Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Организация арендует помещение, состоящее из одной большой комнаты, разделенной пластиковыми перегородками.

Где и как в таких условиях хранить трудовые книжки работников, чтобы обеспечить их сохранность и исключить доступ к ним посторонних лиц?

ОТВЕТ: Порядок хранения и использования трудовых книжек устанавливается приказом руководителя организации.

Ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек несет наниматель (постановление Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках»).

Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя. Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного или административного взыскания, а в предусмотренных законодательством случаях - иных мер воздействия.

Так, п.57 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, гласит, что трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) хранятся в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. постановление № 30 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2014 № 59 утратило силу. С этой даты вместо п.57 Инструкции № 30 следует руководствоваться п.80 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40.

Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем) (п.3 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196). При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности.

Как показывает практика, трудовые книжки в организациях, как правило, хранятся в запираемых металлических сейфах (шкафах).

Кроме того, наниматель должен обеспечить сохранность и ограничение доступа к иной кадровой документации: личным делам работников, личным карточкам, трудовым договорам (контрактам), журналам учета и регистрации, распорядительным документам по личному составу и т.п.

С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования (п.213 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4) в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Порядок обеспечения сохранности кадровой документации, доступа к ней определяется в локальных нормативных актах организации.

Наниматель должен обеспечить соблюдение соответствующих требований в части рациональной и безопасной организации рабочего места в соответствии с функциональными обязанностями работника, а также обеспечить условия для выполнения требований законодательства при исполнении работником своих обязанностей.

Так, работнику, ведущему кадровую работу в организации, должны быть созданы условия для надлежащего хранения трудовых книжек работников (куплены шкафы, сейфы, металлические ящики и т.п.).

В случае несоздания нанимателем условий для надлежащего хранения кадровых документов, невозможности обеспечения их сохранности и исключения доступа к ним посторонних лиц ответственный работник должен информировать нанимателя об этом и потребовать создания надлежащих условий для исполнения своих должностных обязанностей.

Свои требования работник может изложить в докладной записке на имя руководителя организации, зарегистрировать ее, оставив второй экземпляр документа для личного хранения.

05.06.2013

Ольга Гасюкевич, юрист