ОПТИМИЗИРУЕМ ЗАТРАТЫ И ДОХОДЫ ЗА СЧЕТ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

Срок командировки и задание определяет наниматель

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст.91 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)).

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (ст.93 ТК).

За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы.

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне места жительства (суточные);

4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Обратите внимание! Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении или нанимателем размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций.

Возмещение суточных при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством Республики Беларусь для работников, направляемых в командировки (п.20 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 октября 2019 г. постановление № 115 на основании постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 20.09.2019 № 45 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках». Комментарии см. здесь.

Порядок возмещения суточных установлен п.22 Инструкции № 115.

Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п.2 Инструкции № 115).

Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) - предмет договора (контракта, соглашения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем (п.4 Инструкции № 115).

Как видим, срок командировки и задание по ней определяет наниматель самостоятельно.

Нанимателем определяются форма письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления (п.5 Инструкции № 115).

Законодательством для водителей-международников допускается иная норма суточных

Размеры суточных при загранкомандировках установлены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 11 октября 2019 г. постановление № 7 на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 27.09.2019 № 52 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением № 176. Комментарии см. здесь.

Названным постановлением также установлено, что водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, работникам, выполняющим строительно-монтажные работы в Российской Федерации, оплата расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных) производится в размере не менее 40 % от установленных норм.

Законодательство позволяет при командировках вместо суточных выплачивать компенсации

Статьей 99 ТК определено, что работникам устанавливаются компенсации за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие) (далее, если не указано иное, - компенсации).

Порядок выплаты компенсаций регулируется Инструкцией о порядке, условиях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие), утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 25.07.2014 № 70 (далее - Инструкция № 70).

Инструкция № 70 предназначена для использования всеми организациями независимо от осуществляемого вида экономической деятельности, формы собственности, ведомственной подчиненности и иных критериев.

Компенсации устанавливаются работникам взамен суточных, определенных законодательством при направлении их в служебную командировку как в пределах Республики Беларусь, так и за границу.

Компенсации устанавливаются в размере, не превышающем размера норм за проживание вне места жительства (суточных), установленных законодательством о возмещении расходов при служебных командировках, с учетом фактического времени пребывания на территории Республики Беларусь или иностранных государств (п.7 Инструкции № 70).

Наниматель имеет право самостоятельно определять перечень работников, которым будут устанавливаться компенсации, а также размеры, порядок, условия их выплаты (п.8 Инструкции № 70).

Для работников организаций конкретный размер компенсаций, а также порядок и условия их выплаты устанавливаются локальным нормативным правовым актом организации (ЛНПА). Таким ЛНПА может быть коллективный договор, положение по оплате труда, приказ и т. п. Работник должен быть ознакомлен с данным ЛНПА.

Размер компенсаций наниматель вправе установить как в процентном отношении от тарифной части заработной платы работника (тарифной ставки, должностного оклада), так и в абсолютном выражении (в рублях).

Обратите внимание! Если при производственной необходимости наниматель направляет работника, которому установлена компенсация взамен суточных, в установленном порядке в служебную командировку, то компенсация за время служебной командировки не выплачивается (такое условие необходимо предусмотреть в ЛНПА организации).

Установление компенсаций взамен выплаты суточных является изменением существенных условий труда работника.

Статьей 32 ТК установлено, что:

• в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами наниматель имеет право изменить существенные условия труда работника при продолжении им работы по той же специальности, квалификации или должности, определенных в трудовом договоре;

• изменением существенных условий труда признается изменение системы оплаты труда, режима рабочего времени, включая установление или отмену неполного рабочего времени, изменение гарантий, уменьшение размеров оплаты труда, а также других условий, устанавливаемых в соответствии с ТК;

• наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 месяц;

• при отказе работника от продолжения работы в связи с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по п.5 ст.35 ТК.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. согласно части второй ст.32 ТК (в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З, далее - Закон № 219-З) изменением существенных условий труда признается изменение системы оплаты труда, режима рабочего времени, включая установление или отмену неполного рабочего времени, изменение гарантий, уменьшение размеров оплаты труда, предложение о заключении контракта с работником, работающим по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок, а также других условий, устанавливаемых в соответствии с ТК. Изменение последовательности чередования работников по сменам (ст.123) не является изменением существенных условий труда. С 28 января 2020 г. согласно п.5 части второй ст.35 ТК (в редакции Закона № 219-З) основаниями прекращения трудового договора являются отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с нанимателем; отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда, а также отказ от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества и (или) реорганизацией (слиянием, присоединением, разделением, выделением, преобразованием) организации, сдачей имущественного комплекса организации в аренду или передачей в доверительное управление акций (долей в уставном фонде) организации.

