Материал помещен в архив

ВОПРОС: Оформляется ли отметка о заверении копии документа, созданного в организации, при пересылке в другие организации в случае изготовления ксерокопии документа. Как заверяются ксерокопии документов, выданных организации министерствами и органами управления (лицензии, свидетельства, сертификаты)?

ОТВЕТ: Порядок заверения копий документов закреплен в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (далее - Примерная инструкция).

Согласно п.2.3.16 Примерной инструкции размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью службы документационного обеспечения управления (служба ДОУ). На размноженных экземплярах документа, воспроизводящих факсимильную подпись подлинника, печать не ставится. Следовательно, при пересылке в другую организацию копии документа, содержащей факсимильное воспроизведение подписи подлинника (т.е. ксерокопии), ее дополнительное удостоверение (оформление отметки о заверении копии, приложение печати) не требуется.

Вместе с тем следует помнить, что согласно Положению о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденному постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172, допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии государственного органа и иной государственной организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью. Следовательно, при изготовлении ксерокопии документа, оформленного на гербовом бланке, заверение такой ксерокопии печатью является обязательным независимо от наличия факсимильного воспроизведения подписи.

Кроме того, в ряде случаев законодательством предусмотрено обязательное заверение копий документов независимо от способа их изготовления (в т.ч. ксерокопий). Как правило, заверению подлежат ксерокопии документов, используемые в особых юридически значимых ситуациях (подтверждение прав, свобод, обязанностей, полномочий и т.п. физических и юридических лиц). В связи с этим проектом новой редакции Примерной инструкции предполагается установить следующие правила заверения ксерокопий: «Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь».

Таким образом, ксерокопии лицензий, свидетельств, сертификатов, выданных организации, должны быть дополнительно удостоверены отметкой о заверении копии и печатью организации.

15.08.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: С 28 февраля 2009 г. приказ Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утратил силу.