, которые должны присутствовать в документах бухгалтерского оформления).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2014 г. вышеназванный Закон № 3321-XII утратил силу в связи с принятием Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». Требования к первичным учетным документам определены ст.10 данного Закона;

• Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 (применяется в соответствии с Законом РБ от 28.05.1999 № 261-З «О применении на территории Республики Беларусь законодательства СССР» в части, не урегулированной действующим белорусским законодательством, и в части, ему не противоречащей).

Шаг 5. Оформление договора дарения.

Передача организацией подарков работникам осуществляется в порядке, предусмотренном главой 32 ГК. Подарки работникам передаются на безвозмездной основе (по договору дарения), поскольку подарок - это безвозмездный дар дарителя одаряемому (п.1 ст.543 ГК). Такой договор дарения организация может заключить как в устной, так и в письменной форме.

Кроме того, письменный договор необходим, если стоимость подарка превышает более чем в 5 раз установленный законодательством размер базовой величины (подп.1) части первой п.2 ст.545 ГК). Если стоимость подарка не превышает указанную сумму, то заключать письменный договор с работником нет необходимости. Передача подарка в этом случае осуществляется посредством его вручения работнику (п.1 ст.545 ГК).

Если стоимость подарка превышает более чем в 5 раз установленный законодательством размер базовой величины, а договор дарения совершен в устной форме, то в силу норм ГК такой договор будет являться ничтожным (часть первая п.2 ст.545 ГК), не влекущим юридических последствий. При этом последствия недействительной сделки могут быть применены только судом (п.2 ст.167 ГК).

Кроме того, нет необходимости составлять индивидуальные договоры дарения для каждого работника, достаточно составить многосторонний договор, в котором получатель может расписаться. Таким образом, требование о письменной форме договора дарения будет соблюдено.

Пример оформления договора дарения

Договор дарения № 25

Общество с ограниченной ответственностью «ТехноЦентр» в лице директора Миронова Игоря Георгиевича, действующего на основании Устава (далее - Наниматель), и Савицкий Андрей Георгиевич (далее - Работник) заключили договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. В соответствии с настоящим договором Наниматель обязуется безвозмездно передать в собственность Работнику тостер (далее - вещь).

1.2. Стоимость передаваемой вещи составляет 310 000 (триста десять тысяч) руб.

1.3. Право собственности на вещь переходит к Работнику после подписания настоящего договора и фактической передачи вещи.

1.4. Указанная вещь не является предметом залога, не обременена иными правами третьих лиц, не является предметом спора о праве, под арестом не состоит.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Работник вправе в любое время до передачи ему дара от него отказаться. В этом случае настоящий договор считается расторгнутым. Отказ от дара должен быть совершен в письменной форме.

2.2. Наниматель гарантирует, что указанная вещь не является предметом залога и не может быть отчуждена по иным основаниям третьим лицам, в споре и под арестом не состоит.

3. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

3.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между сторонами по вопросам, не нашедшим своего разрешения в тексте данного договора, будут разрешаться путем переговоров на основе действующего законодательства.

3.2. Не урегулированные в процессе переговоров споры разрешаются в суде в порядке, установленном действующим законодательством.

4. СРОК ДЕЙСТВИЯ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА

4.1. Настоящий договор вступает в силу с момента заключения и прекращает действие после выполнения принятых на себя обязательств сторонами в соответствии с условиями договора.

4.2. Настоящий договор прекращается досрочно:

- по соглашению сторон;

- по иным основаниям, предусмотренным законодательством и настоящим договором.

5. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ И ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Во всем, что не предусмотрено настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством.

5.2. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны надлежаще уполномоченными на то представителями сторон.

5.3. Все уведомления и сообщения должны направляться в письменной форме.

5.4. Передача вещи в собственность Работника по настоящему договору не является формой оплаты труда Работника.

5.5. Договор составлен в двух экземплярах, из которых один находится у Нанимателя, второй - у Работника.

Адреса и реквизиты сторон:

Шаг 6. Выдача подарков.

Выдачу подарков следует оформить ведомостью, в которой работники, получившие подарки, должны будут расписаться.

Такая ведомость составляется в произвольной форме (ведомость не включена в перечень первичных учетных документов, утвержденный постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360). Однако она должна содержать сведения, перечисленные в подп.1.4 п.1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов»:

1) наименование документа, дату его составления;

2) наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;

3) содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);

4) должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

выдачи новогодних подарков работникам

Составил специалист по кадрам                                Подпись                              И.И.Костюкова

выдачи новогодних подарков
детям работников

Составил специалист по кадрам                                Подпись                              И.И.Костюкова

Примечание. Письмо Минтруда и соцзащиты РБ от 21.10.2011 № 09-01-17/5555п «О «социальном пакете».

13.12.2012 г.

Владимир Самосейко, юрист