Однако подп.3.2 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» руководителям организаций предоставлено право изменять существенные условия труда работника в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами, предупредив об этом его письменно не позднее чем за 7 календарных дней.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 12 апреля 2020 г. подп.3.2 п.3 Декрета № 5 исключен Декретом Президента Республики Беларусь от 09.04.2020 № 1. Комментарий см. здесь.

Время пребывания на территории иностранных государств определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. Если при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

При следовании работников на автомобильном транспорте в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, подтверждением для определения времени пребывания на территории иностранных государств является путевой лист с отметками о дате прибытия и выбытия из места пребывания и иные документы (п.9 Инструкции № 70).

Справочно Если в месте выполнения работы работнику не предоставляется бесплатное жилье и если он не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту жительства, расходы по найму жилого помещения возмещаются по нормам, установленным законодательством о возмещении расходов при служебных командировках (п.10 Инструкции № 70). Расходы по проезду работников в другую местность в связи с выполнением трудовых обязанностей вне места постоянной работы компенсируются в порядке, установленном законодательством о возмещении расходов при служебных командировках, если наниматель не предоставляет им транспорт (п.11 Инструкции № 70).

Компенсация за разъездной характер работ устанавливается работникам, выполняющим работу на объектах, расположенных вне места постоянной работы, связанную с поездками сверх установленной продолжительности рабочего времени от места постоянной работы до места работы на объекте и обратно, а также с регулярными служебными поездками в пределах обслуживаемого ими участка (п.3 Инструкции № 70).

Такая компенсация может выплачиваться, в частности, водителям, осуществляющим международные перевозки грузов.

Обратите внимание! При исчислении среднего заработка не учитываются: • командировочные расходы в пределах и сверх норм, установленных законодательством; • компенсации (подп.5.12 и 5.33 п.5 перечня выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка (приложение к Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47)).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 октября 2017 г. следует руководствоваться подп.3.8 и 3.11 п.3 перечня № 47 в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 20.07.2017 № 30.

Справочно Дополнительно по выплате компенсаций см. материал «Комментарий к статье 99 Трудового кодекса Республики Беларусь и постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 25.07.2014 № 70 "Об утверждении Инструкции о порядке, условиях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие)"». Изменение порядка предоставления компенсаций».

Командировочные расходы и компенсации взамен суточных взносами в Фонд социальной защиты населения и взносами по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не облагаются

Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115.

Согласно п.3 названного Перечня не облагаются взносами компенсации в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, предусмотренные в главе 9 ТК, суммы возмещения морального вреда, причиненного работникам.

В частности, не облагаются взносами компенсации, выплачиваемые работникам в соответствии со ст.99 ТК: за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие).

Следовательно, компенсации, выплачиваемые работникам взамен суточных, а также командировочные расходы в виде суточных страховыми взносами не облагаются.

Однако не облагаются взносами суточные и компенсации, выплачиваемые только в пределах размеров, установленных законодательством.

Выплаты, производимые сверх размеров, установленных законодательством, будут облагаться страховыми взносами.

Компенсации за разъездной характер работ, выплачиваемые в установленных законодательством размерах, подоходным налогом не облагаются

От редакции «Бизнес-Инфо» Материал ссылается на Налоговый кодекс Республики Беларусь в редакции до 1 января 2019 г. С 1 января 2019 г. вышеназванный Кодекс изложен в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З.

От подоходного налога на основании подп.1.3 п.1 ст.163 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК) освобождаются все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику).

От подоходного налога освобождаются в том числе компенсации по возмещению работникам расходов, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей (включая возмещение расходов, выплачиваемых в связи с переездом на работу в другую местность, возмещение расходов при служебных командировках).

