Материал помещен в архив

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Все документы, образующиеся в деятельности организации, подлежат сохранности в течение установленных сроков. Сроки хранения определяются перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, а также ведомственными перечнями, разрабатываемыми министерствами, иными государственными органами и организациями для подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций. Негосударственные организации также вправе утверждать перечни документов, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Необходимость сохранности документов в течение установленных сроков обусловлена возможностью использования содержащейся в них информации в различных целях. При этом ценность информации разных документов неодинакова. Значительная часть документов содержит информацию справочного, разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение и дальнейшее их хранение становится нецелесообразным. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Наконец, есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию, и такие документы хранятся постоянно. Соответственно по срокам хранения документы подразделяются на документы временного хранения до 10 лет включительно, документы временного хранения свыше 10 лет и документы постоянного хранения.

При организации хранения документов особое внимание уделяется юридически значимым документам. К этой группе относится распорядительная, организационная, договорная документация, а также документы по личному составу. Последняя категория документов используется в целях обеспечения конституционных прав граждан на социальное обеспечение (подтверждение трудового стажа для начисления пенсий, иных выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения).

В процессе хранения документов в организации выделяется 2 этапа:

• оперативный;

• архивный.

Справочно Под оперативным понимается хранение документов до передачи в архив организации (п.213 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

Архивному хранению подлежат документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

С момента создания (получения) и до передачи в архив организации или уничтожения документы хранятся в структурных подразделениях.

Обратите внимание! Работники организаций несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. В случае их утраты работник обязан немедленно доложить непосредственному руководителю и сообщить в службу документационного обеспечения управления.

На этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел организации.

Справочно Дело представляет собой совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку (обычно папку-скоросшиватель) (предварительный государственный стандарт Республики Беларусь СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РБ от 05.05.2010 № 19)).

Обложка дела должна быть оформлена согласно требованиям, установленным:

• ГОСТ 17914-72* «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размер, технические требования»;

• Инструкцией № 4;

• Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143.

При заведении дела на его обложку выносятся:

• наименование вышестоящей организации (указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);

• наименование организации (указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже указывается полное наименование структурного подразделения, в котором заведено и ведется дело);

• индекс дела (указывается по номенклатуре дел);

• заголовок дела (соответствует заголовку дела, указанному в номенклатуре дел).

Обратите внимание! Если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки. Кроме того, на обложке частично оформляются следующие реквизиты: • «дата (крайние даты) дела» («Начато: _____» и «Окончено: ____»); • «количество листов в деле» («На ______ листах»); • «срок хранения дела» («Хранить _____»). Эти реквизиты полностью оформляются при подготовке дела к передаче в архив организации.

Пример оформления обложки дела, находящегося на оперативном хранении, приведен в приложении 1 к данному материалу.

На этапе оперативного хранения дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от попадания пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела в шкафах должны располагаться в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Выдача документов и дел в пользование другому структурному подразделению организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации.

Формы листка - заместителя документа и карты - заместителя дела приведены в приложениях 2 и 3 к данному материалу.

Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, уголовного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа.

При увольнении или переводе (перемещении) работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику по акту передачи.

Приложение 1

Пример оформления обложки дела, находящегося на оперативном хранении

Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
Государственное учреждение «Национальный архив Республики Беларусь»
(Национальный архив Республики Беларусь)
Отдел кадров

_______________________

* Материал ссылается на ТНПА, текст которых не содержится в эталонном банке данных правовой информации и в АПС «Бизнес-Инфо» не приводится.

Ссылки актуальны на дату написания материала. Актуальность ТНПА необходимо проверять на сайте www.tnpa.by.

15.10.2013

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела