Материал помещен в архив

ВОПРОС: Организация имеет 2 офиса в разных областных центрах Республики Беларусь. При этом администрация, включая отдел кадров, находится в г.Минске, а остальные работники - в областном офисе (г.Брест). Юридический адрес организации - в г.Минске.

В каком городе следует хранить трудовые книжки?

ОТВЕТ: Трудовые книжки следует хранить в г.Минске.

В соответствии со ст.50 Трудового кодекса РБ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Порядок ведения, учета, хранения, изготовления трудовых книжек, обеспечения ими нанимателей регулируют постановление Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее - постановление № 1635) и Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30).

Наниматели должны осуществлять учет и хранение бланков трудовых книжек как документов строгой отчетности в соответствии с законодательством (подп.1.9 п.1 постановления № 1635).

Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя.

Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного или административного взыскания, а в предусмотренных законодательством случаях - иных мер воздействия.

Согласно п.57 Инструкции № 30 трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) хранятся в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности.

В организации необходимо вести следующую документацию по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 2 к Инструкции № 30);

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 3 к Инструкции № 30).

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (ранее - форма Т-2) и в книге учета, собственноручно указывает дату получения.

Из вышеизложенного следует, что трудовые книжки должны храниться по юридическому адресу организации.

30.11.2011 г.

Жанна Герман, юрист