При установлении в соответствии с законодательством предельных размеров или норм выплаты компенсаций от подоходного налога освобождаются такие компенсации только в пределах этих установленных размеров или норм.

При оплате нанимателем плательщику расходов на служебные командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога с физических лиц:

• суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством;

• фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения. При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога с физических лиц в пределах норм (размеров), установленных законодательством;

• иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы на командировки, оплачиваемые (возмещаемые) в соответствии с законодательством.

Командировочные расходы и компенсации, выплачиваемые в пределах установленных законодательством норм, учитываются при налогообложении прибыли

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п.1 ст.130 НК).

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) определяются на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета), если иное не установлено НК, исходя из затрат, определенных с учетом положений ст.30¹ НК, и отражаются в том отчетном периоде, к которому они относятся (принцип начисления), независимо от времени (срока) оплаты (предварительная или последующая) (п.2 ст.130 НК).

Следовательно, затраты на командировки, в том числе компенсации, выплачиваемые взамен суточных, по командировкам, связанным с коммерческой деятельностью организации, учитываются при налогообложении прибыли.

Вместе с тем согласно ст.131 НК при налогообложении прибыли не учитываются:

• выплаты физическим лицам, работающим в организациях по трудовым договорам, в денежной и натуральной формах, не предусмотренные законодательством или сверх размеров, предусмотренных законодательством (подп.1.3 п.1);

• расходы на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК (подп.1.6 п.1).

Пример оптимизации расходов

Ситуация В организации работает водитель, занимающийся международными перевозками грузов. Примерно 18-19 рабочих дней в месяц он находится в заграничной командировке (примечание 1). Между нанимателем и работником достигнуто соглашение о том, что водитель за месяц должен иметь доход в размере 15 000 000 руб., включая суточные из командировочных расходов.

Рассмотрим, как можно обеспечить такой доход работнику и как это сделать выгоднее для организации и работника.

Примем, что средняя норма суточных (в зависимости от страны командирования) составляет 40 долл. США.

Напомним, что компенсации и командировочные расходы не облагаются взносами в Фонд социальной защиты населения (далее - ФСЗН) и не учитываются при исчислении среднего заработка, в том числе и для расчета в последующем размера пенсии. Следовательно, работнику выгоднее, чтобы в его доходе большую часть составляла именно заработная плата. Однако заработная плата облагается подоходным налогом в размере 13 % и 1 % в ФСЗН (пенсионный фонд), что влечет существенные удержания из его дохода.

Вариант 1. Водителю выплачиваются суточные в полном размере, установленном для страны командирования.

Суточные за 18 дней составят 720 долл. США (18х40). Средний курс доллара США - 15 400 руб. (условно). Суточные в белорусских рублях - 11 088 000 руб.

Следовательно, непосредственно заработная плата водителя с учетом премиальных выплат за месяц должна составлять не менее 3 912 000 руб. (15 000 000 руб. - 720 долл. США х 15 400 руб.)

Справочно Согласно постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 09.12.2014 № 1151 с 1 января 2015 г. месячная минимальная заработная плата установлена в размере 2 100 100 руб.   От редакции «Бизнес-Инфо» Актуальный размер месячной минимальной заработной платы см. здесь.

При этом организация уплатит:

• взносы в ФСЗН в размере 1 330 080 руб. (3 912 000 х 34 %);

• взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (условно по ставке 0,6 %) в размере 23 472 руб. (3 912 000 х 0,6 %).

Итого расходы организации - 16 353 552 руб. (11 088 000 + 3 912 000 + 1 330 080 + 23 472).

Водитель уплатит:

• подоходный налог в сумме 413 660 руб. ((3 912 000 - 730 000) х 13 %) (примечание 2);

• 1 % в пенсионный фонд - 39 120 руб. (3 912 000 х 1 %).

Итого расходы водителя - 452 780 руб. (413 660 + 39 120).

Доход водителя за минусом расходов - 14 547 220 руб. (11 088 000 + 3 912 000 - 452 780).

Вариант 2. Водителю выплачиваются суточные в размере 40 % от установленного для страны командирования.

Сумма суточных за 18 дней составит 288 долл. США (40 долл.США х 18 дней х 40 %), что в белорусских рублях составит 4 435 200 руб. (288 долл. США х 15 400 руб.).

Следовательно, непосредственно заработная плата водителя с учетом премиальных выплат за месяц должна составлять не менее 10 564 800 руб. (15 000 000 - 4 435 200).

При этом организация уплатит:

• взносы в ФСЗН в сумме 3 592 032 руб. (10 564 800 х 34 %);

• взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (условно по ставке 0,6 %) - 63 389 руб. (10 564 800 х 0,6 %).

Итого расходы организации - 18 655 421 руб. (4 435 200 + 10 564 800 + 3 592 032 + 63 389).

Водитель уплатит:

• подоходный налог в сумме 1 373 424 руб. (10 564 800 х 13 %) (примечание 2);

• 1 % в пенсионный фонд - 105 648 руб. (10 564 800 х 1 %).

Итого расходы водителя - 1 479 072 руб. (1 373 424 + 105 648).

Доход водителя за минусом расходов - 13 520 928 руб. (4 435 200 + 10 564 800 - 1 479 072).

Вариант 3. Водителю установлена компенсация взамен суточных в размере 50 % от тарифной ставки, которая рассчитывается пропорционально фактически отработанному времени.

Фонд рабочего времени за месяц составил 167 ч., из них водитель был в командировке 144 ч.

Месячная тарифная ставка водителя - 8 400 100 руб.

Часовая тарифная ставка - 50 300 руб. (8 400 100 / 167).

В командировке водитель находился 18 рабочих дней (144 / 8).

За 144 ч. начислено заработной платы 7 243 200 руб. (144 х 50 300).

Сумма компенсации составит 3 621 600 руб. (7 243 200 х 50 %).

За месяц начислена премия за производственные показатели - 2 980 000 руб.

Всего доход за месяц составит 15 001 700 руб. (8 400 100 + 2 980 000 + 3 621 600).

Доход за минусом компенсации - 11 380 100 руб. (8 400 100 + 2 980 000).

При этом организация уплатит:

• взносы в ФСЗН в сумме 3 869 234 руб. (11 380 100 х 34 %);

• взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (условно по ставке 0,6 %) - 68 281 руб. (11 380 100 х 0,6 %).

Итого расходы организации - 18 939 215 руб. (8 400 100 + 2 980 000 + 3 621 600 + 3 869 234 + 68 281).

Водитель уплатит:

• подоходный налог в сумме 1 479 413 руб. (11 380 100 х 13 %) (примечание 2);

• 1 % в пенсионный фонд - 113 801 руб. (11 380 100 х 1 %).

Итого расходы водителя - 1 593 214 руб. (1 479 413 + 113 801).

Доход водителя за минусом расходов - 13 408 486 руб. (8 400 100 + 2 980 000 + 3 621 600 - 1 593 214).

Итого по вариантам:

Как видно из таблицы, вариант 1 наиболее выгодный как для организации, так и для водителя. Как значительно повлияет размер зарплаты на размер пенсии водителя - предугадать сложно. На ее размер влияет много факторов. В настоящий момент работнику это выгодно, а экономия на подоходном налоге может служить источником накопления сбережений, в том числе для пенсионного возраста.

Примечание 1. Дни командировки, за которые суточные выплачиваются по нормам для командировок на территории Республики Беларусь, не рассматриваются, так как они незначительные.

Примечание 2. При определении размера налоговой базы подоходного налога плательщик имеет право на основании подп.1.1 п.1 ст.164 НК применить стандартный налоговый вычет в размере 730 000 руб. в месяц при получении дохода, подлежащего налогообложению, в сумме, не превышающей 4 420 000 руб. в месяц.

От редакции «Бизнес-Инфо» В 2018 году размер стандартного налогового вычета установлен в размере 102 руб. в месяц при получении дохода, подлежащего налогообложению, в сумме, не превышающей 620 руб. в месяц (абзац 11 п.1, приложение 10 к Указу Президента Республики Беларусь от 25.01.2018 № 29 «О налогообложении»).

14.08.2015

Валентина Прохожая, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»